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「謝恩会の幹事になったものの、何から準備すればよいか分からない」

「先生や参加者に楽しんでもらえる会にしたいけれど、会場や飲食、当日の進行など、準備することが多くて整理できていない」

このようなお悩みを抱えている幹事の方も多いのではないでしょうか。

謝恩会は、卒業や修了などの節目に、お世話になった先生や関係者へ感謝を伝える大切な機会です。

一方で、参加人数の取りまとめや会場選び、飲食の手配、先生への案内、当日の進行など、幹事が準備することは意外と多くあります。

本記事では、謝恩会の準備を開催1～2か月前から当日・終了後まで、時系列で整理しました。

初めて謝恩会の幹事を担当する方も、チェックリストとしてぜひご活用ください。

謝恩会とは？開催する目的や内容

謝恩会とは、卒業生や保護者などが、学校生活や学びのなかでお世話になった先生、教授、講師などに感謝の気持ちを伝えるために開催する会です。

卒業式や修了式の後に開催されることが多く、学生や卒業生だけでなく、先生や関係者が参加する場合もあります。

会の内容は開催する学校や参加者によって異なりますが、食事や歓談を中心に、先生への挨拶や花束・記念品の贈呈、思い出の写真や動画の上映などを行うケースがあります。

謝恩会を開催する目的としては、主に次のようなものが挙げられます。

目的	おすすめの内容
先生へ感謝を伝える	代表者からの挨拶、花束・記念品の贈呈
卒業の節目を祝う	乾杯、食事、歓談
学生同士で思い出を振り返る	写真・動画の上映、思い出トーク
先生や参加者との交流を深める	歓談、テーブルごとの交流
思い出に残る時間をつくる	メッセージ企画、記念撮影

謝恩会では、企画を盛り込むことだけが目的ではありません。先生への感謝をきちんと伝えられる時間と、参加者同士が卒業前のひとときを楽しめる時間の両方を確保することが大切です。

謝恩会の幹事チェックリスト一覧

まずは、謝恩会の準備項目を時系列で確認しましょう。

開催1～2か月前まで

□ 謝恩会を開催する目的を決める
□ 開催候補日を決める
□ 先生・関係者の参加予定を確認する
□ 参加予定人数を確認する
□ 全体予算を決める
□ 会場候補を探す
□ 会場の空き状況を確認する
□ 会場を仮予約する
□ 飲食の有無を決める
□ 謝恩会の形式を決める
□ 幹事・運営メンバーを決める
□ 感謝を伝える企画を検討する

開催1か月前まで

□ 会場を正式に予約する
□ 参加者へ開催日時と会場を案内する
□ 出欠確認を行う
□ ケータリングや飲食を手配する
□ 謝恩会のプログラムを決める
□ 司会者を決める
□ 先生への感謝を伝える方法を決める
□ 花束・記念品・メッセージなどを準備する
□ 写真や動画を使用する企画を決める
□ 必要な備品・機材を確認する
□ 当日の運営担当者を決める

開催2週間前まで

□ 最終的な参加人数を確認する
□ 会場へ参加人数を連絡する
□ ケータリングや飲食の数量を確認する
□ 座席・テーブルレイアウトを決める
□ 司会進行台本を作成する
□ 花束・記念品などを準備する
□ 写真や動画、メッセージを回収する
□ 投影資料や動画を完成させる
□ タイムスケジュールを関係者へ共有する
□ アレルギーや食事制限を確認する
□ 登壇者や挨拶を担当する人を確認する

開催1週間前から前日まで

□ 最終参加人数を会場・ケータリング会社へ連絡する
□ 司会進行台本を最終確認する
□ 花束・記念品・メッセージを最終確認する
□ 写真・動画上映のリハーサルを行う
□ PC・プロジェクター・モニターを確認する
□ マイク・音響設備を確認する
□ 投影資料のバックアップを用意する
□ 名札や席札を準備する
□ 参加者へリマインドを送る
□ 会場の入退室方法を再確認する
□ 当日の集合時間・役割分担を共有する

開催当日

□ 予約時間から会場に入り、設営を始める
□ 受付を設置する
□ 参加者リストを準備する
□ 名札・ネームカードを準備する
□ テーブル・椅子を配置する
□ 花束や記念品を準備する
□ 音響・映像設備を最終確認する
□ 司会・登壇者へ当日の流れを説明する
□ 先生や主な来賓を案内する
□ 参加者の遅刻・欠席を管理する
□ 司会進行とタイムキープを行う
□ 写真撮影を行う
□ 忘れ物・落とし物を確認する
□ ゴミ処理・原状復帰を行う

開催後

□ 参加者や先生へお礼の連絡を送る
□ 写真や動画を共有する
□ 会場費・飲食費などの精算を行う
□ 請求書・領収書を確認する
□ 予算の実績をまとめる
□ アンケートを実施する
□ 良かった点・改善点を記録する

