SHARING
produced by

「歓迎会の幹事になったものの、何から準備すればよいか分からない」

「新入社員や新メンバーに楽しんでもらえる歓迎会にしたいけれど、会場や飲食、進行などの準備が整理できていない」

このようなお悩みを抱えている幹事の方も多いのではないでしょうか。

歓迎会は、新しく加わったメンバーを歓迎するとともに、参加者同士の交流を深める大切な機会です。

一方で、会場選びや参加者の取りまとめ、飲食の手配、当日の進行など、幹事が準備することは意外と多くあります。

歓迎会をスムーズに開催するために確認しておきたいのは、主に次の7項目です。

本記事では、歓迎会の準備を開催1～2か月前から当日・終了後まで、時系列で整理しました。

初めて歓迎会の幹事を担当する方も、チェックリストとしてぜひご活用ください。

歓迎会とは？開催する目的やメリット

歓迎会とは、新しく会社や部署、チームなどに加わった人を歓迎し、参加者同士の親睦を深めるために開催するイベントです。

新入社員の入社時や異動・転職による新メンバーの加入、部署異動、チーム編成の変更など、さまざまなタイミングで開催されています。

歓迎会には、新しく加わったメンバーに職場の雰囲気を知ってもらったり、既存メンバーとのコミュニケーションのきっかけをつくったりする役割があります。

特に入社したばかりの人にとっては、普段の業務だけでは話す機会がない人と交流できる貴重な機会です。

歓迎会を開催する際は、単に食事や飲み会を楽しむだけでなく、「新しいメンバーが参加しやすい場をつくる」という視点を持つことが大切です。

目的	おすすめの内容
新入社員を歓迎する	歓迎の挨拶、自己紹介、歓談
新メンバーとの交流	グループトーク、共通点探し
部署・チームの親睦	チーム対抗ゲーム、歓談
職場の雰囲気を知ってもらう	先輩社員との交流、座談会
新入社員同士の交流	自己紹介、交流ゲーム
チームの一体感を高める	レクリエーション、ゲーム

歓迎会では、主役となる新入社員や新メンバーが「参加してよかった」と感じられる内容を考えることがポイントです。

歓迎会の幹事チェックリスト一覧

まずは、歓迎会の準備項目を時系列で確認しましょう。

開催1～2か月前まで

□ 歓迎会の目的を決める
□ 開催候補日を決める
□ 新入社員・新メンバーの人数を確認する
□ 参加予定人数を確認する
□ 全体予算を決める
□ 会場候補を探す
□ 会場の空き状況を確認する
□ 会場を仮予約する
□ 飲食の有無を決める
□ 歓迎会の形式を決める
□ 幹事・運営メンバーを決める
□ 歓迎会で行う企画を検討する

開催1か月前まで

□ 会場を正式に予約する
□ 参加者へ案内を送る
□ 出欠確認を行う
□ ケータリングや飲食を手配する
□ 歓迎会のプログラムを決める
□ 司会者を決める
□ 新入社員・新メンバーの紹介方法を決める
□ ゲーム・レクリエーションの内容を決める
□ 必要な備品・機材を確認する
□ 当日の運営担当者を決める

開催2週間前まで

□ 最終的な参加人数を確認する
□ 会場へ人数を連絡する
□ ケータリングの数量を確認する
□ 座席・テーブルレイアウトを決める
□ 司会進行台本を作成する
□ 歓迎企画の準備物を揃える
□ 投影資料や動画を回収する
□ タイムスケジュールを関係者へ共有する
□ アレルギーや食事制限を確認する
□ 新入社員・新メンバーの紹介内容を確認する

開催1週間前から前日まで

□ 最終参加人数を会場・ケータリング会社へ連絡する
□ 司会進行台本を最終確認する
□ ゲーム・企画のリハーサルを行う
□ PC・プロジェクター・モニターを確認する
□ マイク・音響設備を確認する
□ 投影資料のバックアップを用意する
□ 名札や席札を準備する
□ 参加者へリマインドを送る
□ 会場の入退室方法を再確認する
□ 当日の集合時間・役割分担を共有する

開催当日

□ 予約時間から会場に入り、設営を始める
□ 受付を設置する
□ 参加者リストを準備する
□ 名札・ネームカードを準備する
□ テーブル・椅子を配置する
□ 音響・映像設備を最終確認する
□ 司会・登壇者へ当日の流れを説明する
□ 新入社員・新メンバーをフォローする
□ 参加者の遅刻・欠席を管理する
□ 司会進行とタイムキープを行う
□ 写真撮影を行う
□ 忘れ物・落とし物を確認する
□ ゴミ処理・原状復帰を行う

