SHARING
produced by

「懇親会の幹事になったものの、何から準備すればよいか分からない」

「参加者に楽しんでもらえる懇親会にしたいけれど、会場や飲食、進行などの手配が整理できていない」

このようなお悩みを抱えている幹事の方も多いのではないでしょうか。

懇親会を成功させるために確認しておきたいのは、主に次の7項目です。

1. 開催目的
2. 日程と会場
3. 参加者情報
4. 予算と飲食
5. プログラムと進行
6. 当日の運営体制
7. 開催後のフォロー

本記事では、懇親会の準備を、開催2か月前から当日・終了後までの時系列で整理しました。

初めて幹事を担当する方も、チェックリストとしてぜひご活用ください。

懇親会とは？目的や開催するメリット

懇親会とは、参加者同士の交流や親睦を深めることを目的として開催する集まりです。

社内の歓送迎会や部署間交流、内定者懇親会、異業種交流会、取引先との交流会など、さまざまな場面で開催されています。

懇親会では、普段の業務では話す機会が少ない人同士が交流できるため、コミュニケーションのきっかけをつくる場としても活用できます。

目的	おすすめの内容
社内交流	歓談、自己紹介、交流ゲーム
新入社員・内定者交流	自己紹介、座談会、チームビルディング
部署間交流	グループワーク、共通点探し、ゲーム
取引先・異業種交流	名刺交換、歓談、簡単な交流企画

目的によって適した会場やプログラムも変わるため、まずは「何のために懇親会を開催するのか」を明確にしておきましょう。

懇親会の幹事チェックリスト一覧

まずは、全体の準備項目を時系列で確認しましょう。

開催2か月前まで

□ 懇親会の目的を決める
□ 開催候補日を決める
□ 参加予定人数を確認する
□ 全体予算を決める
□ 会場候補を探す
□ 会場の仮予約・内覧を行う
□ 開催形式を決める
□ 飲食の有無を決める
□ 司会・幹事メンバーを決める
□ ゲームや交流企画の有無を決める

開催1か月前まで

□ 会場を正式に予約する
□ 参加者へ案内を送る
□ 出欠確認を行う
□ ケータリングや飲食を手配する
□ 当日のプログラムを決める
□ 司会者を決める
□ ゲーム・余興の内容を決める
□ 必要な備品・機材を確認する
□ 写真・動画を撮影するか決める
□ 当日の運営担当者を決める

開催2週間前まで

□ 最終的な参加人数を確認する
□ 会場へ人数を連絡する
□ ケータリングの数量を確定する
□ 座席・テーブルレイアウトを決める
□ 司会進行台本を作成する
□ ゲームや企画の準備物を揃える
□ 投影資料や動画を回収する
□ タイムスケジュールを関係者へ共有する
□ アレルギーや食事制限を確認する

開催1週間前から前日まで

□ 最終参加人数を会場・ケータリング会社へ連絡する
□ 司会進行台本を最終確認する
□ ゲーム・企画のリハーサルを行う
□ PC・プロジェクター・モニターを確認する
□ マイク・音響設備を確認する
□ 投影資料のバックアップを用意する
□ 名札や席札を準備する
□ 参加者へリマインドを送る
□ 会場の入退室方法を再確認する
□ 当日の集合時間・役割分担を共有する

開催当日

□ 予約時間から会場に入り、設営を始める
□ 受付を設置する
□ 名札・参加者リストを準備する
□ テーブル・椅子を配置する
□ 音響・映像設備の最終テストを行う
□ 司会・登壇者へ当日の流れを説明する
□ 参加者の遅刻・欠席を管理する
□ 司会進行とタイムキープを行う
□ 写真撮影を行う
□ 忘れ物・落とし物を確認する
□ ゴミ処理・原状復帰を行う

開催後

□ 参加者へお礼の連絡を送る
□ 写真や動画を共有する
□ アンケートを実施する
□ 会場費・飲食費などの精算を行う
□ 請求書・領収書を確認する
□ 予算の実績をまとめる
□ 良かった点・改善点を記録する
□ 次回開催に向けて情報を整理する