開催1～2か月前｜目的・日程・予算を決める

謝恩会を開催する目的を明確にする

最初に決めたいのが、謝恩会をどのような会にしたいのかという目的です。

「先生へ感謝を伝える」という目的は共通していても、開催する謝恩会によって重視したいことは異なります。

例えば、次のように目的を整理してみましょう。

• 先生へ感謝の気持ちをしっかり伝えたい
• 卒業生全員で思い出を振り返りたい
• 先生と学生がゆっくり交流できる時間をつくりたい
• 写真や動画を使った演出を行いたい
• 食事や歓談を中心に、リラックスして楽しみたい
• 卒業前の思い出に残るイベントにしたい

目的が決まると、必要な会場の広さやレイアウト、企画内容も考えやすくなります。
例えば、写真や動画の上映をメインにする場合は映像設備を確認する必要があります。
一方で、歓談を中心にしたい場合は、参加者同士が会話しやすいレイアウトをつくれる会場が向いています。

最初に「どのような時間にしたいか」を幹事メンバーで共有しておくと、その後の準備を進めやすくなります。

謝恩会の日程と参加者を決める

謝恩会の日程を決める際は、卒業式や修了式などのスケジュールだけでなく、先生や主な参加者が参加できるかどうかも確認しましょう。

卒業シーズンは、学校行事やほかの予定と重なることもあります。候補日を複数用意し、早めに参加可否を確認しておくと安心です。

参加者を確認するときは、人数だけでなく次のような情報も整理しておきましょう。

• 先生や教授、講師などの参加人数
• 卒業生の参加人数
• 保護者や関係者の参加有無
• 食事制限やアレルギー
• 飲酒の有無
• 当日の緊急連絡先

特に、先生への案内や出欠確認は早めに行うことが大切です。

会場選びや飲食の手配にも影響するため、参加人数の目安をできるだけ早い段階で把握しておきましょう。

謝恩会の予算を決める

謝恩会では、会場費だけでなく飲食費や記念品代、企画にかかる費用なども必要になります。主な費用としては、次のようなものがあります。

• 会場費
• ケータリング・飲食費
• 飲料費
• 花束・記念品代
• 映像・音響機材費
• 装飾費
• 印刷費
• 写真・動画制作費
• 企画に必要な備品費

参加人数が変更になる可能性も考え、予算にはある程度の余裕を持たせておくと安心です。

会場費、飲食費、記念品代などに分けて予算を管理すると、どこにどれくらい費用がかかっているのか把握しやすくなります。

謝恩会の会場選びチェックリスト

謝恩会では、先生へ感謝を伝える時間と、参加者同士が交流する時間の両方を考えて会場を選ぶことが大切です。

特に、挨拶や記念品の贈呈、写真・動画の上映などを予定している場合は、単純に参加人数が収まるかどうかだけでなく、必要な設備やレイアウトまで確認しておきましょう。

会場を選ぶ際の確認項目

□ 参加人数に適した広さか
□ 希望する人数や形式に対応したレイアウトにできるか
□ 先生や参加者がアクセスしやすい場所か
□ 着席・立食など希望する形式に対応しているか
□ 歓談や写真撮影に必要なスペースを確保できるか
□ ケータリングを利用できるか
□ 飲食物の持ち込みが可能か
□ プロジェクターやスクリーン、モニターを利用できるか
□ マイク・スピーカーなどの音響設備があるか
□ Wi-Fi環境があるか
□ 受付スペースを確保できるか
□ 花束や記念品を一時的に置く場所を確保できるか
□ 開始前の準備時間を確保できるか
□ キャンセル規定を確認したか
□ ゴミ処理・原状復帰の方法を確認したか

謝恩会では、式典のように進行する時間と、参加者が自由に交流する時間があるため、当日の流れをイメージしながら会場を選ぶことが重要です。

例えば、挨拶や映像上映を行うなら、参加者全員が前方を見やすいレイアウトにできるかを確認しましょう。
歓談や食事の時間を長く取りたい場合は、テーブル配置や参加者の移動しやすさも考慮する必要があります。

ここからは、謝恩会の開催スタイルに合わせて選びやすい3つのレンタルスペースを紹介します。

謝恩会の飲食・ケータリングを手配する

謝恩会では、食事や飲み物を囲みながら先生や参加者同士で会話する時間も大切です。

会場によって飲食物の持ち込み可否やケータリングの利用条件が異なるため、会場を予約する前に確認しておきましょう。

飲食手配のチェック項目

□ 飲食可能な会場か
□ ケータリングに対応しているか
□ 飲食物の持ち込みが可能か
□ アルコールを提供できるか
□ 参加人数に合わせて料理を手配したか
□ 先生や参加者の食事制限を確認したか
□ ソフトドリンクを用意したか
□ 料理や飲み物を置くスペースを確保したか
□ ゴミ処理方法を確認したか
□ 飲食物の搬入時間を確認したか

