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はじめに

忘年会の幹事を任されたものの、「毎年参加者が少なくて困っている」「どんな案内メールを送ればいいかわからない」と悩んでいませんか？

実は、案内メールの書き方一つで忘年会の参加率は大きく変わります。

適切な文面と送信タイミングを心がけることで、参加率を30％以上向上させることも可能です。

本記事では、参加率が上がる忘年会の案内メールの書き方とすぐに使える文例を、シーン別に詳しく解説します。

参加率を上げる案内メールの基本構成

効果的な件名の付け方

メールの件名は、開封率を決める最も重要な要素です。

【重要】【○月○日まで回答必須】といった緊急性を示す表現を使うことで、受信者の注意を引くことができます。

効果的な件名の例：
・【12/15開催】忘年会のご案内（11/20までにご回答ください）
・【重要】2024年忘年会について（参加確認のお願い）
・🍻今年もお疲れ様でした！忘年会のお誘い🍻

絵文字を適度に使用することで、親しみやすさを演出し、開封率向上にもつながります。

読みやすいメール本文の構成

忘年会の案内メールは、必要な情報を簡潔に整理して伝えることが重要です。

基本的な構成は以下の通りです：
1. 挨拶・冒頭文（感謝の気持ち）
2. 忘年会の概要（日時・場所・費用）
3. 参加のメリット・魅力
4. 回答期限と方法
5. 問い合わせ先

箇条書きや表を使って視覚的にわかりやすくすることで、受信者が必要な情報を素早く把握できます。

シーン別：コピペで使える文例集

会社・職場向け忘年会の案内メール

件名：【12/20開催】忘年会のご案内（12/5までにご回答ください）

お疲れ様です。
総務部の○○です。

今年も残すところあとわずかとなりました。
皆様のご協力のおかげで、今年も多くの成果を上げることができました。

つきましては、一年間の労をねぎらい、来年への結束を深めるため、忘年会を開催いたします。

【忘年会詳細】
■日時：12月20日（金）19:00～21:00
■場所：○○ホテル 2階宴会場「桜」
■会費：5,000円
■内容：お食事・飲み放題・抽選会

今年は豪華賞品の抽選会もご用意しております！
ぜひ多くの皆様にご参加いただき、楽しいひとときを過ごしましょう。

参加・不参加のご回答を12月5日（木）までに、下記メールアドレスまでお送りください。

友達・サークル向け忘年会の案内メール

件名：🍻みんなお疲れ様！忘年会やります🍻（11/25まで返事ください）

お疲れ様！
幹事の○○です。

今年もあっという間でしたね～！
みんなで今年を振り返りながら、美味しいお料理とお酒で盛り上がりませんか？

【忘年会の詳細】
📅日時：12月15日（日）18:00～
📍場所：○○駅前の居酒屋「△△」（個室予約済み）
💰予算：一人4,000円程度
🎉内容：飲み放題付きコース＋ゲーム大会

