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公開日：2020/08/12

みなさんこんにちは。
東京では毎日多くの新型コロナウィルス感染者が報告されていますね。
私も関東に住んでいるので、かからないよう対策をしながら暮らしています。
生活習慣も、大きく変化しました。

 

コロナによる変化は、日々多くのところで起こっています。
その中でも働き方における変化は特に著しく、
ビジネスの現場では「見える化」や「可視化」といったワードをよく耳にするようになりました。

 

しかし漠然と理解はしつつも、いざ具体的に業務の「見える化」や「可視化」をするとなると「どうすればいいかよく分からない」という声も多いのではないでしょうか。
今回は、そんな「見える化」についてお話ししていきます。

 

最近よく耳にする『見える化』とは？

「見える化」とは、主に企業活動においてどのような業務がどのような流れで行われているのか「業務プロセス（計画・実施・評価など）の実態」をグラフや図表などを用いて目に見えるようにすることです。
これを簡単に言うと、
「いつ・どこで・誰が・何をしているか」を可視化し把握できる状態にするということです。

 

例えば、営業マンが営業に行く際、顧客管理をその人ひとりに任せきりにしていると、
その営業マンしか売り上げの管理ができません。
しかし、多くの営業マンが顧客情報や活動内容をデータ化しておけば、
多様なノウハウを持って営業活動ができるのです。

 

「見える化」という表現がはじめて使われたのは、
1998年に現トヨタ自動車株式会社の岡本渉が発表した「生産保全活動の実態の見える化」という論文です。
トヨタの生産ラインでは、「アンドン」と呼ばれる生産ラインの異常を知らせるランプを設置し、ランプの色によって異常の発生とどのような種類の異常かを瞬時に「みんなに見える」ようにしました。

 

『見える化』と『可視化』、違いはある？

「見える化」と同じような意味で使われることの多い「可視化」。
言葉の意味は似ているのですが、実は大きな点で違うとされています。

 

「見える化」も「可視化」も見えないものが見えるようになっている点では同じです。

 

＊顧客ニーズや従業員のやる気、スキルなど実際に目に見えないものを目に見える状態にするのが「可視化」

＊「見える化」は「可視化」に加えて見たいと思わないときでも強制的に見えるようになっており、改善のためのフィードバックやアクションを起こせるようになっている

 

この点を理解していないと、「見える化」したつもりで「可視化」にとどまっているかもしれません。

 

「可視化」だけだと、問題意識のある人だけにしか見えなかったり、
改善のためのアクションを起こせなかったりします。
それにより、問題点の共有や改善ができなくなってしまうのです。

 

自ら考えて自ら行動する職場となるためには、自分たちの考えていること、
行動していることの今、この瞬間の状態を客観的に見ることができなければならないのです。

 

オフィスにおける『見える化』で期待されること

オフィスにおける「見える化」で期待されることとして、以下の3点が挙げられます。

 

＊風通しの良いオープンな環境づくり

＊テレワーク中の状況把握

＊勤怠状況の改善

 

特に、テレワーク中の状況把握はこの新型コロナウィルスの影響下では重要と言えます。
見える化をしておかないと従業員ごとの活動内容をしっかりと把握できません。
課題を解決するためには正確な要因を知る必要がありますが、
そもそもその課題自体に気付いていないと対処できないですよね。
そのため、可視化されていない情報にどんなものがあるかを考え、見える化すべき情報の種類を選定していくのも重要です。

 

また、勤怠状況の改善もテレワーク中の状況把握と密接な関係があります。
スケジュールを見える化しておくことで、経営側が各従業員の業務状況やタスクを見られるようになります。
そのため、全社的な生産性の向上も可能となるのです。

 

タスクやその成果の『見える化』

コロナの影響によりテレワークが推進され始めた3月半ば頃より、Web会議やオンラインストレージといった、自宅からの業務を可能にするツールが話題になりましたよね。
その後、テレワークが猛スピードで広がると、多くの企業でその利点と課題が明確になりました。
そうすると、次は生産性の向上にフォーカスが移ってきます。

 

メンバーが能動的・自律的に動けるよう、
タスク管理ツールを使って仕事の「見える化」を促進し、生産性を向上させる必要があります。
従業員が力を発揮できる環境整備やマネジメント手法へと意識を向けていくことは、
モチベーションの維持にもつながります。

 

もちろん、「チームで仕事の状況を見える化」する利点として、
上記で説明したように進捗が見えやすいというメリットもあります。

 

Trello（トレロ）やAsana（アサナ）などの専用ツールでは、
誰がどの仕事を行っているかがひと目で分かるようになります。
自分の会社や部署、プロジェクトに合ったツールを導入し、
見える化を進めていく企業は徐々に増え始めています。

 

勤怠状況や社員のストレス状況の『見える化』

新型コロナウイルスは「目に見えない」という恐怖だけでなく、
テレワークという働き方の急激な変化、一方では外出自粛要請でも電車やバスで通勤しなければならない不安、プレッシャーの強い目標の未達、顕在化した家庭不和や家族間のトラブル、など様々なストレス要因によってメンタルや体の不調を抱えるワーカーが増加する懸念があります。

 

現代的な言い方では「心が折れる」という表現で表されますが、テレワークは孤独を感じやすく、孤独は心身の健康に影響する大きなファクターであり、また、コロナによる休業や失業は自殺のリスクの一つとなります。
慣れない間はテレワーククライシスを起こしやすくもなります。

 

勤怠状況や社員のストレスを「見える化」によって発見し、対応してゆく必要があります。
不調の早期発見と早期対応のための産業医や保健師等による相談窓口を拡充したり、実際に顔を合わせられる場所（もちろん密を回避出来る広さがあることが必要）を設けたりしなくてはならないでしょう。

 

重要！見える化によるオープンさ

「見える化」と「可視化」の違い、メリット、
そして「見える化」を進めるための意識についてお話ししてきました。

 

仕事のパフォーマンスを高めるために見える化は役に立ちます。
目に見えるようにすることで問題点に気づくことができ、それらを共有でき、
改善のための対策を効果的に行っていくことができます。

 

ただ、「見える化」は「可視化」とは異なり、
単に業務を見えるようにするだけではなく現状を改善するため能動的に施行していく必要があります。

 

コロナによるテレワークの普及で、コミュニケーションに苦戦している企業もあります。
そんなwithコロナ時代の今、企業にとって必要不可欠な「業務の効率化」を行うにも「見える化」によるオープンさが重要となるのです。
見える化は、人に行動を開始させ、オフィスをいい意味で変えるきっかけになり得ます。

 

上手な「見える化」でオフィスを変えていきませんか？

 

＼見える化の一役に／
レンタルスペース検索サイトTIME SHARING（タイムシェアリング）

 

 

最後までお読みいただきありがとうございました。

執筆：仲野識（なかの しき）