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「送別会の幹事を任されたけれど、何から準備すればよいか分からない」

「主役に喜んでもらえる送別会にしたいけれど、会場やプレゼント、進行など準備することが多くて大変」

このようなお悩みを抱えている幹事の方も多いのではないでしょうか。

送別会を成功させるためには、会場選びや飲食の手配だけでなく、参加者の出欠確認、プレゼントや寄せ書きの準備、当日の進行など、さまざまな準備が必要です。

送別会の準備で確認しておきたい主な項目は、次の7つです。

1. 送別会の目的・日時を決める
2. 参加者と予算を確認する
3. 会場と飲食を手配する
4. プレゼント・寄せ書きを準備する
5. 当日のプログラム・進行を決める
6. 必要な備品や役割分担を確認する
7. 開催後のお礼・フォローを行う

本記事では、送別会の準備を、開催2か月前から当日・終了後までの時系列で整理しました。

初めて幹事を担当する方も、チェックリストとしてぜひご活用ください。

送別会とは？開催する目的やメリット

送別会とは、退職や異動、転勤などで職場を離れる人を送り出すために開催する会です。

これまで一緒に働いてきた人へ感謝を伝えたり、これからの活躍を応援したりする場として、職場のメンバーを中心に開催されます。

食事や歓談を楽しむだけでなく、花束やプレゼントの贈呈、寄せ書き、思い出の写真・動画を使った演出などを取り入れることで、主役にとって思い出に残る時間をつくることができます。

目的	おすすめの内容
感謝を伝える	歓談、花束贈呈、プレゼント
思い出を振り返る	写真・動画上映、思い出クイズ
参加者同士で交流する	歓談、ゲーム、チーム対抗企画
新しい門出を祝う	乾杯、メッセージ、記念撮影

送別会では「主役に何を伝えたいか」を意識して内容を考えることがポイントです。参加者全員が楽しめることに加えて、主役にとって心に残る時間になるよう準備しましょう。

送別会の幹事チェックリスト一覧

まずは、送別会の準備項目を時系列で確認しましょう。

開催2か月前まで

□ 送別会の目的・主役を確認する
□ 開催候補日を決める
□ 参加予定人数を確認する
□ 全体予算を決める
□ 会場候補を探す
□ 会場の仮予約・内覧を行う
□ 開催形式を決める
□ 飲食の有無を決める
□ 幹事・運営メンバーを決める
□ プレゼントや花束の予算を決める
□ 当日の企画・演出を検討する

開催1か月前まで

□ 会場を正式に予約する
□ 参加者へ案内を送る
□ 出欠確認を行う
□ ケータリングや飲食を手配する
□ 当日のプログラムを決める
□ 司会者を決める
□ プレゼント・花束を決める
□ 寄せ書きの準備を始める
□ 写真・動画などの演出を検討する
□ 当日の運営担当者を決める

開催2週間前まで

□ 最終的な参加人数を確認する
□ 会場へ人数を連絡する
□ ケータリングの数量を確定する
□ 座席・テーブルレイアウトを決める
□ 司会進行台本を作成する
□ プレゼント・花束を手配する
□ 寄せ書きを回収する
□ 写真・動画を準備する
□ 投影資料や動画を確認する
□ タイムスケジュールを関係者へ共有する

開催1週間前から前日まで

□ 最終参加人数を会場・ケータリング会社へ連絡する
□ 司会進行台本を最終確認する
□ プレゼント・花束の受け取り方法を確認する
□ ゲーム・企画のリハーサルを行う
□ PC・プロジェクター・モニターを確認する
□ マイク・音響設備を確認する
□ 投影資料のバックアップを用意する
□ 寄せ書き・メッセージカードを確認する
□ 参加者へリマインドを送る
□ 会場の入退室方法を再確認する
□ 当日の集合時間・役割分担を共有する

開催当日

□ 予約時間から会場に入り、設営を始める
□ 受付を設置する
□ 名札・参加者リストを準備する
□ テーブル・椅子を配置する
□ 音響・映像設備の最終テストを行う
□ プレゼント・花束を準備する
□ 司会・登壇者へ当日の流れを説明する
□ 参加者の遅刻・欠席を管理する
□ 司会進行とタイムキープを行う
□ 写真撮影を行う
□ 主役へのプレゼント・花束を渡す
□ 寄せ書きや記念品を贈呈する
□ 忘れ物・落とし物を確認する
□ ゴミ処理・原状復帰を行う