開催後

□ 参加者へお礼の連絡を送る
□ 写真や動画を共有する
□ 新入社員・新メンバーへ声をかける
□ アンケートを実施する
□ 会場費・飲食費などの精算を行う
□ 請求書・領収書を確認する
□ 予算の実績をまとめる
□ 良かった点・改善点を記録する

開催1～2か月前｜目的・日程・予算を決める

歓迎会を開催する目的を明確にする

最初に決めたいのが、歓迎会を開催する目的です。

「新入社員を歓迎する」という目的は共通していても、歓迎会によって重視したいことは異なります。

例えば、次のように目的を整理しましょう。

• 新入社員に会社の雰囲気を知ってもらう
• 新入社員同士の交流を深める
• 新入社員と既存社員の交流を促す
• 部署やチームの親睦を深める
• 新しいメンバーが気軽に質問できる関係をつくる
• チームの一体感を高める

目的が決まると、必要な会場の広さやレイアウト、企画内容も考えやすくなります。例えば、新入社員と既存社員の交流を重視するなら、全員が同じテーブルに座るだけではなく、グループを入れ替えたり、自由に移動して会話したりできる時間をつくるのもおすすめです。

歓迎会の日程と参加者を決める

歓迎会の日程を決める際は、主役となる新入社員や新メンバーが参加できる日を優先しましょう。

また、参加者が多い場合は、日程調整に時間がかかることもあります。候補日をいくつか用意して、早めに出欠を確認しておくとスムーズです。

参加者を確認するときは、人数だけでなく次のような情報も整理しておきましょう。

• 新入社員・新メンバーの人数
• 既存社員の参加人数
• 上司・役職者の参加有無
• 食事制限・アレルギー
• 飲酒の有無
• 当日の緊急連絡先

特に食事制限やアレルギーについては、飲食を手配する前に確認しておくことが大切です。

歓迎会の予算を決める

歓迎会では、会場費だけでなく飲食費や企画費なども必要になります。主な費用としては、次のようなものがあります。

• 会場費
• ケータリング・飲食費
• 飲料費
• 音響・映像機材費
• ゲーム・景品代
• 装飾費
• 印刷費
• 写真・動画撮影費

参加人数が変更になる可能性も考え、予算にはある程度の余裕を持たせておくと安心です。また、会場費と飲食費、企画費などに分けて予算を管理すると、途中で予算が足りなくなることを防ぎやすくなります。

歓迎会の会場選びチェックリスト

歓迎会では、新しく加わるメンバーが参加者と自然に交流できるよう、会場の広さやレイアウト、設備などを確認しておくことが大切です。

特に、参加人数が多い場合や、ゲーム・交流企画を行う場合は、単純な収容人数だけでなく、参加者が動きやすいスペースがあるかどうかも確認しましょう。

会場を選ぶ際の確認項目

□ 参加人数に適した広さか
□ 新入社員・内定者が参加者と交流しやすいレイアウトにできるか
□ 駅から近く、初めてでも迷いにくいか
□ 着席・立食など希望する形式に対応しているか
□ 歓談や交流企画に必要なスペースを確保できるか
□ 飲食が可能か
□ ケータリングを利用できるか
□ 飲食物の持ち込みが可能か
□ プロジェクターやモニターを利用できるか
□ マイク・スピーカーなどの音響設備があるか
□ Wi-Fi環境があるか
□ 受付スペースを確保できるか
□ 荷物置き場や控室があるか
□ 開始前の準備時間を確保できるか
□ キャンセル規定を確認したか
□ ゴミ処理・原状復帰の方法を確認したか

歓迎会では、参加者同士が会話しやすい雰囲気をつくることも重要です。

特に新入社員や内定者など、初対面の人が多い場合は、テーブルに座ったまま固定される形式だけでなく、自由に移動しながら交流できるスペースがある会場も選択肢になります。

歓迎会の飲食・ケータリングを手配する

歓迎会では、料理や飲み物を囲みながら会話する時間も大切です。新しく加わるメンバーが参加者と自然に交流できるよう、飲食の内容や提供方法も事前に考えておきましょう。

会場を決める前に、飲食物の持ち込みが可能か、ケータリングを利用できるか、アルコールを提供できるかなどを確認しておくことが重要です。

飲食手配のチェック項目

□ 飲食可能な会場か
□ ケータリングに対応しているか
□ 飲食物の持ち込みが可能か
□ アルコールを提供できるか
□ 参加人数分の料理を確保したか
□ 新入社員・内定者を含めた参加者の食事制限を確認したか
□ ソフトドリンクを用意したか
□ 料理を置くスペースを確保したか
□ ゴミ処理方法を確認したか
□ 飲食物の搬入時間を確認したか