開催2か月前｜目的・日程・予算を決める

懇親会を開催する目的を明確にする

最初に決めたいのが、懇親会の目的です。

目的が曖昧なまま準備を進めると、「とりあえず食事をして終わる」だけのイベントになってしまう可能性があります。

例えば、次のように目的を整理しましょう。

• 社員同士の親睦を深める
• 普段交流する機会が少ない人同士の交流を促す
• 新入社員や内定者の緊張をほぐす
• 部署間のコミュニケーションを促進する
• チームの一体感を高める
• 取引先や参加者同士の交流を促す
• 日頃の感謝を伝える

「何をするか」だけでなく、「参加者にどのような気持ちで帰ってもらいたいか」まで考えることがポイントです。

予算の内訳を決める

懇親会の主な費用には、次のようなものがあります。

• 会場費
• ケータリング・飲食費
• 飲料費
• 音響・映像機材費
• ゲーム・余興の景品代
• 装飾費
• 印刷費
• 写真・動画撮影費
• 運営スタッフ費

参加人数が変更になる可能性も考え、予算にはある程度の予備費を設定しておくと安心です。

懇親会の会場選びチェックリスト

懇親会では、会場の広さや設備だけでなく、参加者同士が交流しやすいかどうかも重要です。

参加人数や開催形式、飲食の有無、ゲームや余興の内容などを考慮して会場を選びましょう。

会場を選ぶ際の確認項目

□ 参加人数に適した広さか
□ 駅から近く、初めてでも迷いにくいか
□ 参加者同士が交流しやすいレイアウトにできるか
□ 立食・着席など希望する形式に対応しているか
□ 飲食が可能か
□ ケータリングを利用できるか
□ プロジェクターやモニターを利用できるか
□ マイク・スピーカーを利用できるか
□ Wi-Fi環境があるか
□ ゲームや余興に必要なスペースがあるか
□ 控室や荷物置き場があるか
□ 受付スペースを確保できるか
□ 開始前の準備時間を確保できるか
□ キャンセル規定を確認したか
□ ゴミ処理・原状復帰の方法を確認したか

特に参加人数が多い場合は、単純な収容人数だけでなく、飲食スペースや通路、交流スペースまで含めて十分な広さがあるか確認しましょう。

また、会場によっては飲食やアルコールの利用条件が異なるため、予約前に確認しておくことが大切です。

懇親会の企画・ゲームを決める

懇親会では、歓談だけでなく簡単なゲームや交流企画を取り入れることで、参加者同士の会話が生まれやすくなります。

例えば、次のような企画があります。

• ビンゴ大会
• 会社・部署に関するクイズ
• 共通点探しゲーム
• チーム対抗ゲーム
• 自己紹介リレー
• 景品付きミニゲーム
• 写真を使った思い出クイズ

企画を選ぶときは、参加者の人数や年齢層、懇親会の目的に合っているかを考えましょう。

また、ゲームを行う場合は、参加者が集まるスペースやスクリーン・マイクなどの設備が必要になることもあります。会場選びの段階から企画内容を想定しておくと安心です。

飲食・ケータリングを手配する

懇親会では、料理や飲み物の手配も重要な準備項目です。

会場を決める前に、飲食物の持ち込みが可能か、ケータリングを利用できるか、アルコールを提供できるかなどを確認しておきましょう。

飲食手配のチェック項目

□ 飲食可能な会場か
□ ケータリングに対応しているか
□ 飲食物の持ち込みが可能か
□ アルコールを提供できるか
□ 参加人数分の料理を確保したか
□ 食物アレルギーを確認したか
□ ソフトドリンクを用意したか
□ 料理を置くスペースを確保したか
□ ゴミ処理方法を確認したか
□ 飲食物の搬入時間を確認したか