今年頑張ったみんなで、楽しく締めくくりましょう！
久しぶりに会えるのを楽しみにしています。

参加できる人は、11月25日までに「参加します！」って返事ください。
質問があったら気軽に連絡してね！

参加率を高める心理テクニック

FOMO（見逃し不安）の活用

「参加しないと損をする」という心理を巧みに活用することで、参加率を向上させることができます。

効果的な表現例：
・「今年限定の特別企画をご用意しています」
・「○○さんからのサプライズ発表があります」
・「人気店のため、今回を逃すと次回の予約が困難です」

限定性や希少性を演出することで、受信者の参加意欲を高められます。

社会的証明の原理を活用

「多くの人が参加している」ことを伝えることで、参加への心理的ハードルを下げることができます。

効果的な表現例：
・「現在○名の方にご参加いただいております」
・「昨年は参加者全員から『楽しかった』とのお声をいただきました」
・「○○部長も参加予定です」

具体的な参加者数や著名な参加者を明示することで、安心感と参加意欲を同時に高められます。

送信タイミングと追加のコツ

最適な送信タイミング

案内メールの送信タイミングは、忘年会開催日の3～4週間前が最適です。

送信スケジュールの例：
・1回目：開催3週間前（初回案内）
・2回目：開催2週間前（リマインド）
・3回目：開催1週間前（最終確認）

火曜日～木曜日の午前10時～11時に送信することで、開封率が最も高くなる傾向があります。

月曜日は忙しく、金曜日は週末モードになるため、平日の中間日を狙うのがポイントです。

回答率を上げるフォローアップ

未回答者には個別にやさしくフォローアップすることで、回答率を大幅に改善できます。

フォローアップメールの例：
「お疲れ様です。忘年会の件でご連絡いたします。もしかするとメールが届いていない可能性もありますので、再度ご連絡させていただきました。お忙しい中恐れ入りますが、○日までにご回答いただけますでしょうか。」

催促ではなく、相手を気遣う姿勢を示すことで、良好な関係を保ちながら回答を促せます。

よくある失敗パターンと対策

避けるべきNG表現

参加率を下げてしまうNG表現を避けることで、より効果的な案内メールを作成できます。

NG表現の例：
・「参加は任意です」→ 参加しなくても良いという印象
・「忙しい方は無理しないでください」→ 不参加の言い訳を与える
・「詳細は後日お知らせします」→ 判断材料が不足

曖昧な表現や消極的な文言は避け、明確で前向きな表現を心がけましょう。

情報不足による参加見送りの防止

必要な情報が不足していると、参加を躊躇する原因になります。

必ず記載すべき情報：
・正確な日時と所要時間
・会場の住所とアクセス方法
・参加費用（飲み放題の有無等）
・ドレスコード（カジュアル可等）
・キャンセル期限

参加者が安心して判断できるよう、詳細な情報を提供することが重要です。

まとめ

忘年会の参加率向上は、案内メールの工夫で大きく改善できます。

成功のポイントは以下の通りです：
・魅力的で緊急性のある件名の作成
・必要な情報を整理した読みやすい本文
・シーンに応じた適切なトーンの選択
・心理テクニックを活用した参加意欲の喚起
・最適なタイミングでの送信とフォローアップ

これらのコツを活用して、多くの人に愛される忘年会を企画しましょう。

今年の忘年会が、参加者全員にとって思い出深いイベントになることを願っています。

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今回はおすすめの懇親会の会場をご紹介します♪

グレイドパーク渋谷

2024年5月にオープンした新会場！渋谷の中心で落ち着きのある非日常空間をお楽しみいただけます。
渋谷駅直結で参加者も迷わずアクセスでき、マイクやモニターなど懇親会に役立つ備品を完備しているのが魅力です。
◾️「渋谷駅」A0出口より徒歩1分
◾️営業時間：06:00〜24:00　※時間外利用はご相談ください
◾️収容人数：立食最大：～350名　着席：〜112名
◾️喫煙可否：指定場所で可

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グレイドパーク表参道

ホワイトを基調とした清潔感のある空間に木目調のアクセントのおしゃれな空間。
レイアウトは自由に変更可能で、マイクや司会台も完備しています！
◾️「表参道駅」A3番出口より徒歩2分
◾️営業時間：9:00〜22:00
◾️収容人数：立食〜120名　スクール形式〜75名　着席〜66名
◾️インターネット環境：WiFi無料！

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グレイドパーク恵比寿

路面会場のため参加者がアクセスしやすいのが特徴です。
バーカウンターやビュッフェ台もあり、飲食付きの会に最適です。
◾️「恵比寿駅」西口より徒歩5分
◾️営業時間：9:00〜22:00
◾️収容人数：1F着席～96名　1F立食～100名　2階立食～40名
◾️インターネット環境：Wi-Fi無料！有線接続可能！

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グレイドパーク新宿西口

ヒルトン東京の地下1Fに生まれた、緑溢れる公園のようなイベント会場。
ステージや演出機材なども完備しています！
◾️「西新宿駅」2番出口より徒歩2分
◾️営業時間：9:00〜22:00
◾️収容人数：立食最大：～120名　着席最大：～56名
◾️インターネット環境：Wi-Fi無料！有線接続可能！

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