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なぜ内見が重要なのか

貸し会議室やレンタルスペースを予約する際、ウェブサイトの写真や情報だけで決めてしまっていませんか。

写真では分からない重要なポイントが数多く存在します。

音響の響き方、実際の広さの体感、照明の明るさ、参加者の動線など、現地で実際に確認しなければ分からないことは想像以上に多いものです。

当日になって「こんなはずじゃなかった」と後悔しないために、内見は絶対に欠かせないプロセスなのです。

内見前に準備すべき5つのアイテム

①メジャー（5m以上推奨）

テーブルの配置やステージ設営のために、5m以上のメジャーを持参しましょう。

天井高、搬入口の幅なども測定しておくと、当日の準備がスムーズです。

②スマートフォン・カメラ

会場全体の雰囲気や設備を撮影しておくと、後で比較検討する際に大変役立ちます。

設備の型番や操作パネルなども撮影しておきましょう。

③チェックリスト

確認すべき項目をリスト化しておくことで、見落としを防げます。

特に無人対応の内見の場合は、チェックリストが重要になります。

④筆記用具・ノート

気づいたことや質問事項をその場でメモすることが重要です。

無人対応の内見では、詳細なメモが特に重要になります。

⑤イベントの企画書

当日のレイアウトイメージや参加人数などが記載された資料を持参すると、会場の適性を判断しやすくなります。

無人対応の場合でも、企画書を見ながら実際の使用イメージをシミュレーションすることができます。

内見で必ずチェックすべき10のポイント

①会場全体の広さと天井高

実際に会場内を歩き回り、写真で見た印象との違いを確認しましょう。

立食パーティーなら1人あたり1.5〜2平米、着席なら2.5〜3平米が目安です。

②音響・映像設備の配置

マイクやスピーカーの位置、プロジェクターやスクリーンの見やすさを確認します。

会場の最後尾まで歩いてみて、音や映像が届きやすい構造かどうかをチェックしましょう。

③照明と空調の調整機能

照明スイッチの場所を確認し、実際につけたり消したりして明るさを確認します。

エアコンの操作パネルの場所も確認し、温度調整がスムーズに行えるかをチェックしましょう。

④Wi-Fi環境と電源設備

実際にスマートフォンでWi-Fiに接続し、通信速度を確認しましょう。

コンセントの位置と数も重要で、延長コードが必要かどうかを把握しておきます。

⑤テーブル・椅子の快適性

実際に椅子に座って、座り心地や背もたれの有無を確認します。

長時間のイベントでは、参加者の快適さが満足度に直結します。

⑥トイレの数と清潔さ

参加人数に対してトイレの数が十分かを確認しましょう。

清潔さや設備の状態も、参加者の満足度に影響する重要なポイントです。

⑦搬入・搬出の動線

エレベーターのサイズや、荷物を運ぶ際の動線を実際に歩いて確認します。

大型の機材がある場合は、搬入口からエレベーター、会場までスムーズに運べるかをチェックしましょう。

⑧受付・控室スペース

会場入口付近に受付を設置できるスペースがあるか、控室や荷物置き場が確保できるかを確認します。

冬季や雨天時には、コートやバッグを預けるスペースが特に重要です。

⑨防音性と外部騒音

内見時に静かに立って、隣接する部屋や外部からの音を確認しましょう。

研修や試験会場では、静かな環境が保てるかが特に重要です。

⑩駅からのアクセス

実際に最寄り駅から会場まで歩いてみて、所要時間と道のりの分かりやすさを確認します。

建物の入口や看板の見つけやすさ、迷いやすいポイントがないかもチェックしましょう。

無人対応の内見で特に注意すべきこと

写真・動画を多めに撮影する

スタッフがいない分、後で確認できるように写真や動画を多めに撮影しておきましょう。

設備の操作パネルや、型番・注意書きなども撮影しておくと、問い合わせ時に役立ちます。

実際に設備を動かしてみる

照明のスイッチやプロジェクターなど、実際に動かせるものは試してみることが大切です。

操作方法が分からない場合は、写真を撮って後で問い合わせましょう。

質問事項を詳細にメモ

無人対応の内見では、その場で質問できないため、気になった点を詳細にメモしておくことが重要です。

後で問い合わせる際に、具体的な場所や状況を伝えられるようにしておきましょう。

内見後に確認すべき重要事項

料金とサービス範囲

基本料金にどこまでの設備や備品が含まれているのかを明確に確認しましょう。

追加料金が発生する項目を事前に把握しておくことで、予算オーバーを防げます。

利用時間とキャンセルポリシー

予約時間の前後に準備・片付けの時間が確保できるかを確認しましょう。

キャンセル料が発生するタイミングや、日程変更の柔軟性も重要なポイントです。

持ち込み・装飾のルール

飲食物の持ち込みや装飾の自由度について確認します。

テープやピンの使用制限など、細かなルールも確認しておきましょう。

当日の連絡体制

当日、トラブルが発生した場合の連絡先や対応方法を確認しましょう。

無人対応の会場の場合は、緊急連絡先や対応時間を必ず確認しておくことが重要です。

TIME SHARINGなら内見も無料で安心

無料で内見可能

TIME SHARINGでは、内見サービスを無料でご利用いただけます。

複数の会場を比較検討したい場合でも、追加料金の心配なく内見できるのが大きなメリットです。

内見後の予約もスムーズ

内見で会場を気に入っていただけた場合、TIME SHARING公式サイトから簡単に予約できます。

カレンダーで空き状況を確認しながら、複数日程の予約も一度に完了できます。

まとめ：内見で失敗しない会場選びを

レンタルスペースや貸し会議室の内見は、イベント成功のための重要な第一歩です。

写真だけでは分からない会場の真の姿を、実際に確認することで当日の後悔を防ぐことができます。

有人対応の内見では、その場で質問しながら詳しく確認できます。

無人対応の内見では、自分のペースでじっくりと会場を確認し、写真や動画を多めに撮影しておくことが成功のカギです。

TIME SHARINGなら、無料で内見が可能です。

内見後の質問にも丁寧にお答えいたしますので、お気軽に内見をお申し込みください。

納得のいく会場選びで、素晴らしいイベントを実現しましょう。

TIME SHARINGの会場紹介

TIME SHARING 渋谷ワールド宇田川ビル 9A

■最寄り駅：山手線「渋谷駅」ハチ公改札口より徒歩6分
■営業時間：9:00 ～ 22:00
■収容人数:： スクール（最大）：～56名
■広さ：12㎡
■インターネット環境： Wi-Fi無料！有線接続可能！
■喫煙可否：館内喫煙所（ビル3階にあり）

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TIME SHARING 新宿5B

■最寄り駅：東京メトロ各線「新宿三丁目駅」E2出口より徒歩3分
■営業時間：8:00 ～ 22:00
■収容人数：スクール：～90名
■広さ：114㎡
■インターネット環境： Wi-Fi無料！有線接続可能！
■喫煙可否：禁煙

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グレイドパーク表参道

■最寄り駅：東京メトロ銀座線「表参道駅」A3番出口より徒歩2分
■営業時間：09:00 ～ 22:00　※時間外利用はご相談ください
■収容人数：立食：〜120名 スクール形式：～75名 島型：～66名
■広さ: ｜211.6㎡
■インターネット環境：Wi-Fi無料！有線接続可能！
■喫煙可否：禁煙

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