特に立食形式の場合は、料理を取りに行きやすい場所や、参加者が料理を持って移動できるスペースがあるかも確認しておきましょう。

また、幹事の負担を減らすためには、会場予約とケータリングをまとめて手配できるサービスを利用する方法もあります。

懇親会の進行例

懇親会は、歓談の時間だけでなく、参加者同士が交流できる企画を適度に取り入れると、会話のきっかけをつくりやすくなります。

時間	内容
18:30	受付開始
19:00	開会・幹事挨拶
19:05	乾杯
19:10	歓談
19:40	交流ゲーム・企画
20:10	歓談
20:40	締めの挨拶
20:50	閉会

ゲームや企画を複数詰め込みすぎると、歓談する時間が不足してしまいます。

懇親会の目的が「交流」であれば、企画は1～2個程度に絞り、自由に会話できる時間もしっかり確保しましょう。

懇親会を盛り上げる企画・ゲームアイデア

ビンゴ大会

懇親会の定番企画のひとつです。ルールが分かりやすく、大人数でも参加しやすい点がメリットです。

景品を用意する場合は、参加者の人数や予算に合わせて複数の価格帯を設定すると盛り上がりやすくなります。

会社・部署クイズ

会社の歴史や社内制度、部署に関する問題を出題する企画です。

プロジェクターや大型モニターを利用すれば、写真や動画を使った演出もできます。

共通点探しゲーム

グループ内で「同じ出身地」「同じ趣味」「旅行が好き」などの共通点を探します。

初対面の参加者が多い懇親会でも会話が生まれやすく、短時間で実施できるのが特徴です。

チーム対抗ゲーム

参加者を複数のチームに分け、クイズやゲームの得点を競います。

参加者同士が自然に会話するきっかけをつくれるため、部署間交流や新入社員歓迎会などにも向いています。

当日の持ち物チェックリスト

受付用品

□ 参加者リスト
□ 名札・ネームホルダー
□ 筆記用具
□ 受付案内
□ 会場案内図
□ 遅刻・欠席者の連絡先一覧
□ 予備の名札

運営用品

□ 司会進行台本
□ タイムスケジュール
□ 座席表
□ スタッフ配置表
□ 緊急連絡先
□ 景品
□ ゲーム用備品
□ 養生テープ
□ はさみ
□ 延長コード
□ 電源タップ
□ モバイルバッテリー

映像・音響関係

□ 投影用パソコン
□ 予備のパソコン
□ HDMIケーブル
□ 変換アダプター
□ USBメモリー
□ プレゼンテーション資料
□ ゲーム用資料
□ BGMデータ
□ マイク
□ マイク用の予備電池

