同窓会幹事必読！成功するための準備と当日の進行方法
事前準備リスト
1.最適な開催場所の選び方
同窓会の開催場所を選ぶ際には、参加者の便宜性や予算などを考慮する必要があります。
交通の便が良く、アクセスしやすい場所が理想的です。
また、参加者の住んでいる地域の近くで開催することで、参加者の負担を減らすことができます。
2.同窓会の開催日程の調整方法
まずは、参加者アンケートを実施し、参加可能な日程を確認しましょう。
週末や祝日に参加しやすい傾向にあるため、それを踏まえた日程を選ぶことが重要です。
さらに、早めに事前告知を行うことで、予定を組みやすくすることができます。
3.開催場所と日程の連絡方法
参加者の連絡グループを作成し、詳細な案内や日程のリマインドを送ることで、参加者が予定を把握しやすくなります。
また、同窓会専用のウェブサイトやブログを作成し、開催場所や日程の情報を掲載することも有効です。
4.予算と費用の管理について
予算の設定は参加者の人数と支出を考慮し決めましょう。
「会場費」「経費（備品代・景品代）」を算出し決定します。
参加予定者のキャンセルや突発的な費用の可能性に備えて予備費を設定しておくのがおすすめです。
5.プログラムの企画と運営について
◾️近況報告と思い出話
参加者それぞれが最近の近況を報告し、また学生時代の思い出話を共有する時間を設けます。
このプログラムでは、各クラスやグループごとに席を移動する形式が良いでしょう。
◾️クイズ大会
学校生活や地元に関するクイズを出題し、参加者に答えてもらう形式の大会です。
例えば、校歌の歌詞や校内の特徴的な場所の写真を見せて、それに関する質問を出すなどの工夫ができます。
◾️音楽・ダンスパフォーマンス
地元の才能を活かして、音楽やダンスのパフォーマンスを行うステージを設けます。
特に卒業生が活躍している場合は、その人に出演してもらうと盛り上がります。
6.同窓会の幹事が作成すべきもの
◾️予算書
同窓会の予算を計画し、会場費、飲食代、プログラムの費用などを詳細に記載した予算書を作成します。
予算の収支は全体に報告すると参加者も安心します。
◾️プログラム表
当日のスケジュールやプログラム内容をまとめた表を作成します。
参加者に配布するプログラム表や、スタッフが運営に必要な詳細が記載された運営スケジュールも含めます。
◾️参加者リスト
参加者の名前、クラス・コース、連絡先などを一覧化したリストを作成します。
これは、参加者の把握や当日の受付で役立ちます。
◾️座席表
イベント会場での座席配置を示した表を作成します。
特に食事会やフォーマルなイベントでは必要です。
◾️アンケートフォーム
参加者の希望や意見を集めるためのアンケートフォームを作成します。
同窓会後の改善点や次回の計画に役立ちます。
◾️案内状・招待状
参加者にイベントの日時・場所・内容を伝えるための案内状や招待状を作成します。
また、参加の可否の返事を促すための手段としても活用されます。
これらの作成物は、最近ではデータで作成し共有することで、参加者もスムーズに確認することができます。
当日の進行とアテンド
会場の準備とセッティング
音響やプロジェクターのセッティングなどを事前にセッティングしましょう。
参加者が到着した際には準備ができてるのが理想的です。
スケジュールの管理と案内
当日のイベントがスムーズに進行するためには、スケジュール管理が必要です。
適宜時間を確認しつつ、イベントを進行しましょう。
また、スケジュールは事前に共有しておくことで当日スムーズにイベントを進行することができます。
同窓会後のアフターフォロー
参加者への感謝のメッセージ
同窓会後、参加者全員にお礼のメッセージを送ることが重要です。
参加してくれたことへの感謝と共に、感想等を伝えます。
写真や映像の共有
イベントで撮影した写真や映像を集め、参加者と共有します。
特にSNSを利用して、イベントの雰囲気や思い出を振り返れるようにします。
アンケートの実施
参加者にアンケートを送付し、イベントの改善点や次回の希望を集めます。
参加者のフィードバックをもとに、次回の同窓会の計画を立てる際の参考にします。
次回の同窓会の予告
次の同窓会の予定や計画を参加者に事前に知らせます。
また、参加者の連絡先を更新し、次回も参加してもらえるようにします。
東京でおすすめの同窓会会場４選
Glade Park渋谷
会場入り口には受付があり、サブフロアには大きなバーカウンターが！
会場内にはマイク・音響設備・プロジェクター・スクリーンなど役立つ備品を完備しています！
モニターが多数設置されているため、同窓会ならではのカラオケ大会やビンゴ大会なども行いやすいのが特徴です。
◆渋谷駅 A0出口より徒歩1分
◆営業時間 06:00 ～ 24:00 ※時間外利用はご相談ください
◆収容人数 立食最大：～350名
◆喫煙可否 指定場所のみ
◆飲食可否 パーティ・飲み会可
Glade Park 新宿
ヒルトン東京の地下1Fに生まれた、緑溢れる公園のようなイベント会場。
ステージや演出機材なども完備しています！
◆西新宿駅２番出口より徒歩2分
◆営業時間 9:00 ～ 22:00
◆収容人数着席最大：～56名 立食最大：～120名
◆飲食可否 パーティ・飲み会可
Glade Park 表参道
メインフロアはマイク・音響設備・プロジェクター・スクリーンなど役立つ備品を完備。
調光・調色も可能で色んな使い道があります！
◆表参道駅 A3番出口より徒歩2分
◆営業時間 9:00~22:00
◆収容人数 立食120名、スクール形式75名、着席〜66名
◆飲食可否 パーティ・飲み会可！
EBISU SHOW ROOM
木目とレンガが同居するヨーロッパのカフェバーをイメージした空間は、白を基調としたナチュラルで明るい雰囲気のイベント会場。
会場内にはマイク・音響設備・プロジェクター・スクリーンなど役立つ備品を完備。
◆恵比寿駅西口より徒歩5分
◆営業時間 9:00 ～ 22:00
◆収容人数1F着席：～96名 1F立食：～100名 2階立食：～40名
◆飲食可否 パーティ・飲み会可！
