初心者必見！議事録の取り方完全ガイド【効率的に記録する方法】
議事録とは？
議事録とは、会議や打ち合わせの内容を記録した文書で、参加者が議論した内容、決定事項、アクションアイテム（次のステップ）を明確にするためのものです。
議事録は、後から振り返ることができるため、重要な情報の漏れを防ぎ、関係者間で情報を共有する際に役立ちます。
議事録を取る目的
議事録を取ることにはいくつかの目的がありますが、主に以下の3点が挙げられます。
情報共有：会議での決定事項や議論内容を関係者全員に共有するため。
記録としての証拠：後で問題が発生した場合に、会議での決定内容や議論内容を証拠として提示するため。
アクションアイテムの明確化：誰がどのタスクを担当するのかを明確にするため、次のステップに繋がるアクションを記録するため。
議事録の取り方の基本
議事録を効果的に取るためには、いくつかの基本的なポイントがあります。
以下のステップに従うことで、正確で使いやすい議事録が作成できます。
1. 事前準備をしっかり行う
会議前にアジェンダ（議題）を確認し、会議の進行に備えましょう。
事前に議事録のテンプレートを準備しておくと、会議中の記録がスムーズになります。
2. 重要なポイントを押さえる
会議中は、すべての発言を記録するのではなく、重要なポイント、決定事項、アクションアイテムを中心に記録しましょう。
3. 客観的な言葉で記録する
発言内容をそのまま書き起こすのではなく、要約して簡潔に記録することが大切です。
感情的な表現や主観的な意見は避け、客観的に記録します。
議事録の取り方を効率化するためのポイント
議事録を効率よく取るためのポイントをいくつか紹介します。 議事録テンプレートの活用 定型フォーマットを使うことで、毎回ゼロから作成する手間が省けます。
会議の内容に合わせてテンプレートをカスタマイズしましょう。
録音機能の活用 会議の内容を録音しておくと、後から正確に議事録を取ることができます。
ただし、録音を許可されている場合のみ使用してください。
キーワードをメモする 会議の内容をリアルタイムでメモし、その後整理することで、後から効率的に議事録を作成できます。
議事録のフォーマット
議事録にはいくつかの基本的な項目が必要です。以下は典型的な議事録のフォーマットの例です。
会議名
日時
参加者
議題
討議内容
決定事項
アクションアイテム
次回会議の予定
議事録の書き方の具体例
以下は、議事録の具体的な書き方の一例です。
会議名：〇〇プロジェクト定例会議
日時：2025年3月13日 10:00～11:00
参加者：山田、田中、佐藤、鈴木
議題1：進捗確認
討議内容：
田中さんから進捗報告。現在、〇〇工程が50%完了。
佐藤さんが△△の遅れについて報告。原因は外部要因によるもの。
決定事項：△△工程の遅れは次回の会議で再確認し、必要な対応策を決定する。
アクションアイテム：鈴木さん：遅延原因の調査を行い、次回会議で報告。
議事録作成時の注意点
議事録を作成する際に注意すべき点をいくつか挙げます。
正確性を確保する
記録内容に誤りがないように注意深く確認し、事実に基づいた内容を記録します。
簡潔さを保つ
議事録は、重要な情報だけを簡潔にまとめることが大切です。
冗長にならないように注意しましょう。
タイムリーに作成する
会議が終わった後、できるだけ早く議事録を作成し、参加者に送付することが重要です。
まとめ
議事録は、会議の内容を記録し、関係者間で情報を共有するために不可欠なツールです。
効率的な議事録の取り方をマスターすれば、業務がスムーズに進み、後で見返すことができる貴重な資料となります。今回紹介した方法を実践し、議事録作成を効果的に行いましょう。
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