開催後

□ 主役・参加者へお礼の連絡を送る
□ 写真や動画を共有する
□ アンケートを実施する
□ 会場費・飲食費などの精算を行う
□ 請求書・領収書を確認する
□ 予算の実績をまとめる
□ 良かった点・改善点を記録する
□ 次回開催に向けて情報を整理する

開催2か月前｜目的・日程・予算を決める

送別会を開催する目的を明確にする

最初に決めたいのが、送別会を開催する目的です。

送別会は、これまで一緒に働いてきた人へ感謝を伝えたり、新しい環境での活躍を応援したりする大切な機会です。目的を明確にしておくことで、会場や料理、企画、プレゼントなども選びやすくなります。

例えば、次のように目的を整理しましょう。

• これまでの感謝を伝える
• 主役との思い出を振り返る
• 参加者同士で交流する
• 新しい門出を祝う
• 職場のメンバーとの最後の時間を楽しむ
• 主役に思い出に残る時間を過ごしてもらう

「何をするか」だけでなく、「主役にどのような気持ちで帰ってもらいたいか」まで考えておくことがポイントです。

開催日と参加者を決める

次に、開催日と参加者を決めます。

送別会では主役の参加が欠かせないため、まず本人のスケジュールを確認したうえで候補日を設定しましょう。

参加者についても、次のような点を整理しておくとスムーズです。

• 主役本人
• 同じ部署のメンバー
• 関係する他部署のメンバー
• 上司・管理職
• 主役と特に親しい社員
• 取引先など社外の関係者

参加人数によって会場の広さや予算、料理の量などが大きく変わるため、この段階でおおよその人数を把握しておきましょう。

送別会の予算を決める

送別会では、会場費や飲食費に加えて、プレゼントや花束、企画に使用する景品などの費用も発生します。

• 会場費
• ケータリング・飲食費
• 飲料費
• プレゼント代
• 花束代
• 寄せ書き・メッセージカード代
• ゲーム・企画の景品代
• 装飾費
• 音響・映像機材費

参加費を設定する場合は、一人あたりの金額と全体予算のバランスを確認しましょう。

また、当日の追加費用が発生する可能性も考え、予算にはある程度の余裕を持たせておくと安心です。

送別会の会場選びチェックリスト

送別会では、主役を囲んで歓談したり、プレゼントを渡したり、写真や動画を上映したりすることがあります。

そのため、単純に参加人数が収まるかだけでなく、参加者同士が交流しやすく、送別会に必要な演出ができる会場を選ぶことが重要です。

会場を選ぶ際の確認項目

□ 参加人数に適した広さか
□ 主役を囲んで交流しやすいレイアウトにできるか
□ 駅から近く、参加者が集まりやすいか
□ 着席・立食など希望する形式に対応しているか
□ 飲食が可能か
□ ケータリングを利用できるか
□ 飲食物の持ち込みが可能か
□ プロジェクターやモニターを利用できるか
□ マイク・スピーカーを利用できるか
□ 写真・動画を上映できる設備があるか
□ ゲームや企画に必要なスペースがあるか
□ プレゼントや花束を置くスペースがあるか
□ 受付スペースを確保できるか
□ 開始前の準備時間を確保できるか
□ キャンセル規定を確認したか
□ ゴミ処理・原状復帰の方法を確認したか

特に大人数の送別会では、参加者が自由に移動できるスペースがあるかも確認しておきましょう。

また、花束やプレゼントを渡す場合は、贈呈する場所や写真撮影のスペースを確保できるかもチェックしておくと安心です。

映像や音響設備を使って思い出の写真・動画を上映する場合は、会場の設備だけでなく、パソコンとの接続方法まで事前に確認しておきましょう。

送別会の飲食・ケータリングを手配する

送別会では、料理や飲み物の手配も重要な準備項目です。

会場を決める前に、飲食物の持ち込みが可能か、ケータリングを利用できるか、アルコールを提供できるかなどを確認しておきましょう。

飲食手配のチェック項目

□ 飲食可能な会場か
□ ケータリングに対応しているか
□ 飲食物の持ち込みが可能か
□ アルコールを提供できるか
□ 参加人数分の料理を確保したか
□ 主役の食事制限やアレルギーを確認したか
□ 参加者の食物アレルギーを確認したか
□ ソフトドリンクを用意したか
□ 料理を置くスペースを確保したか
□ ゴミ処理方法を確認したか
□ 飲食物の搬入時間を確認したか