歓迎会では、料理や飲み物を楽しみながら参加者同士が交流できるよう、料理を取りやすい場所や会話しやすいスペースを確保することも大切です。

また、新入社員や内定者など、初めて参加する人が多い場合は、アルコールだけでなくソフトドリンクもしっかり用意しておきましょう。

歓迎会の進行を決める

歓迎会の当日は、開会の挨拶から乾杯、歓談、交流企画、締めの挨拶まで、あらかじめ大まかな流れを決めておきましょう。

特に新入社員や内定者が参加する場合は、自己紹介や簡単な交流企画を取り入れると、参加者同士が会話するきっかけをつくりやすくなります。

時間	内容
18:30	受付開始
19:00	開会・幹事挨拶
19:05	歓迎の挨拶・乾杯
19:10	歓談
19:40	新入社員・内定者の自己紹介
20:00	交流ゲーム・企画
20:20	歓談
20:40	締めの挨拶
20:50	閉会

自己紹介やゲームなどの企画を多く入れすぎると、参加者同士が自由に話せる時間が少なくなってしまいます。

歓迎会では、企画を1～2個程度に絞り、歓談の時間もしっかり確保することがポイントです。新入社員や内定者が参加者と話す時間をつくることを意識しましょう。

歓迎会を盛り上げる企画・ゲームアイデア

歓迎会では、新しく加わったメンバーが既存の参加者と会話しやすくなるような企画を取り入れるのがおすすめです。

新入社員・内定者の自己紹介

歓迎会の定番企画のひとつが、新入社員や内定者による自己紹介です。

名前や所属だけでなく、趣味や好きなものなどを一言加えてもらうと、その後の会話のきっかけをつくりやすくなります。

共通点探しゲーム

グループ内で「同じ出身地」「同じ趣味」「好きなスポーツ」などの共通点を探すゲームです。

初対面の参加者同士でも自然に会話が生まれやすいため、新入社員や内定者との交流を目的とした歓迎会に向いています。

会社・部署クイズ

会社の歴史や社内制度、部署に関する問題を出題する企画です。

新入社員や内定者に会社について知ってもらうきっかけになるほか、既存社員も楽しみながら参加できます。プロジェクターや大型モニターを利用すれば、写真や動画を使った演出も可能です。

チーム対抗ゲーム

参加者を複数のチームに分け、クイズやゲームの得点を競う企画です。

新入社員や内定者と既存社員を混ぜてチームをつくることで、普段は話す機会が少ない人同士の交流にもつながります。

歓迎会当日の持ち物チェックリスト

受付用品

□ 参加者リスト
□ 名札・ネームホルダー
□ 筆記用具
□ 受付案内
□ 会場案内図
□ 遅刻・欠席者の連絡先一覧
□ 予備の名札

運営用品

□ 司会進行台本
□ タイムスケジュール
□ 座席表
□ スタッフ配置表
□ 緊急連絡先
□ 景品
□ ゲーム用備品
□ 養生テープ
□ はさみ
□ 延長コード
□ 電源タップ
□ モバイルバッテリー

映像・音響関係

□ 投影用パソコン
□ 予備のパソコン
□ HDMIケーブル
□ 変換アダプター
□ USBメモリー
□ プレゼンテーション資料
□ ゲーム用資料
□ BGMデータ
□ マイク
□ マイク用の予備電池

歓迎会で使用する投影資料やゲーム用データは、使用するパソコンだけでなく、USBメモリーやクラウドにも保存しておきましょう。

当日にパソコンや接続機器のトラブルが発生した場合でも、別の端末から対応できるように準備しておくと安心です。

歓迎会でよくある失敗

新入社員・内定者が一人になってしまう

歓迎会では、新しく加わったメンバーが参加者の輪に入りやすいようにすることが大切です。

席を固定したままにすると、隣の人以外とは話す機会が少なくなってしまう場合があります。席替えや簡単な交流企画を取り入れたり、自由に移動できる時間を設けたりすると、さまざまな人と話すきっかけをつくれます。

特に参加人数が多い場合は、参加者が自由に動いて交流できる広さのある会場を選ぶこともポイントです。

プログラムを詰め込みすぎる

自己紹介やゲーム、余興などをたくさん用意すると、参加者に楽しんでもらえそうに感じます。

しかし、企画を詰め込みすぎると、参加者同士が自由に会話する時間がなくなってしまいます。歓迎会の目的が交流であれば、企画は1～2個程度に絞り、歓談の時間もしっかり確保しましょう。

