SHARING
produced by

悩めるワーカー多数！転職する？しない？コロナをきっかけに考えるこれからの働き方｜TIME SHARING｜タイムシェアリング｜スペースマネジメント｜あどばる｜adval｜SHARING

【送別会の幹事の成功マニュアル！】事前準備・当日の挨拶・プレゼントなど成功のポイントとアイデアをご紹介

送別会の季節がやってきました。
幹事を任されたからには、感謝の気持ちを込めて喜んでいただきたいという強い思いがある一方で、何から始めたら良いのだろうと困っていませんか？
会場探し、飲食の手配、事前の案内、プレゼントの準備、当日の司会進行など考えるだけでもたくさんありそうで不安になりますよね。
でも安心してください。
この記事では、事前準備、当日にやること、終わった後にやることをチェックリスト方式でご案内いたします。
一つずつ準備を進めて、みんなが喜べる送別会を開催しましょう。

送別会の準備のステップ

予算の設定と集金方法の決定

送別会は参加者の負担を考慮して予算を設定する必要があります。
会社で開催する場合は、会社としてどれくらいの予算が出るのかを確認しましょう。
予算には会場費、飲食費や記念品代なども含めましょう。

皆でお金を集めて開催する場合は、お金の集金方法も決めておきましょう。
事前に集金するのか、当日に参加費を徴収するかなど、幹事や参加者にとって負担の少ない方法を選びます。
会場の予約や飲食の手配などは事前に支払う必要がありますので、当日に参加費を集める場合は、当日まで誰が負担するかも考えておく必要があります。
予算の設定と集金方法の決定は、円滑に送別会を準備するために欠かせません。
なあなあに進めてしまうことがないように注意しましょう。

送別会の会場の探して予約をする

送別会の準備の第一歩は、会場の予約です。
会場は、参加者の人数や予算、開催スタイルに合わせて決定しましょう。
予算内で利用できる会場か、開催する日程やアクセスなども考慮して選びましょう。

飲食店でやるのか、それともレンタルスペースなどプライベートな会場を借りるのか、どのような会にしたいのかによって変わってきます。
また、会場によって飲食の手配をする必要があるのかなど、後の準備が大きくかわってきますので、慎重に決めましょう。

会場探しに関しては、「歓送迎会の会場選びで迷ったらココ！選び方とおすすめの会場をご紹介」の記事を参考にしてください。

参加者への案内メールの作成と送付

送別会に参加するメンバーへ案内メールを送付しましょう。
メール内には、送別会の日時・場所や予算、集金方法などの情報を明記します。
参加の可否の回答方法や締め切りも明確に伝えましょう。

また、必要な持ち物やドレスコードなどの注意事項も伝えます。
参加者への案内メールを早めに送っておくことでスムーズに進めることができます。

計画を立てて、準備をしっかりと行い、素敵な送別会を実現しましょう。

送別会のテーマやプランの選定

次は、送別会のテーマやプランの選定になります。
どのような会にしたいのか、送別される方はどのようなことを喜ぶか、参加者も楽しめる送別会にするかを考えましょう。

役職者からのアドバイスを仰ぐ

役職者の方々にアドバイスを仰ぐのはとても有効です。
今までに何度も送別会を経験されているなど幅広い経験と知識を有していたり、送別される方との関係性も深いことが考えられます。
アドバイスを元に具体的な方向性を決め組織全体の一体感を生み出すことで送別会の成功につなげることができます。

参加者の意見を取り入れる

送別会は送別される方が喜ぶことはもちろんですが、参加するメンバー全員が楽しめるものであるべきです。
そのために参加者の意見を積極的に取り入れることが重要です。
参加者が喜んで参加することでより一体感のあるイベントになるでしょう。
事前のアンケートやミーティングを通じて、参加者の意見を集め、それを参考にテーマやプランを決定していくことも重要です。

楽しい企画やゲームのアイデアを考える

送別会は単なる挨拶だけでは物なりなく感じるかもしれません。
楽しい企画やゲームを用意し、参加者同士が交流できる場にすることで、皆が笑顔になり、思い出に残る時間を過ごすことができれば、送別会は成功と言えるのではないでしょうか。

参加者の興味や好みに合わせたゲームやアクティビティを取り入れることで、より盛り上がりやすい会を演出できます。

お礼のプレゼントや記念品の準備

感謝の気持ちを表すためにメッセージとプレゼントを準備しましょう。
送別のメッセージとプレゼントを渡すことで思い出に残る送別会にできます。

送別のメッセージカードやビデオメッセージの作成

送別のメッセージは、色紙に全員が一言ずつメッセージを書く寄せ書きだったり、メッセージカードやビデオメッセージなどを準備すると喜ばれます。
思い出や感謝の気持ちを込めて、一つ一つ丁寧に作成することで思いが伝わるとともに、後で見返したときにも嬉しくなるものです。

プレゼントや記念品の準備

プレゼントについては、会社の場合は記念品だったり、感謝の気持ちが伝わるものを選びましょう。
男性と女性で喜ばれるものが違ったりしますので、人によって変えるなどもできると良いですね。

プレゼントについては、以下の記事も参考にしてください。
女性に喜ばれる送別会のプレゼントとは？（URL）
男性に喜ばれる送別会のプレゼントとは？（URL）

当日の流れと進行役の役割

当日のイベントのスムーズな進行をするために、司会進行役の役割は重要です。
進行役はスケジュールの作成と進行管理を担当し、イベントの全体を時間通りに進められるように管理する必要があります。
感謝のメッセージを伝える時間や食事の時間、トークセッションの時間などプラン通りに進むかは司会進行役の腕によって大きく変わってきます。

スケジュールの作成と進行管理

送別会のスムーズな進行のために、事前にスケジュールの作成が必要です。
スケジュールはイベントの内容や時間を詳細に盛り込んで作成し、司会進行役はこのスケジュールを参考にして進めます。
事前に決めていたスケジュール通りに進まないのも想定しておくと当日に慌てることがないので安心です。

スピーチの準備

感謝のメッセージを伝える時間、プレゼントを渡す時間、会社であれば社長など関係が深い方のスピーチの時間、送別される方のコメントの時間など、話す順番や時間配分なども事前にスケジュールを立てて進行しましょう。
思いが強いとコメントが長くなったりするので、余裕をもった時間配分にしたいです。

ビデオメッセージなどは事前にデモンストレーションで映しておくなどの準備をしておきましょう。

ゲームや余興、トークセッションのプランニング

送別会を盛り上げるには、ゲームや余興、トークセッションなど、参加者に楽しんでもらうためのプログラムも欠かせません。
参加者の興味や関心に合わせて、面白くて魅力的な企画を準備したいですね。

以上が、当日の流れと司会進行役の役割についてです。
イベントの成功には、司会進行役の的確な役割分担とスムーズな進行が欠かせません。
事前の準備をしっかりとして、必要に応じて参加者のサポートを受けながら、素晴らしい会にしたいですね。