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ビジネスメールの基本構成は理解していても、実際に書こうとすると言葉選びに迷ってしまうことはありませんか。

特に初めて送るメールや重要な場面では、適切な表現を使えているか不安になるものです。

本記事では、ビジネスシーンでよく使われるメールの例文を、シーン別にご紹介します。

そのまま使える例文ばかりなので、ぜひ参考にしてください。

シーン別メールの重要性

ビジネスメールは、目的やシーンによって適切な書き方が異なります。

アポイントメントを依頼する場合と、お礼を伝える場合では、当然ながら内容も表現も変わってきます。

それぞれのシーンに応じた適切な表現とマナーを身につけることで、相手に良い印象を与え、スムーズなコミュニケーションが実現できます。

また、定型的な表現をいくつか覚えておくことで、メール作成の時間を大幅に短縮することもできるでしょう。

アポイントメント依頼メール

初めて商談や打ち合わせを依頼する際のメール例文です。

例文

件名:【ご面談のお願い】新サービスのご紹介について

〇〇株式会社
営業部 △△様

初めてご連絡させていただきます。
□□株式会社の××と申します。

この度は、弊社の新サービス「〇〇〇」について、ぜひご紹介の機会をいただきたくご連絡いたしました。

本サービスは、貴社の業務効率化に貢献できるものと考えております。

つきましては、下記日程のいずれかでご面談のお時間をいただけないでしょうか。

【候補日時】
・12月5日(火) 14:00〜16:00
・12月6日(水) 10:00〜12:00
・12月8日(金) 15:00〜17:00

所要時間は30分程度を予定しております。

ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

--------------------------
□□株式会社 営業部
××太郎
TEL: 03-0000-0000
Email: [email protected]
--------------------------

ポイント

初めての相手には「初めてご連絡させていただきます」と書き、自己紹介を簡潔に行います。

面談の目的を明確に伝え、複数の候補日時を提示することで、相手が日程調整しやすくなります。

所要時間も記載しておくと、相手が予定を立てやすくなります。

会議日程調整メール

既存の取引先や社内で、会議の日程を調整する際のメール例文です。

例文

件名:【日程調整】〇〇プロジェクト定例会議について

〇〇部 各位

お疲れ様です。
△△部の××です。

〇〇プロジェクトの定例会議について、12月の日程調整をさせていただきたくご連絡いたします。

以下の候補日時から、ご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。

【候補日時】
・12月10日(月) 13:00〜14:00
・12月12日(水) 15:00〜16:00
・12月14日(金) 10:00〜11:00

【議題】
・進捗状況の確認
・次フェーズのスケジュール検討
・課題事項の共有

お手数ですが、12月3日(月)までにご回答いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

ポイント

会議の議題を事前に共有することで、参加者が準備しやすくなります。

回答期限を明記することで、スムーズに日程が確定します。

社内メールなので、「お疲れ様です」という挨拶を使い、やや簡潔な表現でも問題ありません。

お礼メール

打ち合わせや面談後に送るお礼メールの例文です。

例文

件名:【お礼】本日の打ち合わせについて

〇〇株式会社
営業部 △△様

お世話になっております。
□□株式会社の××です。

本日はご多忙の中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

〇〇プロジェクトについて、詳細なご要望をお伺いすることができ、大変参考になりました。

本日ご指摘いただいた点を踏まえ、改めて提案資料を作成いたします。

12月10日(月)までにお送りいたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

ポイント

お礼メールは、できるだけ当日中に送ることが望ましいとされています。

遅くとも翌日の午前中には送るようにしましょう。

単にお礼を述べるだけでなく、次のアクションを明記することで、ビジネスが前に進みます。

質問・問い合わせメール

相手に質問や確認をする際のメール例文です。

例文

件名:【ご質問】納品スケジュールについて

〇〇株式会社
営業部 △△様

お世話になっております。
□□株式会社の××です。

先日ご発注いただきました〇〇について、納品スケジュールをご確認させていただきたくご連絡いたしました。

現在、12月15日(金)の納品を予定しておりますが、ご都合はいかがでしょうか。

もし別の日程をご希望の場合は、お手数ですがお知らせいただけますと幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

ポイント

質問内容を明確にし、相手が答えやすいように配慮します。

「お手数ですが」「恐縮ですが」など、相手への配慮を示す言葉を添えることが大切です。

お詫びメール

ミスやトラブルが発生した際のお詫びメールの例文です。

例文

件名:【お詫び】資料送付の遅延について

〇〇株式会社
営業部 △△様

お世話になっております。
□□株式会社の××です。

先日お約束しておりました資料の送付が遅れており、大変申し訳ございません。

社内での確認作業に想定以上の時間を要したため、ご迷惑をおかけしております。

本日中には必ずお送りいたしますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

今後はこのようなことがないよう、十分に注意いたします。

この度は誠に申し訳ございませんでした。

ポイント

お詫びメールでは、まず謝罪の言葉から始めます。

原因と今後の対応を明確に伝え、相手に安心感を与えることが重要です。

言い訳がましい表現は避け、誠実に謝罪する姿勢を示しましょう。

まとめ

ビジネスメールは、シーンに応じて適切な表現を使い分けることが大切です。

本記事で紹介した例文を参考に、自分の状況に合わせてアレンジしてみてください。

最初は例文を真似ることから始めて、徐々に自分なりの表現を身につけていきましょう。

相手への配慮を忘れず、明確で簡潔なメールを心がけることで、ビジネスコミュニケーションがよりスムーズになります。

適切なメールを送ることで、相手との信頼関係を築き、良好なビジネス関係を維持できるでしょう。

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TIME SHARING 新宿御苑前 オリエント新宿1001

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