謝恩会では、先生や幅広い年齢層の参加者が集まる場合もあるため、料理だけでなく飲み物の種類にも配慮しておくことが大切です。

また、食事を楽しむことが目的ではなく、感謝を伝えたり思い出を振り返ったりすることが中心になる場合もあります。

プログラムの時間を詰め込みすぎず、食事や歓談を楽しめる時間を確保しておきましょう。

謝恩会の進行を決める

謝恩会の当日は、受付から開会、挨拶、感謝を伝える企画、歓談、記念撮影、閉会まで、あらかじめ大まかな流れを決めておくことが大切です。

特に、先生への挨拶や花束・記念品の贈呈、映像上映などを行う場合は、誰がいつ登壇するのかを事前に確認しておきましょう。

例えば、次のような流れで進行できます。

時間	内容
14:00	受付開始
14:30	開会・司会挨拶
14:35	代表者挨拶
14:40	乾杯
14:45	歓談
15:15	感謝を伝える企画（メッセージ・動画上映・花束贈呈）
15:45	先生からの挨拶
16:00	記念撮影
16:10	締めの挨拶
16:15	閉会

企画を多く入れすぎると、先生や参加者がゆっくり話す時間が少なくなってしまいます。

謝恩会では、「感謝を伝える時間」「参加者同士で過ごす時間」「思い出を残す時間」のバランスを意識してプログラムを組みましょう。

謝恩会でおすすめの企画・演出アイデア

謝恩会では、先生への感謝を伝えたり、学生生活の思い出を振り返ったりできる企画を取り入れるのがおすすめです。

先生へのメッセージ

参加者から先生へメッセージを伝える、謝恩会の定番企画です。

代表者から挨拶をするだけでなく、参加者から集めたメッセージをまとめて紹介する方法もあります。

事前にメッセージを集めておけば、当日の進行時間を調整しやすくなります。

思い出の写真・動画上映

学校生活や学生生活で撮影した写真や動画をまとめて上映する企画です。

入学当初から現在までの写真を時系列で紹介したり、参加者から写真を募集したりすると、さまざまな思い出を振り返ることができます。

上映を行う場合は、会場の映像設備や接続方法を事前に確認しておきましょう。

花束・記念品の贈呈

先生へ直接感謝を伝えられる企画として、花束や記念品の贈呈があります。

贈呈する人、渡すタイミング、写真撮影をする人などを事前に決めておくと、当日の進行がスムーズです。

複数の先生へ贈呈する場合は、名前を呼ぶ順番もあらかじめ決めておきましょう。

思い出クイズ

学生生活や学校生活に関するクイズを出題する企画です。

「入学当初の写真は誰か」「印象に残っている出来事は何か」など、参加者全員で楽しめる内容にすると、自然に会話が生まれやすくなります。

写真や映像を使用する場合は、事前にデータの動作確認も行っておきましょう。

謝恩会当日の持ち物チェックリスト

受付用品

□ 参加者リスト
□ 名札・ネームホルダー
□ 筆記用具
□ 受付案内
□ 会場案内図
□ 遅刻・欠席者の連絡先一覧
□ 予備の名札

運営用品

□ 司会進行台本
□ タイムスケジュール
□ 座席表
□ 緊急連絡先
□ 花束
□ 記念品
□ メッセージカード
□ 養生テープ
□ はさみ
□ 延長コード
□ 電源タップ
□ モバイルバッテリー

映像・音響関係

□ 投影用パソコン
□ 予備のパソコン
□ HDMIケーブル
□ 変換アダプター
□ USBメモリー
□ 写真・動画データ
□ プレゼンテーション資料
□ BGMデータ

謝恩会で使用する写真や動画のデータは、使用するパソコンだけに保存するのではなく、USBメモリーやクラウドにも保存しておくと安心です。

当日にパソコンや接続機器のトラブルが発生した場合でも、別の端末から対応できるように準備しておきましょう。

謝恩会でよくある失敗

先生への案内が遅くなってしまう

謝恩会では、先生や関係者の参加予定を早めに確認することが大切です。

卒業シーズンは、式典やほかの行事などで予定が埋まっていることもあります。

開催日時が決まったら、まずは主な参加者へ早めに連絡し、その後、詳細を案内するようにするとスムーズです。

プログラムを詰め込みすぎる

動画上映や挨拶、ゲーム、記念品贈呈など、謝恩会ではさまざまな企画を考えたくなるものです。

しかし、企画を詰め込みすぎると、参加者同士が自由に話したり、先生へ直接感謝を伝えたりする時間が少なくなってしまいます。

企画は目的に合わせて絞り、歓談や写真撮影の時間も確保しましょう。

会場が人数や内容に合っていない

会場が狭すぎると、参加者が移動しにくく、食事を取ったり写真を撮ったりすることが難しくなります。

反対に、参加人数に対して広すぎる会場では、参加者同士の距離が離れてしまう場合もあります。

収容人数だけでなく、使用するレイアウトや飲食スペース、映像上映や記念品贈呈に必要なスペースまで考えて会場を選びましょう。

謝恩会の会場を探す際は、貸し会議室やレンタルスペースも選択肢のひとつです。会の目的に合わせてレイアウトや設備を確認できるため、式典的な進行と歓談を組み合わせたい場合にも検討しやすいでしょう。

