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【幹事必見】研修会場を検索するときに忘れてはいけないチェックポイント

研修を開催するにあたって最初にすることとして会場選びがあります。
絶対に失敗したくないと思いながら、何をチェックすれば良いかわからなくて不安になっていませんか？
この記事では、研修会場を探して予約するまでに確認しておくべきこと、確認しておくと安心なことをお伝えいたします。
事前に準備をしっかりしておくことで、有意義な研修にしましょう。

研修会場の選ぶ時にチェックすべきポイント

実施時期

研修の実施時期は一番最初に決める必要があります。

理由としては、研修にはハイシーズンが存在するからです。
4月や5月は、人の入れ替わりが多く、新入社員の研修を含めて多くの研修が行われます。
ハイシーズンの利用を検討している場合は、かなり前もって予約をすることをおすすめいたします。

予算（会場費・備品）

当然ですが、予算に応じた会場の選定が必要です。
時期、広さ、アクセスの良さ、設備の料金など様々な要因で料金は大きく変わってきます。
まずは、予算を確認するようにしましょう。

人数に合わせた広さ

次に、参加人数に合わせた会場の広さを考慮する必要があります。
参加人数が多い場合には、広いスペースを確保することが重要です。
参加者が全員座れたとしても窮屈に感じて快適に過ごせず研修に集中できないようでは本末転倒です。
広さの選定には注意をしましょう。

レイアウト（自由に変更可能？誰がやる、現場復帰は？）

研修の内容に応じた最適なレイアウトで研修を実施することも大事です。
スクール形式やシアター形式と呼ばれるすべての人が前を向いたレイアウトもあれば、グループワークなどに適した島型形式などがあります。

会場探しのタイミングで確認しておきたいのは、レイアウトの変更が可能であるかと、レイアウトの変更は誰がやる必要があるかです。

希望のレイアウトに変更することができるのは、研修の成果を上がるために重要です。

レイアウトの変更については、希望のレイアウトを伝えることで事前にレイアウトを変更してくれる場合もあれば、自分たちでレイアウトを変更する場合もあります。
自分たちでレイアウトを変更する必要がある場合、変更するための時間の分も予約しておく必要がありますので注意が必要です。
また、現状復帰をする必要がある場合、現状復帰のための人を確保することと、現状復帰の時間分だけ利用時間が長くなることで料金が上がることも確認しておく必要があります。

会場内の設備

会場の設備でチェックするべきことは目的に応じた設備が整っていることです。
研修利用となると、プロジェクターやマイクなどの音響設備が必要になります。

また、展示会を行う場合には、展示用のブースやテーブルなどの設備も重要です。
これらの設備が適切に揃っていることを確認しましょう。

用途に応じて必要なリストを確認しておきましょう。

＜チェックした方が良い備品リスト＞
・机
・椅子
・ホワイトボード
・プロジェクター
・接続ケーブル
・ポインター
・Wi-Fi
・司会台
・案内板（デジタルサイネージ等）
・筆記用具
・飲み物
など

それぞれ、無料の設備であるか、有料の設備であるかのチェックや、設備を追加することが可能か、追加コストが必要かも確認しておきましょう。

環境

環境面での快適性を重視するポイントとしては、会場の広さや通気性、照明の明るさなどが挙げられます。
参加者が快適に過ごせるよう、広々とした空間や十分な自然光の射し込む環境が求められます。
また、快適な温度や適切な湿度も重要です。
これらの環境が整っているかどうかを確認しましょう。

トラブル回避のため防災面やセキュリティ対策についても確認しましょう。
確認方法として、会場の防犯カメラの設置状況や非常口の位置、エレベーターや階段の利用方法などを確認します。
研修は参加者が安心して過ごせることも重要です。
参加者の満足度や安全性を向上させるために、きちんとチェックしていきましょう。

＜チェックした方が良い環境リスト＞
・広さ
・明るさ（自然光）
・温度（エアコン・換気）
・セキュリティー（防犯カメラ・防音性）
・防災面（非常階段・避難経路）

会場までのアクセス

参加者が参加しやすい会場であることも重要です。

公共交通機関のみで会場に到着できることは当然であり、駅から近いことやわかりやすいビルなどが望ましいです。
ビルの入り方やエレベーターの有無なども確認しておき、参加者に事前にご案内すると安心していただけます。
駐車場の有無なども事前に確認しておくと良いでしょう。

また、会場までのアクセスに加えて、休憩時間のことも考えて、周辺の施設もチェックしましょう。
長時間の研修の場合、周りに食事場所があるかやコンビニがあるかなども確認しておきたいですね。

会場内の休憩場所と周辺施設

研修は長時間におよぶ場合もあります。
長時間の研修を行う場合は、休憩時間や食事の時間なども考慮しましょう。

参加者のための休憩場所があるか、トイレの数は十分かを確認します。
また、喫煙者にとっては喫煙場所でリフレッシュできることも重要です。

休憩時間のことをしっかり考えておかないと、参加者が疲れてしまい、後半は効率が下がってしまうこともありえます。
リフレッシュして、集中できる環境を準備することも忘れないようにしましょう。

忘れがちなのが講師の控室です。
講師の方をおよびする場合は、控室があるかも確認しておきましょう。

研修会場の予約する時にチェックすべきポイント

利用料金・支払い時期

会場の利用料金が予算内に収まっているかを確認するとともに、支払い時期も確認しておきましょう。
利用前の支払いが基本になっていますが、予約時に支払う必要があるのか、利用日の何日前までに支払う必要があるかなど会場によって様々です。
期限までに支払いがない場合は、予約がキャンセルされる場合もありますので、注意しましょう。

いつから予約できるか

大人数が参加でき、設備も充実していて、アクセスが良い会場は多くはありません。
人気の会場は1年前〜半年前に予約されることもあります。
利用日から遡っていつから予約できるかを事前に確認しておきましょう。

早期に予約することで割引料金がある場合もありますので、早めにチェックしておきましょう。

キャンセルポリシー

予約にあたって、キャンセルポリシーの確認も大事です。

キャンセルにならないことが望ましいですが、やむをえない場合もあります。
そして、キャンセルになる理由は様々です。
・講師が病気になってしまった。
・参加者が集まらなかった。
・参加者が増えて、別の大きな会場にすることになった。
・何らかの理由で日程が変更になった
など、やむをえずキャンセルする場合があります。

キャンセル料については、会場ごとにルールが違っています。
予約した時点からキャンセル料金が発生する場合もあれば、1ヶ月前までであれば無料でキャンセルできる場合もあります。
キャンセルになった場合、いつからどれくらいの費用がかかるのかを事前に確認しておくと良いでしょう。

注意したいのは、備品の料金やケータリングなどの料金です。
キャンセルポリシーの適用ルールが違う場合もありますので、事前に確認しましょう。

利用規約

利用規約も事前に確認して、しっかり目を通しておきましょう。
用途が制限されている場合もありますし、禁止されていることもあります。
共有スペースの利用方法のルールがあったりと細かくルールが定められていることがあります。

ルールを守っていれば問題ありませんが、ルールを守れない場合、利用を中止させられることもあれば、違約金や賠償金などを請求されることもありますので注意しましょう。

利用規約を守って、気持ちよく利用したいですね。