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オンライン会議のマナーが信頼を左右する

リモートワークやテレワークの定着により、オンライン会議は今や日常業務の一部となりました。

しかし、「画面越しでも適切な印象を与えられているか」と不安を感じる方は少なくありません。

オンライン会議は便利な反面、相手との距離感がつかみにくく、ちょっとした気の緩みが相手に不快感を与えてしまうこともあります。

画面越しでも、ビジネスにおける基本的なマナーは変わりません。

本記事では、オンライン会議における基本マナーを、準備・会議中・NG行動の3つのフェーズに分けて解説します。

【準備編】会議前に押さえるべき5つのマナー

スムーズな会議進行のため、事前準備は欠かせません。

1. 余裕を持ってログインする

会議開始の5分前にはログインしておきましょう。

ホスト側の場合は、参加者をスムーズに入室させられるよう、さらに早めの入室が望ましいです。

直前のログインでは、機器トラブルや通信環境の確認ができず、相手を待たせてしまいます。

相手を待たせないことは、信頼を得る第一歩です。

2. カメラ・マイク・スピーカーの動作確認

会議開始後に「音が聞こえない」「映像が映らない」といったトラブルは、会議の進行を妨げます。

事前に必ずデバイスの調子を確認し、ZoomやTeamsのテスト機能を活用しましょう。

特にマイクとスピーカーは、会議の成否を左右する重要な要素です。

3. 通信環境が安定している場所を選ぶ

Wi-Fiの電波が弱い場所や、家族が同時にインターネットを使用している環境では、通信が不安定になりがちです。

可能であれば有線LAN接続を選び、安定した通信環境を確保しましょう。

通信が途切れ途切れになると、会議の内容が伝わらず、相手にストレスを与えてしまいます。

4. 背景に気を配る

背景に参加者が気になるようなもの(生活感のある物、散らかった部屋など)が映らないよう注意しましょう。

バーチャル背景を活用するのも効果的ですが、過度に派手なものは避け、シンプルで清潔感のあるものを選びましょう。

白い壁や、整理整頓された本棚などが理想的です。

5. 服装・身だしなみを整える

自宅でのオンライン会議でも、対面と同じように身だしなみを整えることが基本です。

カジュアルすぎる服装は、相手にラフな印象を与えてしまいます。

カメラに映る範囲だけでも、ジャケットや襟付きのシャツなどを選んでおくと安心です。

「上半身だけ整えればいい」と考えがちですが、立ち上がった際にボトムスが映ってしまうこともあるため注意しましょう。

【会議中編】印象を良くする10のマナー

会議中のマナーが、あなたの印象を大きく左右します。

1. カメラはONにする

特別な理由がない限り、カメラはONにしましょう。

常時カメラオフの参加者は、相手に「聞いていないのでは」という不安を与えてしまいます。

顔が見えることで、お互いの表情や反応が伝わり、コミュニケーションが円滑になります。

2. 名前を正しく表示する

表示名は、「会社名+部署+氏名」の形式にすると、相手にとってわかりやすくなります。

例:「TIME SHARING マーケティング部 山田太郎」

初対面の相手が多い会議では特に重要です。

参加者の多い会議でも、誰の発言かすぐに分かります。

3. 発言していないときはミュートにする

自分が話していないときはマイクをオフにするのがマナーです。

タイピング音、生活音、周囲の雑音が、相手の集中を妨げる可能性があります。

特に家族の声やペットの鳴き声などは、本人が気にしなくても相手が気になってしまうことがあります。

4. カメラを見て話す

画面を見ながら話すと、相手からは目線が下がっているように見えます。

カメラレンズを見て話すことで、相手とアイコンタクトを取っているような印象になります。

最初は慣れないかもしれませんが、意識するだけで印象が大きく変わります。

5. ゆっくり・はっきりと話す

オンラインでは通信のタイムラグがあるため、対面よりもゆっくり、はっきりと話すことが大切です。

特に語尾を曖昧にすると極端に伝わりにくくなるため、最後の一言まで丁寧に発音しましょう。

早口の方は、特に意識してペースダウンすることをおすすめします。

6. 大きくリアクションする

画面越しでは表情が伝わりにくくなるため、意識的に大きく相槌を打つことが重要です。

うなずきや笑顔など、リアクションを大きめにすることで、話し手に「聞いています」という姿勢が伝わります。

動作が小さいと相手に伝わらないことがあるため、普段の1.5倍くらいのリアクションを心がけましょう。

7. 発言のタイミングに気をつける

タイムラグがあるため、誰かが話し終わってから1〜2秒待ってから発言しましょう。

同時に複数人が話し始めると、会話が混乱してしまいます。

発言したい場合は、「手を挙げる」機能を使うのも効果的です。

8. 挨拶は対面以上に丁寧に

会議の始まりと終わりの挨拶は、対面よりも丁寧にゆっくりと行うのがマナーです。

オンラインでは距離感があるため、丁寧な挨拶が好印象につながります。

9. 姿勢を保つ

自分が発言していないときでも、姿勢が崩れていたり、視線が外れていたりすると、「聞いていないのでは」と思われてしまいます。

背筋を伸ばし、カメラに向かって正面を向いた姿勢を維持しましょう。

10. 内職・ながら作業をしない

画面越しでも、他の作業をしていることは意外と相手に伝わります。

メールチェックやスマホ操作など、会議に集中していない様子は、相手への失礼にあたります。

【NG行動】やってはいけないオンライン会議マナー違反

以下の行動は、相手に不快感を与える代表的なNG例です。

× 遅刻・無断欠席

対面と同様、時間厳守は基本中の基本です。

やむを得ず遅れる場合は、事前に連絡を入れましょう。

× 飲食しながらの参加

軽い飲み物は許容されることもありますが、食事をしながらの参加は避けましょう。

× 背景に不適切なものが映る

プライベートな空間が映り込まないよう、事前に確認しましょう。

× 通信環境が悪い状態での参加

音声や映像が途切れ途切れになると、会議の進行を妨げます。

通信環境の改善が難しい場合は、事前に主催者に相談しましょう。

× カメラの角度が不適切

カメラが下にあると相手を見下す形になり、近すぎると顔がアップで映りすぎてしまいます。

カメラは目の高さか、やや上に設置するのが理想的です。

まとめ:基本マナーで信頼関係を築く

オンライン会議の基本マナーは、対面と同じく信頼関係を築くための重要な要素です。

準備をしっかり行い、会議中は相手への配慮を忘れず、NG行動を避けることで、画面越しでも好印象を与えることができます。

本記事でご紹介したポイントを実践し、円滑なコミュニケーションを実現しましょう。

なお、対面とオンラインを組み合わせたハイブリッド会議には、さらに特有のマナーがあります。

ハイブリッド会議のマナーについては、別記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

詳しくは、TIME SHARING公式サイトもご覧ください。

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