送別会では、歓談しながら料理やドリンクを楽しむ時間が長くなることもあります。参加者が料理や飲み物を取りに行きやすく、会話しながら移動できるスペースがあるかも確認しておきましょう。

また、幹事の負担を減らすためには、会場とケータリングをまとめて手配できるサービスを利用する方法もあります。

送別会の企画・演出を決める

送別会では、食事や歓談だけでなく、主役に感謝を伝える企画や思い出に残る演出を取り入れるのもおすすめです。

例えば、次のような企画があります。

• 花束・プレゼントの贈呈
• 寄せ書きのプレゼント
• 思い出の写真・動画上映
• 主役へのメッセージリレー
• 思い出クイズ
• ビンゴ大会
• チーム対抗ゲーム
• 記念撮影

企画を選ぶときは、参加者の人数や年齢層、主役との関係性、送別会の目的などを考慮しましょう。

特に送別会では、主役が参加者とゆっくり話せる時間も大切です。企画を詰め込みすぎず、歓談の時間とのバランスを考えて進行を組みましょう。

また、写真や動画を上映したり、ゲームを行ったりする場合は、スクリーンやマイクなどの設備が必要になることがあります。会場選びの段階から企画内容を想定しておくと安心です。

送別会のプレゼント・花束を準備する

送別会では、主役へのプレゼントや花束を用意することも多いでしょう。

プレゼントは、主役の好みや今後の予定などを考慮して選ぶと、より喜んでもらいやすくなります。

例えば、次のようなプレゼントがあります。

• 花束・フラワーギフト
• 名前入りの記念品
• タンブラー・グラス
• 革小物・文房具
• 趣味に関連したアイテム
• 旅行や食事などの体験ギフト
• 寄せ書き・メッセージカード

複数人からプレゼントを贈る場合は、事前に予算を決めておくとスムーズです。

また、花束や大きなプレゼントを用意する場合は、当日の保管場所や会場への搬入方法も確認しておきましょう。

送別会のプログラム・進行例

送別会では、歓談だけでなく、主役へのメッセージや花束贈呈、記念品の贈呈などを取り入れることで、思い出に残る会にしやすくなります。

一般的な送別会であれば、次のような流れを参考にしてみましょう。

時間	内容
18:30	受付開始
19:00	開会・幹事挨拶
19:05	乾杯
19:10	歓談・食事
19:50	思い出ムービー・写真上映
20:05	花束・記念品贈呈
20:15	主役からの挨拶
20:25	歓談
20:45	締めの挨拶
20:50	閉会

