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コミュニケーションの課題とは?withコロナのオフィス事情について考えてみた

みなさんこんにちは。

 

コロナ感染拡大防止のためにおこなわれたテレワークへの切り替え。
withコロナの今、日本の働き方が大きく変わろうとしていますよね。
緊急事態宣言解除後も引き続きテレワークを導入していきたいという企業も多く、
企業や社会の制度、職場の文化、働き手の意識、そしてIT環境など、働き方を取り巻く事情は大きく変わっていきました。

 

一方で、急なテレワークへの移行に戸惑う企業も少なくありません。
中でも、コミュニケーションの課題解決は急務とされています。そして、それに伴いオフィスのあり方についても問われているのです。

 

withコロナの今、私たちは変化とどう向き合っていくべきなのか、
コミュニケーションの観点からオフィス事情について考えていきます。

 

緊急事態宣言〜withコロナの今

新型コロナウイルス感染拡大防止のため緊急事態宣言が発表されたのが4月7日。
3月半ば頃からテレワークを導入する企業が見られ始めていましたが、緊急事態宣言をきっかけにその数は一気に急上昇したことでしょう。
ゴールデンウィークもそのまま迎えることになり、「STAY HOME」や「おうち時間」というワードが頻繁に飛び交うようになったのもこの頃でした。

 

緊急事態宣言は5月21日までには42府県で解除され、6月1日からは首都圏や北海道も含め全国的に解除される運びとなりましたね。
発令から解除までの約2か月間、感染者数の増減が発表される中で、緊急事態宣言後の生活について様々な議論が飛び交っていました。

 

テレワークの普及が急速に進んだ緊急事態宣言下でしたが、解除後「新しい生活様式」を意識する企業が増加し、今後もそれらの新しい働き方を取り入れていこうと取り組むところも多いようです。

 

そして今、オフィスの縮小・解約の動きが徐々に見られ始めました。
この状況が過ぎ去った“コロナ終息後”の未来について大いに気になるところですが、その前にまず“withコロナ”への対策が先決なのは言うまでもありません。

 

オフィスへの出社人数を減らしたりテレワークを積極的に導入したりと、コロナを意識し取り組む企業は多いことと思われますが、見通しの立たないこのような状況下、コミュニケーションが思うように取れず不安に思うという声も多く聞こえてきます。

 

オフィスのあり方が問われる中、募るコミュニケーションへの不安

テレワークによる弊害とは何なのかを紐解く前に、テレワークのメリットを再確認しましょう。

 

  1. 通勤の必要がなくなる
  2. 仕事に集中できる
  3. 家事や子育てが柔軟にできる
  4. 時間や場所に縛られないため自由度が高い
  5. オフィスコストの大幅な削減が見込める

 

確かに、これらのメリットによって大いに仕事が捗るという方は多かったでしょう。
その一方で、テレワークでデメリットに思うことの1位は「コミュニケーション不足」でした。
コミュニケーション量減少による不安要素は、もちろん個人差はあるもののいくつか挙がっているようです。

 

  1. 孤独を感じる
  2. 相手の表情や感情がわかりづらい
  3. Webミーティングがうまくできるか
  4. テキストでのやり取りが多くなると煩わしい
  5. 業務進捗管理をどうするか

 

テレワークの社員同士がコミュニケーションを取る場合、メールやチャット等を使用することになります。
社内であればすぐに反応が返ってくる会話も、メールやチャットではすぐに返信が返ってくるとも限らず、
不便さもあってコミュニケーションが疎かになりがちです。

 

デジタル化やテレワークが当たり前になろうとしているwithコロナの時代、コミュニケーションの質を高めるべく私たちはアイデアを出し工夫を凝らしていく必要があると言えます。

 

withコロナで工夫したいコミュニケーション <1>

急遽導入せざるを得なかった、なし崩し的とも言えるテレワーク。
環境整備が追いつかず、社内コミュニケーションに不安を覚えるワーカーも多かったはずです。
コミュニケーションロスを解消するためには、Webツールの使い分けが鍵となっていくと思われます。

 

テレワークやローテーション勤務など、物理的に同じ空間で仕事する機会が減れば、
それに合わせて自ずと減るのがコミュニケーションです。
特に組織においては、意思疎通は業務において欠かせないことのひとつと言えます。

 

*Chatwork

*Slack

 

コミュニケーションにおいて課題を抱える企業は、上記のようなコミュニケーションツールを全社共有として用い、タスクや進捗の共有・管理を円滑におこなえるよう工夫してみるのがおすすめです。

 

withコロナで工夫したいコミュニケーション <2>

オフィスと違い、自宅での仕事は「自分一人で」という感覚が強いです。
一人暮らしなど話し相手のいない場合、孤独感を恐れテレワークに前向きになれないという人も少なくありません。
テレワークの導入を検討する際は、孤独を感じたり塞ぎ込んだりしないよう、従業員同士のこまめな連絡のやり取りが重要になっていきます。

 

雑談とは言え、それは重要なコミュニケーションの一つです。
ZoomなどのWeb会議ツールを用い、終業までの30分間、メンバーが集まり今日の出来事を雑談を交えながら報告し合うというような試みをおこなうなど、チームメンバー同士の交流の場を設けることでコミュニケーションを図ろうとする企業が増加しています。

 

リアルタイムで情報共有を行いたい場合は、テレビ・Web会議ツールやビデオ通話などを活用し、画面の向こう側に相手がいると実感できるコミュニケーションを図ることも重要です。

 

withコロナで工夫したいコミュニケーション <3>

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*写真はTIME SHARING渋谷宮益坂2C

 

オフィスの縮小や解約に向け動き出す企業も現れ始め、昨今ではオフィス不要論までささやかれるようになりました。
それでもやはり、ちょっとした打ち合わせやブレインストーミングのための空間があったほうがコミュニケーションを活性化しやすくなると考えます。
しかしながら、ランニングコストがかかり続けるオフィス維持は、withコロナにおいては非現実的と言えるかもしれません。

 

そこでおすすめしたいのが、レンタルスペースのオフィス活用です。

 

現在、弊社TIME SHARING(タイムシェアリング)ではレンタルスペースをオフィスとして貸し出すサービスを提供しています。
サテライトオフィスやオフィス内の人口密度を下げるという目的でレンタルスペースをオフィス活用する人が徐々に増え始めています。

 

週や月に一度「対面して」会議する場所として活用することもでき、その広さから三密も避けやすいため、
withコロナの今、レンタルスペースは非常に自由度の高い提案をおこなうことができます。
数時間〜終日などの単発利用はもちろん、1週間や1か月など、長期スパンでのレンタルも可能です。

 

定額制レンタルスペース
Bizplace Rent

 

withコロナにおけるコミュニケーションの課題<まとめ>

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働き方やオフィスに求められるコンセプトの転換は、withコロナからコロナ終息後の世界へ変わる過程においても起こると考えられています。

 

コロナ以前のような働き方やオフィスに戻っていくのか。
それとも、今回体験した在宅勤務やリモートでのコミュニケーションから得た利点を活かした働き方、「安心・安全第一」のオフィスから再び「効率」や「創造性」などが求められるオフィスへ進化していくのか…。
いずれにしても、ほんの数年の間に急激な転換が複数回起こることは容易に想像できます。

 

組織が、そして個人が強く成長していくためは、変化対応する柔軟性が求められています。

 

 

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

執筆:仲野識(なかの しき)

 

この記事で紹介したスペース

TIME SHARING 渋谷宮益坂2C(タイムシェアリング)

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#スペース #サテライトオフィス
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