映像・音響機材の確認をしていない

思い出の写真や動画を上映する場合、接続端子や変換アダプターが合わず、当日に映像を映せないケースがあります。

会場の設備を確認するだけでなく、使用するパソコンとの接続方法も事前に確認しましょう。

可能であれば、当日と同じ機材を使用して事前にテストしておくと安心です。

幹事だけが忙しくなってしまう

受付、司会、先生の案内、飲食物の受け取り、写真撮影、タイムキープなどを一人で担当すると、幹事自身が謝恩会を楽しむ余裕がなくなってしまいます。

受付、進行、撮影、先生の対応など、役割を複数人で分担しましょう。

事前に役割分担を決めておけば、当日の混乱を防ぎやすくなります。

謝恩会終了後のフォローも忘れずに

謝恩会は、当日が終わればすべて完了というわけではありません。

参加してくれた先生や関係者、参加者へお礼を伝えたり、撮影した写真を共有したりすることで、最後まで気持ちよくイベントを締めくくることができます。

アンケートを実施する場合は、次のような質問を設定すると、今後のイベント開催にも活用できます。

• 謝恩会全体の満足度
• 印象に残った企画
• 先生や参加者と交流できたか
• 料理・飲み物について
• 会場について
• 進行について
• 次回改善してほしい点

また、会場費や飲食費、記念品代などの精算も忘れずに行いましょう。

今回の準備で良かった点や改善点を記録しておくと、次回以降に同じようなイベントを開催する際にも役立ちます。

謝恩会に関するよくある質問

Q. 謝恩会の準備はいつから始めるべきですか？

参加人数や会場規模にもよりますが、1～2か月前から準備を始めるのがおすすめです。

特に卒業シーズンは会場の予約が集中する場合もあるため、日程と会場はできるだけ早めに検討しましょう。

Q. 謝恩会の会場はどう選べばよいですか？

参加人数だけでなく、謝恩会の内容に合わせて選ぶことが大切です。

食事や歓談を中心にする場合は交流しやすいレイアウト、写真や動画を上映する場合は映像設備、先生への挨拶や記念品贈呈を行う場合は参加者全員が見やすい空間を確保できるかを確認しましょう。

貸し会議室やレンタルスペースを利用する場合も、飲食の可否や利用できる設備を事前に確認しておくと安心です。

Q. 謝恩会ではどのような企画がおすすめですか？

先生へのメッセージ、花束や記念品の贈呈、思い出の写真・動画上映など、感謝や思い出をテーマにした企画がおすすめです。

ただし、企画を詰め込みすぎず、先生や参加者がゆっくり会話できる時間も確保しましょう。

Q. 謝恩会で映像を上映する場合、何を準備すればよいですか？

動画データだけでなく、再生用のパソコン、接続ケーブル、必要に応じて変換アダプターなどを準備します。

会場のプロジェクターやスクリーン、モニターの有無と接続方法を事前に確認し、可能であれば本番前に動作確認をしておくと安心です。

まとめ｜チェックリストを活用して謝恩会を成功させよう

謝恩会は、お世話になった先生へ感謝を伝えるとともに、参加者同士で卒業前の思い出を共有できる大切なイベントです。

幹事が押さえておきたいポイントは、次の7つです。

1. 謝恩会の目的と予算を決める
2. 日程と会場を早めに確保する
3. 先生や参加者の出欠を確認する
4. 飲食・ケータリングを手配する
5. 感謝を伝える企画や演出を決める
6. 当日の役割分担と進行を確認する
7. 開催後のフォローと精算を行う

チェックリストを活用して準備状況を共有すれば、抜け漏れを防ぎながら、複数の幹事で効率よく準備を進められます。

また、会場を選ぶ際は、参加人数だけでなく、謝恩会の目的や進行内容、飲食の有無、映像や音響設備なども確認することが重要です。

TIME SHARINGでは、少人数での謝恩会から大人数が集まるイベントまで、用途や人数に合わせて貸し会議室・レンタルスペースを探せます。
アクセス、収容人数、設備、飲食の可否などを確認しながら、自分たちの謝恩会に合った会場を選びましょう。