送別会では、主役との会話や参加者同士の歓談も大切な時間です。

演出や企画を詰め込みすぎず、歓談の時間もしっかり確保することで、参加者が自然に交流できる送別会にしましょう。

送別会を盛り上げる企画・演出アイデア

思い出ムービー・スライドショー

主役との思い出の写真や動画をまとめて上映する演出です。

職場での出来事やイベントの写真を振り返ることで、参加者みんなで思い出を共有できます。プロジェクターや大型モニターのある会場なら、会場全体で映像を楽しめます。

寄せ書き・メッセージカード

参加者から主役へのメッセージを集め、色紙やメッセージボードにまとめる企画です。

事前にメッセージを集めておけば、当日は花束や記念品と一緒に渡すこともできます。送別会後も形に残るため、記念品としても喜ばれやすいでしょう。

花束・記念品の贈呈

送別会の定番演出である花束や記念品の贈呈も、進行に組み込んでおきましょう。

花束を渡す人や記念品を渡す人をあらかじめ決めておくと、当日の進行もスムーズです。写真撮影の時間も確保しておくと、記念に残る一枚を撮影できます。

主役にまつわるクイズ

主役の好きなものや趣味、これまでのエピソードなどをクイズにする企画です。

参加者が主役について知るきっかけにもなり、会場全体で盛り上がりやすい企画です。写真や動画を使って出題すると、より楽しみやすくなります。

送別会の当日持ち物チェックリスト

送別会当日は、受付や進行に必要なものだけでなく、花束や記念品、映像上映などに必要なものも準備しておきましょう。

前日までに持ち物をまとめ、担当者ごとに確認しておくと、当日の忘れ物を防ぎやすくなります。

受付用品

□ 参加者リスト
□ 名札・ネームホルダー
□ 筆記用具
□ 受付案内
□ 会場案内図
□ 遅刻・欠席者の連絡先一覧
□ 予備の名札

送別会の演出・贈呈用品

□ 花束
□ 記念品
□ 寄せ書き・メッセージカード
□ 主役への手紙
□ 写真・アルバム
□ 贈呈用の袋・ラッピング用品
□ 写真撮影用のスマートフォン・カメラ

運営用品

□ 司会進行台本
□ タイムスケジュール
□ 座席表
□ スタッフ配置表
□ 緊急連絡先
□ 景品・ゲーム用品
□ はさみ
□ 養生テープ
□ 延長コード
□ 電源タップ
□ モバイルバッテリー

映像・音響関係

□ 投影用パソコン
□ HDMIケーブル
□ 変換アダプター
□ USBメモリー
□ 思い出ムービー・スライドショー
□ BGMデータ
□ マイク
□ マイク用の予備電池

