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ビジネスメールは、社会人にとって最も頻繁に使うコミュニケーションツールの一つです。

しかし、基本的なマナーや書き方を知らないまま送信してしまうと、相手に失礼な印象を与えたり、誤解を招いたりする可能性があります。

本記事では、新入社員の方でも安心してビジネスメールを書けるよう、基本的なマナーと構成要素をわかりやすく解説します。

ビジネスメールでよくある失敗例

まず、よくある失敗例を知っておくことで、同じミスを避けることができます。

件名が不明確というのは非常に多い失敗です。

「お疲れ様です」「ご確認ください」だけでは、何についてのメールなのかが全くわかりません。

受信者は毎日大量のメールを受け取っているため、件名が不明確だと重要なメールを見落とされてしまう可能性があります。

また、挨拶や締めの言葉がないメールも印象が悪くなります。

いきなり本題から入ったり、唐突に終わったりすると、相手に冷たい印象を与えてしまいます。

本文が長すぎるのも問題です。

だらだらと長い文章を書いてしまうと、結局何を伝えたいのかが不明確になり、相手の時間を奪ってしまいます。

さらに、返信が遅いのもビジネスマナー違反です。

基本的には、受信したメールには24時間以内に返信するのが望ましいとされています。

ビジネスメールの基本構成

ビジネスメールには、必ず含めるべき基本的な構成要素があります。

件名

件名は、メールの内容を一目で理解できるように書きます。

具体的で簡潔であることが重要です。

例えば、「【ご依頼】11月30日会議資料のご確認」「【お礼】本日の打ち合わせについて」のように、カテゴリーと内容がわかる形で記載しましょう

【】を使ってカテゴリーを明示すると、相手が優先度を判断しやすくなります。

宛名

メールの冒頭には、必ず相手の宛名を記載します。

社外の方には「〇〇株式会社 △△部 ××様」のように、会社名、部署名、名前を記載します。

社内の方には「△△部 ××さん」または「××さん」と記載するのが一般的です。

役職がある場合は「〇〇部長」「××課長」のように、役職名を付けることもあります。

挨拶文

宛名の後には、簡単な挨拶文を入れます。

初めてメールを送る相手には「初めてご連絡させていただきます」と書きます。

日頃やり取りがある相手には「お世話になっております」が一般的です。

社内の方には「お疲れ様です」を使うことが多いでしょう。

本文

本文は、結論から書くことが基本です。

まず何について伝えたいのかを明確にし、その後に詳細や理由を補足する形で記載します。

長くなりそうな場合は、箇条書きを活用して読みやすくしましょう。

一文が長くなりすぎないよう、適度に改行を入れることも重要です。

締めの言葉

本文の後には、締めの言葉を入れます。

「何卒よろしくお願いいたします」「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」など、状況に応じた丁寧な表現を使いましょう。

署名

メールの最後には、必ず署名を入れます。

署名には、会社名、部署名、名前、電話番号、メールアドレスなどを記載します。

多くのメールソフトには署名を自動挿入する機能があるので、事前に設定しておくと便利です。

件名の書き方のコツ

件名は特に重要な要素なので、書き方のコツを詳しく見ていきましょう。

内容が具体的にわかるように書くことが最優先です。

「ご連絡」「お願い」だけでは不十分で、何についての連絡なのか、何をお願いするのかを明記します。

緊急度や重要度を示す場合は、【緊急】【重要】などのタグを使うこともあります。

ただし、本当に緊急の場合のみに使用し、乱用しないように注意しましょう。

件名は20〜30文字程度が目安で、長くても40文字以内に収めるようにしましょう。

スマートフォンでメールを確認する人も多いため、短くても内容がわかる件名が理想的です。

本文の書き方のポイント

本文を書く際にも、いくつかの重要なポイントがあります。

結論から書く

ビジネスメールでは、最初に結論や要点を述べることが基本です。

「〇〇についてご相談したく、ご連絡いたしました」のように、メールの目的を明確にしてから詳細を説明します。

これにより、相手は何について読めばよいのかがすぐにわかります。

簡潔に書く

できるだけ短く、わかりやすく書くことを心がけましょう。

一文が長くなりすぎないよう、適度に文を区切ります。

また、不要な敬語や回りくどい表現は避け、シンプルで明確な文章を目指します。

相手の立場を考える

メールを受け取る相手の立場や状況を考えて書くことが大切です。

忙しい相手には特に簡潔に要点をまとめ、返信が必要な場合は期限を明記しましょう。

また、依頼をする場合は「恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」など、相手への配慮を示す言葉を添えます。

返信のマナー

メールを受け取ったら、24時間以内に返信することが望ましいとされています。

すぐに詳細な回答ができない場合でも、「メールを確認いたしました。詳細は〇日までにご連絡いたします」と一報入れるだけで、相手に安心感を与えることができます。

返信する際は、件名の「Re:」はそのまま残しておきます。

これにより、相手は以前のやり取りとの関連がすぐにわかります。

また、複数人が含まれるメールに返信する場合は、「全員返信」と「個別返信」を使い分けることも重要です。

まとめ

ビジネスメールの基本は、件名を明確にし、結論から簡潔に書くことです。

宛名、挨拶文、本文、締めの言葉、署名という基本構成を守れば、失礼のないメールを作成できます。

相手の立場を考え、読みやすさを意識することで、ビジネスコミュニケーションがよりスムーズになります。

最初は慣れないかもしれませんが、基本を押さえて繰り返し実践することで、自然と適切なメールが書けるようになるでしょう。

本記事で紹介したポイントを参考に、信頼されるビジネスメールを目指してください。

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