会場が人数に合っていない

会場が狭すぎると参加者が移動しにくく、料理を取りに行ったり、ほかの参加者と交流したりすることが難しくなります。

反対に、広すぎる会場では参加者同士の距離が離れてしまい、交流しにくくなる場合もあります。

収容人数だけでなく、実際に使用するレイアウトや飲食スペース、交流企画に必要なスペースまで考えて会場を選びましょう。

飲食の手配が足りない

参加人数だけを基準に料理を用意すると、料理が足りなくなったり、反対に余りすぎたりする可能性があります。

参加者の年齢層や開催時間、飲酒の有無なども考慮し、適切な量を手配しましょう。

また、新入社員や内定者の食物アレルギーや食事制限がないか、事前に確認しておくことも大切です。

機材の動作確認をしていない

ゲームや自己紹介、会社紹介などでプロジェクターやモニター、マイクを使用する場合、接続端子や変換アダプターが合わず、当日に使用できないケースがあります。

可能であれば事前に会場で接続テストを行い、当日も開始前に映像・音響を確認しましょう。

幹事だけが忙しくなってしまう

受付、司会、飲食物の受け取り、ゲームの進行、写真撮影などを一人で担当すると、幹事自身が新入社員や参加者と交流する時間がなくなってしまいます。

受付、進行、タイムキープ、撮影などの役割を分担し、複数人で運営できる体制をつくりましょう。

事前に役割分担を決めておけば、当日の混乱を防ぎやすくなり、幹事も歓迎会を楽しみやすくなります。

歓迎会終了後のフォローも忘れずに

歓迎会は、当日が終わればすべて完了というわけではありません。

特に新入社員や内定者にとっては、歓迎会での交流がその後の社内コミュニケーションにつながることもあります。終了後にお礼を伝えたり、撮影した写真を共有したりすることで、イベント後のコミュニケーションにもつなげられます。

アンケートを実施する場合は、次のような質問を設定すると今後の開催にも活用できます。

• 歓迎会全体の満足度
• 印象に残った企画
• 参加者同士の交流のしやすさ
• 料理・飲み物について
• 会場について
• 新入社員・内定者との交流について
• 次回参加したい企画
• 改善してほしい点

参加者から集めた意見を次回の会場選びや企画、飲食の手配に反映することで、次回以降の歓迎会をより良いものにできます。

歓迎会に関するよくある質問

Q. 歓迎会の準備はいつから始めるべきですか？

参加人数や会場規模にもよりますが、1～2か月前から準備を始めるのがおすすめです。

特に新入社員や内定者が多く参加する歓迎会や、大人数で開催する場合は、日程と会場だけでも早めに決めておきましょう。

Q. 歓迎会の所要時間はどのくらいですか？

一般的には2時間程度がひとつの目安です。

自己紹介やゲーム、交流企画などを行う場合は、それぞれに必要な時間を考慮してスケジュールを組みましょう。企画を詰め込みすぎず、歓談の時間を確保することも大切です。

Q. 歓迎会ではどんな会場がおすすめですか？

参加人数や歓迎会の目的によって異なりますが、新入社員や内定者が参加者と交流しやすく、飲食や必要な設備に対応できる会場がおすすめです。

大人数なら広いイベントスペース、部署やチーム単位なら会話しやすい規模の会場、新入社員・内定者との交流を重視するなら、自由に移動できる広い空間のある会場など、歓迎会の目的に合わせて選びましょう。

まとめ｜チェックリストを活用して歓迎会を成功させよう

歓迎会は、新入社員や内定者を迎え入れるだけでなく、参加者同士が交流を深め、新しい人間関係を築くきっかけにもなるイベントです。

幹事が押さえておきたいポイントは、次の7つです。

1. 歓迎会の目的と予算を決める
2. 日程と会場を確保する
3. 参加者情報を確認する
4. 飲食・ケータリングを手配する
5. 自己紹介やゲームなどの企画を決める
6. 当日の役割分担と進行を確認する
7. 開催後のフォローを行う

チェックリストを活用して準備状況を共有すれば、抜け漏れを防ぎながら、複数の担当者で効率よく準備を進められます。

また、会場を選ぶ際は、参加人数だけでなく、歓迎会の目的や参加者同士の交流のしやすさ、飲食の有無、必要な設備なども確認することが重要です。

TIME SHARINGでは、大人数の歓迎会から、部署・チーム単位の少人数の歓迎会、新入社員や内定者との交流を重視した歓迎会まで、用途や人数に合わせて会場を探せます。

アクセス、収容人数、設備、飲食の可否などを確認しながら、自社の歓迎会に合った会場を探してみてはいかがでしょうか。