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メールだけじゃキビしい?コロナ時代に使いこなしたいコミュニケーションツール5選

みなさんこんにちは。
お盆が明けて1週間が経ちました。
完全テレワーク、出社とテレワーク半々、
と、引き続きテレワークを取り入れている企業は多いでしょう。

 

コンサルティングやメディア事業を手がける株式会社ウィルゲートでは、
新型コロナウイルスの感染拡大防止を最優先に考え、今年の2月半ばよりテレワークを推奨してきたそうです。
そのような環境下になって以来、雑談などの気軽なコミュニケーションを取ることが難しくなっているという課題に直面し、そんな中「オンラインランチ会」を開催しました。

 

同社が従来より大切にしているという「部署や年次を越えた、“タテ・ヨコ・ナナメ”の社員同士のコミュニケーション」は、テレワークが当たり前の働き方に変わりつつあるコロナ時代の“鍵”と言えるのではないでしょうか?

 

働き方が多様化する今、従来のコミュニケーション手段だけでは厳しいとの声が挙がっています。
もはやメールだけでは取り残されてしまうかも…?
そこで今回は、コロナ禍で重要視される社内コミュニケーションについて、
今ホットなコミュニケーションツールと合わせながらお話ししていきたいと思います。

 

働き方の変化に伴い多様化するコミュニケーション手段

テレワークやサテライトオフィスの導入により多様な働き方が可能となる中で、
Face to Faceでのイノベーション、コラボレーションなどのコミュニケーションや、従業員の帰属意識が改めて重要だと捉えられています。

 

オフィスに集まることの価値がオフィス分散により再定義され、いかにイノベーションの機会を創出できるか、アイデアを出し合える場所にできるかが重要なポイントとして認識されるようになったのです。

 

最近ではweb会議ツールを用いたオンライン飲み会などもメディアにも取り上げられたことで話題になり、
世間一般にもそれらが認知されてきましたよね。

 

それでは次の章からコミュニケーション不足におすすめのツールを紹介していきます。
ツールを使うことのメリット、そしてそれが円滑なコミュニケーションを築くのにどう作用するのか、
社内コミュニケーション不足に悩んでいるという方はぜひ参考にしてみてくださいね。

 

コロナ時代に使いこなしたいコミュニケーションツール1. Slack

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※写真はイメージです。

 

Slack(スラック)は世界100カ国以上で1日の利用者数約800万人以上という絶大な導入実績を誇るビジネスチャットツールです。
もうすでにご存知の方や、運用しているという企業も多いのではないでしょうか。
日本国内でも毎日50万人以上が利用しています。

 

基本機能は無料で利用することができ、
閲覧メッセージ数などの制限を無くした有料プランへのアップグレードも可能です。

 

GoogleカレンダーやGoogleドライブ、Skype、Dropboxなど1,000件以上の多様な外部ツールと連携が可能という大きな特徴を持ち、あらゆる種類のファイルをドラッグ&ドロップで共有することができるため、手軽さにかけては高い機能性があるといえます。

 

直感的な操作で運用できるのでビジネスチャットツール初心者の方でも使いやすいと感じられます。
メッセージのやり取りやファイルの共有などの基本機能を使えば、
実際の会議と同様に円滑な会議を行うことができるでしょう。

 

Slackのメリット

*ファイルの共有や、検索することでチャンネルに自由に参加できる

*2,000以上のアプリと連携することが可能

*利用するツールを一つにまとめられ、情報の分散をすることでの取りこぼし防止、収集時間の短縮を上げて生産性を高められる

 

コロナ時代に使いこなしたいコミュニケーションツール2. zoom

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※写真はイメージです。

 

zoom(ズーム)では最大1,000人までWeb会議に参加でき、また最大で49もの映像を画面に表示することが可能です。
1対1であれば無料で制限なく利用でき、多人数のグループチャットも40分までなら無料で利用することができます。

 

ホストはアカウントが必要ですが、ゲスト側はアプリのダウンロードのみで参加できるので
会議以外にオンラインセミナーなどの利用方法もあります。

 

データを送る際はツール上で暗号化が行われるため、安全にデータの転送を行うことができるのも魅力の一つ。
加えて、アカウントの背景変更などができるツールもあり、視覚的に楽しくビデオ会議を行うことができます。

 

zoomのメリット

*メールやカレンダーと同期することができ、あらゆるデバイスから接続することが可能

*料金プランによって参加人数や利用時間などが機能の拡張することで大人数のweb会議やセミナーなど幅広く利用できる

*企業ユーザーだけでなく、個人利用の需要も高まってきており、「zoom飲み」といったzoomを用いた飲み会なども流行している

 