映像や写真を使用する場合は、使用するパソコンだけでなく、USBメモリーやクラウドなどにもデータを保存しておくと安心です。

また、会場の機材を使用する場合は、事前に接続方法や対応端子を確認しておきましょう。

送別会でよくある失敗

送別会の準備では、会場や料理、進行など確認することが多いため、思わぬところで準備漏れが起こることがあります。ここでは、幹事が注意したい代表的な失敗を紹介します。

会場が人数に合っていない

参加人数に対して会場が狭すぎると、参加者が移動しにくくなったり、料理を取りに行きにくくなったりする可能性があります。

一方で、広すぎる会場では参加者同士の距離が離れ、会話が生まれにくくなることもあります。

会場の収容人数だけで判断せず、実際に予定しているレイアウトや飲食スペース、演出に必要なスペースまで考慮して選びましょう。

主役へのサプライズが本人に伝わってしまう

送別会では、花束や記念品、映像などをサプライズで用意するケースもあります。

しかし、参加者への連絡メールや会場への搬入時など、思わぬところから内容が伝わってしまうことがあります。

サプライズを行う場合は、関係者だけで共有する連絡手段を用意し、主役に情報が伝わらないよう注意しましょう。

花束・記念品の準備を忘れる

送別会の準備では、会場や飲食の手配に意識が向き、花束や記念品の準備が後回しになってしまうことがあります。

花束を用意する場合は、受け取り時間や保管場所、会場への持ち込み方法なども事前に確認しておきましょう。

特に生花の場合は、長時間の保管が必要にならないよう、受け取り時間も考えて手配することが大切です。

プログラムを詰め込みすぎる

「せっかくの送別会だから」と、ゲームや映像、スピーチなどをたくさん盛り込むと、歓談する時間が少なくなってしまいます。

送別会では、主役と参加者がゆっくり話せる時間も大切です。企画は目的に合わせて必要なものに絞り、余裕を持った進行を組みましょう。

幹事だけが忙しくなってしまう

受付、司会、飲食の受け取り、映像操作、花束の準備、写真撮影などを一人で担当すると、当日に対応しきれなくなる可能性があります。

受付、司会、タイムキープ、機材操作、撮影など、できるだけ役割を分担しましょう。

幹事自身も主役や参加者との時間を楽しめるよう、事前に担当者を決めておくことがポイントです。

送別会終了後のフォローも忘れずに

送別会は、当日が終わればすべて完了というわけではありません。

参加者へのお礼や写真の共有などを行うことで、送別会の思い出を振り返るきっかけにもなります。

参加者へお礼の連絡を送る

送別会終了後は、参加してくれた人にお礼の連絡を送りましょう。

社内であればメールやチャットなどで簡単にお礼を伝えるだけでも構いません。参加者に協力してもらった場合は、準備や当日の運営への感謝も伝えるとよいでしょう。

写真や動画を共有する

当日に撮影した写真や動画があれば、参加者と共有しましょう。

特に主役との記念写真や集合写真は、送別会後にも思い出として残せます。共有する際は、写真の掲載や共有について参加者の了承を得ておくと安心です。

会場費・飲食費などを精算する

送別会終了後は、会場費や飲食費、花束・記念品などの費用を整理し、必要な精算を行います。

領収書や請求書などもまとめて保管しておきましょう。会社の経費として処理する場合は、社内の精算ルールも確認しておくことが大切です。

良かった点・改善点を記録する

次回以降も送別会や社内イベントを開催する場合は、今回の準備内容や当日の反省点を記録しておくと役立ちます。

例えば、次のような項目を振り返ってみましょう。

• 会場の広さやレイアウトは適切だったか
• 料理や飲み物の量は十分だったか
• 進行はスムーズだったか
• 企画や演出は参加者に楽しんでもらえたか
• 主役に喜んでもらえたか
• 準備に時間がかかりすぎた項目はなかったか
• 次回改善したい点は何か

記録を残しておけば、次回の幹事が準備するときにも参考にできます。送別会に関するよくある質問

Q. 送別会の準備はいつから始めるべきですか？

参加人数や会場規模にもよりますが、1～2か月前から準備を始めるのがおすすめです。

特に大人数の送別会や人気の会場を利用する場合は、日程と会場だけでも早めに決めておくと安心です。

Q. 送別会の所要時間はどのくらいですか？

一般的には2時間程度がひとつの目安です。

歓談や食事に加えて、スピーチやプレゼント贈呈、思い出ムービーなどを行う場合は、それぞれに必要な時間を考慮してスケジュールを組みましょう。

Q. 送別会ではどんな会場がおすすめですか？

参加人数や開催内容によって異なりますが、参加者が交流しやすく、飲食や必要な設備に対応できる会場がおすすめです。

大人数なら広いイベントスペース、思い出ムービーを上映するならプロジェクターや大型モニターがある会場、料理やドリンクを重視するならケータリングに対応した会場など、送別会の内容に合わせて選びましょう。

Q. 送別会で思い出ムービーを上映できますか？

会場の設備によって異なりますが、プロジェクターや大型モニターなどの映像設備がある会場であれば上映できる場合があります。

利用する会場が決まったら、映像設備の有無だけでなく、パソコンとの接続方法や対応端子、音声出力についても確認しておきましょう。

当日のトラブルを防ぐため、可能であれば事前に会場で上映テストを行うことをおすすめします。

Q. 送別会でケータリングを利用できますか？

会場によって異なります。ケータリングに対応している会場であれば、料理や飲み物をまとめて手配できる場合があります。

会場を予約する際は、飲食物の持ち込み可否、アルコールの提供可否、ケータリングの利用条件などを事前に確認しましょう。

まとめ｜チェックリストを活用して思い出に残る送別会を開催しよう

送別会は、これまで一緒に働いてきた人へ感謝を伝え、思い出を振り返る大切な機会です。

幹事が押さえておきたいポイントは、次の7つです。

1. 送別会の目的と予算を決める
2. 日程と会場を早めに確保する
3. 参加者の出欠や食事制限を確認する
4. 料理・飲み物を手配する
5. スピーチやプレゼント贈呈などの進行を決める
6. 映像・音響設備やプレゼントなどを事前に確認する
7. 開催後のお礼や写真共有を行う

チェックリストを活用して準備項目を整理しておけば、幹事一人に負担が集中することを防ぎながら、抜け漏れなく準備を進められます。

また、会場を選ぶ際は、参加人数だけでなく、送別会の目的やプログラム、飲食の有無、必要な設備まで考えて選ぶことが重要です。

TIME SHARINGでは、大人数の送別会から、思い出ムービーの上映やプレゼント贈呈を行う送別会、ケータリングを利用したパーティーまで、用途や人数に合わせて会場を探せます。

アクセス、収容人数、設備、飲食の可否などを確認しながら、主役にとっても参加者にとっても思い出に残る送別会に合った会場を探してみてはいかがでしょうか。