投影資料やゲーム用データは、使用するパソコンだけでなく、USBメモリーやクラウドにも保存しておきましょう。

機材トラブルが発生した場合でも、別の端末からすぐに対応できる状態にしておくことが重要です。

懇親会でよくある失敗

プログラムを詰め込みすぎる

ゲームや余興をたくさん用意すると、参加者に楽しんでもらえそうに感じます。

しかし、企画を詰め込みすぎると歓談の時間がなくなってしまいます。懇親会の目的に合わせて、必要な企画だけを取り入れましょう。

会場が人数に合っていない

会場が狭すぎると参加者が移動しにくく、料理を取りに行ったり、他の参加者と交流したりすることが難しくなります。

反対に広すぎる会場では、参加者同士の距離が離れてしまう場合もあります。

収容人数だけでなく、実際に使用するレイアウトで十分なスペースが確保できるか確認しましょう。

飲食の手配が足りない

参加人数だけを基準に料理を用意すると、料理が足りなくなったり、反対に余りすぎたりする可能性があります。

参加者の年齢層や開催時間、飲酒の有無なども考慮し、適切な量を手配しましょう。

機材の動作確認をしていない

ゲームや余興でプロジェクターやマイクを使用する場合、接続端子や変換アダプターが合わず、当日に使用できないケースがあります。

可能であれば事前に会場で接続テストを行い、当日も開始前に映像・音響を確認しましょう。

幹事だけが忙しくなってしまう

受付、司会、飲食の受け取り、ゲームの進行、写真撮影などを一人で担当すると、参加者と交流する時間がなくなってしまいます。

受付、進行、タイムキープ、撮影など役割を分担し、幹事自身も懇親会を楽しめる体制をつくりましょう。

事前に役割分担を決めておくことで、当日の混乱を防ぎやすくなります。

終了後のフォローも忘れずに

懇親会は、当日が終わればすべて完了というわけではありません。

終了後は、参加者へお礼を伝えたり、撮影した写真を共有したりすることで、イベント後のコミュニケーションにもつなげられます。

アンケートでは、次のような質問を設定すると今後の開催に活用できます。

• 懇親会全体の満足度
• 印象に残った企画
• 参加者同士の交流のしやすさ
• 料理・飲み物について
• 会場について
• 次回参加したい企画
• 改善してほしい点

参加者から集めた意見を次回の会場選びや企画、飲食の手配に反映することで、次回以降の懇親会をより良いものにできます。

懇親会に関するよくある質問

Q. 懇親会の準備はいつから始めるべきですか？

参加人数や会場規模にもよりますが、1～2か月前から準備を始めるのがおすすめです。

特に大人数の懇親会や人気の会場を利用する場合は、日程と会場だけでも早めに決めておきましょう。

Q. 懇親会の所要時間はどのくらいですか？

一般的には2時間程度がひとつの目安です。

歓談や食事に加えてゲームや交流企画を行う場合は、企画にかかる時間も考慮してスケジュールを組みましょう。

Q. 懇親会ではどんな会場がおすすめですか？

参加人数や開催内容によって異なりますが、参加者同士が交流しやすく、飲食や必要な設備に対応できる会場がおすすめです。

大人数なら広いイベントスペース、ゲームや映像演出を行うなら大型モニターや音響設備のある会場、飲食を重視するならケータリングに対応した会場など、目的に合わせて選びましょう。

Q. 懇親会でゲームを行う場合の注意点は？

参加者全員がルールを理解しやすく、短時間で参加できるゲームを選ぶことがポイントです。

また、スクリーンやマイクを使用する場合は、会場の設備や接続方法を事前に確認しておきましょう。

参加者が多い場合は、チーム分けや景品の準備なども含めて、幹事以外にも運営担当者を配置しておくと安心です。

Q. 懇親会の会場でケータリングを利用できますか？

会場によって異なります。ケータリングに対応している会場であれば、料理や飲み物をまとめて手配できる場合があります。

利用する会場が決まったら、飲食物の持ち込み可否、アルコールの提供可否、ケータリングの利用条件などを事前に確認しましょう。

まとめ｜チェックリストを活用して懇親会を成功させよう

懇親会は、参加者同士の交流を深めたり、普段は話す機会の少ない人同士がコミュニケーションを取ったりする大切な機会です。

幹事が押さえておきたいポイントは、次の7つです。

1. 懇親会の目的と予算を決める
2. 日程と会場を確保する
3. 参加者情報を確認する
4. 飲食・ケータリングを手配する
5. 進行表と企画内容を整える
6. リハーサルと機材確認を行う
7. 終了後のフォローを実施する

チェックリストを使って準備状況を共有すれば、抜け漏れを防ぎながら、複数の担当者で効率よく準備を進められます。

また、会場を選ぶ際は、参加人数だけでなく、懇親会の目的やプログラム、飲食の有無、必要な設備まで考えて選ぶことが重要です。

TIME SHARINGでは、大人数の懇親会から、ゲームや交流企画を取り入れたイベント、ケータリングを利用したパーティーまで、用途や人数に合わせて会場を探せます。

アクセス、収容人数、設備、飲食の可否などを確認しながら、自社の懇親会に合った会場を探してみてはいかがでしょうか。