コロナ時代に使いこなしたいコミュニケーションツール3. Chatworks

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※写真はイメージです。

 

国産のビジネスチャットツールであるChatwork(チャットワーク) 。
KDDI株式会社、GREE株式会社、京都大学など、さまざまな業種・企業に導入され、
国際規格であるISMS認証を取得しており、仕事の重要なやり取りも安心して使えるのが魅力です。

 

チャットで気軽にコミュニケーションをとることができる上、
WordやExcel、PDFなどさまざまな形式のファイル共有が可能です。
ビデオ通話にも対応し、離れた拠点の社員や遠方の顧客でもビデオ通話を使えばかんたんに会話することができます。

 

ChatWorkのメリット

*1対1のチャットにもグループチャットにも柔軟に対応したビジネスチャットツール

*これ1つで、ビデオ通話やPDFなどのファイルを共有することも可能

*ファイルの送信やメッセージの送信は暗号化がなされているため、安心して社内外でのコミュニケーションが行える

 

コロナ時代に使いこなしたいコミュニケーションツール4. LINE WORKS

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※写真はイメージです。

 

日本人のほとんどがプライベートで利用しているLINE。
そのビジネス版チャットツールLINE WORKS(ラインワークス)は、通常のLINEの使い勝手をそのまま反映させているという使いやすさが魅力です。

 

会議が多い職種の方も物理的な距離に関係なくコミュニケーションを取ることができるツールです。

 

メンバーのスケジュールを把握しやすいカレンダー機能やアンケート機能などの便利な点も追加されており、何より日常で使い慣れているサービスだからこそhow toの時間が不要で、すぐに導入できる点が大きな魅力
であると言えますね。

 

「新しいコミュニケーションツールに慣れるのが面倒」

「結局一部の人間しか用意したビジネスチャットを利用していない」

 

というような失敗も、LINE WORKSであれば防ぐことができます。

 

LINE WORKSのメリット

*LINEと同じ感覚で利用できるので親しみやすい

*ファイル管理やグループウェアといった機能が追加されている

*セキュリティが強固

 

コロナ時代に使いこなしたいコミュニケーションツール5. unipos

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※写真はイメージです。

 

unipos(ユニポス)は、互いの貢献を従業員同士の言葉により組織全体に見える化することで、
モチベーション向上や信頼関係の醸成、異なるチーム間の連携に繋がるなど、組織の生産性を落とす様々な組織課題を解決へと導いてくれるコミュニケーションツールです。

 

賞賛の言葉は、リアルタイムに全社にシェアされます。
オープンな場で個人の貢献・活躍にスポットライトが当たり、働きがいやモチベーションアップに繋がることが期待できます。

 

「ありがとう」という感謝の気持ちは、相手へ伝わらなければ意味がありません。
賞賛の“見える化”を図ることで、殺伐とした社内環境をあたたかいものにしていきませんか?

 

uniposのメリット

*従業員同士が日頃の仕事の成果や行動に感謝・賞賛するメッセージとともに、ポイントを送りあえる

*ポイントは、成果給(ピアボーナス®)として従業員に還元する他に、Amazonギフト券やお菓子など各社自由な形で設定できる

*受け取ったポイントを従業員が支援したいNGO/NPOへと寄付するSDGsプランなどもある

 

コロナ禍のコミュニケーション<おわりに>

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いかがでしたでしょうか。
社内コミュニケーションを円滑にするためのツールを5つ紹介してきました。

 

コロナによる働き方の変化は、従来の社風や仕事の進め方を見直すいいきっかけになり得るはずです。
コロナ禍の今、
働き方改革や急速なテレワークの浸透により、
オフィスという「働く環境」の考え方や役割は大きく変化しています。

 

そんな今だからこそできる働き方改革の促進。
リアルコミュニケーションのハブを作り出すオフィスの改革が今後さらに重要視されるのは明らかです。

 

今回紹介した以外にも、今後ますます多くのコミュニケーションツールが登場してくるでしょう。
これらのツールがビジネスコミュニケーションに欠かせない存在になっていくと思われるwithコロナ、
いかに柔軟に適応していけるかがキーポイントになるのではないでしょうか。

 

\定期的なミートアップには!/
レンタルスペース検索サイトTIME SHARING(タイムシェアリング)

 

 

最後までお読みいただきありがとうございました。

執筆:仲野識(なかの しき)

 

この記事で紹介したスペース

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