ハイブリッド会議のマナーと成功のコツ
ハイブリッド会議が当たり前の時代に
2025年現在、働き方の多様化により、対面とオンラインを組み合わせたハイブリッド会議が一般的になりました。
オフィスに出社する人と、リモートワークをする人が混在する中、ハイブリッド会議は両者をつなぐ重要なコミュニケーション手段です。
しかし、「会議室側だけで会話が盛り上がり、オンライン参加者が取り残される」といった課題も少なくありません。
本記事では、ハイブリッド会議特有のマナーと、全員が快適に参加できる会議を実現するコツをご紹介します。
ハイブリッド会議とは?
ハイブリッド会議とは、会議室に集まる対面参加者と、別の場所からオンラインで参加するリモート参加者が同時に参加する会議形式のことです。
従来の対面会議の臨場感と、オンライン会議の利便性、両方のメリットを活かせるのが特徴です。
以下のような状況で、ハイブリッド会議が選ばれています。
・オフィス勤務とテレワークが混在する企業
・地方や海外の拠点と本社をつなぐ会議
・育児や介護で出社が難しいメンバーがいるチーム
・取引先との商談で、一部がオンライン参加する場合
オンライン参加者を取り残さない5つのマナー
ハイブリッド会議で最も重要なのは、オンライン参加者が疎外感を感じないようにする配慮です。
1. 発言の機会を意識的に作る
対面側だけで話が盛り上がると、オンライン参加者は会話に参加できず傍観者になってしまいます。
「オンラインの〇〇さん、いかがですか?」と積極的に問いかけ、発言の機会を作りましょう。
進行役(ファシリテーター)が、オンライン参加者に定期的に声をかけることが重要です。
2. 全体に伝わる大きな声で話す
会議室内の会話は、オンライン参加者には聞こえにくいことがあります。
マイクに向かって、全体に伝わる大きさで話すことを心がけましょう。
小声でのやり取りや、マイクから離れた場所での会話は、オンライン参加者に伝わりません。
3. 発言者の名前を言ってから話す
オンライン参加者からは、誰が発言しているか分かりにくいことがあります。
「営業部の田中です」と名乗ってから発言する習慣をつけましょう。
4. 資料は画面共有で全員に見せる
紙の資料を会議室内だけで回覧すると、オンライン参加者は内容を確認できません。
資料は必ず画面共有機能を使い、全員が同じ情報を見られるようにしましょう。
5. オンライン参加者の反応を確認する
オンライン参加者の表情や反応を定期的に確認し、理解できているか、質問がないかを確かめましょう。
「画面が見えていますか?」「音声は聞こえていますか?」といった確認も大切です。
会議室側(対面側)が気をつけるべき3つのポイント
会議室側の配慮が、ハイブリッド会議の質を大きく左右します。
1. 可能であれば各自PCからログインする
会議室側が1台のカメラを共有すると、オンライン参加者から参加者の表情が見えにくくなります。
可能であれば、会議室側の参加者も各自のPCからログインすることで、オンライン参加者が全員の表情を確認しやすくなります。
これにより、一体感が生まれ、コミュニケーションが円滑になります。
2. 高品質なマイク・スピーカーを使う
会議室側の音声品質が悪いと、オンライン参加者は会話の内容を聞き取れません。
全方向の音を拾える高性能マイクや、スピーカーフォンを使用しましょう。
PCの内蔵マイクでは、遠くの人の声が拾えないことが多いため注意が必要です。
3. カメラは参加者全員が映る位置に設置
カメラが近すぎたり、角度が悪かったりすると、一部の参加者しか映らないことがあります。
広角カメラを使い、会議室の参加者全員が映るように設置しましょう。
ハイブリッド会議に最適な環境づくり
ハイブリッド会議を成功させるには、会議室の環境整備が重要です。
事前準備のチェックリスト
□ 参加者の参加方法(対面/オンライン)を事前に確認
□ 安定したネットワーク環境を確保
□ 高品質なカメラ・マイク・スピーカーを準備
□ 会議資料を事前に全員に共有
□ 画面共有の準備と動作確認
□ オンライン参加者への配慮を参加者全員に周知
会議室選びのポイント
ハイブリッド会議には、適切な設備が整った会議室を選ぶことが成功の鍵です。
以下のポイントをチェックしましょう。
・高速Wi-Fiまたは有線LAN完備
・プロジェクター・大型モニター完備
・音響設備(マイク・スピーカー)完備
・電源タップが十分にある
・静かな環境(防音対策)
TIME SHARINGならハイブリッド会議も万全
TIME SHARINGのレンタルスペースは、ハイブリッド会議に必要な設備が完備されています。
・高速Wi-Fi完備
安定した通信環境で、映像・音声の途切れを防ぎます。
・プロジェクター・モニター完備
画面共有がスムーズに行え、全員が同じ情報を確認できます。
・音響設備完備
マイク・スピーカーも揃っており、会議室側とオンライン側の音声を確実に届けます。
・駅近の好立地
東京、大阪、名古屋、仙台など主要都市に300以上の施設を展開。
駅から徒歩数分の便利な立地で、対面参加者も集まりやすい環境です。
・無料下見可能
事前に会場を確認できるので、機材の配置や動線を事前にシミュレーションできます。
重要なキックオフミーティングや決起会など、対面とオンラインの両方が参加する会議には、TIME SHARINGの会場をぜひご利用ください。
詳しくは、TIME SHARING公式サイトをご覧ください。
まとめ:全員が快適なハイブリッド会議を実現する
ハイブリッド会議は、対面とオンラインの両方のメリットを活かせる新しい会議形式です。
しかし、オンライン参加者への配慮を怠ると、一方的なコミュニケーションになってしまいます。
本記事でご紹介したマナーと環境づくりのポイントを実践し、全員が快適に参加できる会議を実現しましょう。
適切な設備が整った会場を選ぶことで、ハイブリッド会議の質は大きく向上します。
TIME SHARINGのレンタルスペースで、ワンランク上のハイブリッド会議を体験してください。
TIME SHARINGおすすめの会議室をご紹介
グレイドパーク 新橋駅前8F（銀座口）
■最寄り駅: JR各線 新橋駅 (北改札)銀座口より徒歩1分
■営業時間: 06:00 ～ 24:00
■収容人数: 着席84名 立食130名
■広さ: 197㎡
TIME SHARING 渋谷道玄坂 阿部ビル 3F
■最寄り駅: 東京メトロ各線 渋谷駅「A0出口」より徒歩5分
■営業時間: 09:00～22:00
■収容人数: 対面形式：～8名
■広さ: 16.3㎡
TIME SHARING 銀座三丁目ビルディング5F
■最寄り駅: 都営地下鉄浅草線東銀座駅A8出口より徒歩2分
■営業時間: 08:00 ～ 23:00
■収容人数: スクール形式：～108名
■広さ: 293㎡
