イベント受付の完全ガイド：業務内容から準備物まで徹底解説
イベント受付の業務内容
ゲストの確認と受付
参加者リストに基づき、ゲストの名前や予約状況を確認します。
参加者リストは紙かパソコンで用意しましょう。
必要に応じて、名札やバッジを配布します。
案内とサポート
会場の場所、プログラムの内容、重要な案内などをお伝えします。
さらに、イベント中に発生する問題や質問に対応します。
資料やノベルティの配布
プログラムの冊子やイベント関連の資料を配布します。
スポンサーや主催者からのノベルティがある場合、その配布も行います。
会場の管理
受付エリアの整理整頓を行い、混雑しないようにします。
必要な場合は追加のスタッフやサポートを手配します。
イベント受付のコツ
丁寧な対応
参加者に対して笑顔で親切に対応し、落ち着いた態度を保つことが大切です。
名前を尋ねる際には、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
時間厳守
受付の開始時間には遅れず、早めに準備を整えておくことが必要です。
個人情報の取り扱い
参加者の個人情報を適切に取り扱い、プライバシーを尊重することが重要です。テーブルの上に参加者リスト等を放置しないようにしましょう。
柔軟な対応
突発的な問題や変更に対して柔軟に対応し、冷静に対処しましょう。
また、災害時の避難経路は事前に把握しておきましょう。
イベント受付に準備するもの
受付用備品
受付台、チェア、参加者名簿（紙またはパソコンやタブレット）
書類
イベントプログラム、地図、チケットやクーポンの管理資料。
名札やバッジ
参加者の名前が記載された名札やバッジ。
文房具
ペン、マーカー、クリップ、メモ帳など
その他の備品
折りたたみ式のテーブルやパーテーション、手指消毒用のアルコール、ウェットティッシュなど。
ノベルティや資料
イベント関連の資料、ノベルティ、スポンサー提供品など。
イベント運営におすすめの会場
グレイドパーク渋谷
会場入り口には受付があり、サブフロアには大きなバーカウンターが！
会場内にはマイク・音響設備・プロジェクター・スクリーンなど役立つ備品を完備しています！
モニターが多数設置されているため、同窓会ならではのカラオケ大会やビンゴ大会なども行いやすいのが特徴です。
◆「渋谷駅」A0出口より徒歩1分
◆営業時間：06:00〜24:00 ※時間外利用はご相談ください
◆収容人数：立食最大～350名
◆喫煙可否：指定場所で可
◆飲食可否：パーティ・飲み会可
グレイドパーク新宿
ヒルトン東京の地下1Fに生まれた、緑溢れる公園のようなイベント会場。
ステージや演出機材なども完備しています！
◆「西新宿駅」2番出口より徒歩2分
◆営業時間：9:00～22:00
◆収容人数：着席最大～56名・立食最大～120名
◆飲食可否 パーティ・飲み会可
グレイドパーク表参道
メインフロアはマイク・音響設備・プロジェクター・スクリーンなど役立つ備品を完備。
調光・調色も可能で色んな使い道があります！
◆「表参道駅」A3番出口より徒歩2分
◆営業時間：9:00〜22:00
◆収容人数：着席〜66名・スクール形式〜75名・立食〜120名
◆飲食可否：パーティ・飲み会可！
グレイドパーク恵比寿
木目とレンガが同居するヨーロッパのカフェバーをイメージした空間は、白を基調としたナチュラルで明るい雰囲気のイベント会場。
会場内にはマイク・音響設備・プロジェクター・スクリーンなど役立つ備品を完備。
◆「恵比寿駅」西口より徒歩5分
◆営業時間：9:00〜22:00
◆収容人数：1F着席～96名・1F立食～100名・2階立食～40名
◆飲食可否 パーティ・飲み会可！
