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「忘年会の幹事になったものの、何から準備すればよいか分からない」

「参加者の人数確認や会場選び、飲食の手配、当日の進行まで、準備することが多くて大変」

このようなお悩みを抱えている幹事の方も多いのではないでしょうか。

忘年会は、1年間の慰労や感謝を伝えたり、部署やチームの親睦を深めたりする機会です。

一方で、年末は仕事が立て込みやすく、参加者のスケジュール調整や会場の確保など、早めに準備しておきたいことが多くあります。

特にレンタルスペースやパーティースペースで忘年会を開催する場合は、会場の広さだけでなく、飲食の可否やケータリング、レイアウト、設備なども確認しておく必要があります。

忘年会をスムーズに開催するために確認しておきたいのは、主に次の7項目です。

本記事では、忘年会の準備を開催1～2か月前から当日・終了後まで、時系列で整理しました。

初めて忘年会の幹事を担当する方も、チェックリストとしてぜひご活用ください。

忘年会とは？開催する目的や内容

忘年会とは、1年間の仕事を振り返り、社員やメンバーの労をねぎらうとともに、参加者同士の親睦を深めるために開催するイベントです。

会社や部署、チーム単位で開催されることが多く、社員同士で食事やお酒を楽しみながら交流する場として親しまれています。

一般的には、乾杯や歓談を中心に、挨拶やゲーム、表彰、余興などを取り入れることもあります。

忘年会では、単に食事や飲み会を楽しむだけでなく、「1年間の締めくくりとして参加者が気持ちよく交流できる場をつくる」という視点を持つことが大切です。目的とおすすめの内容を整理すると、次のようになります。

目的	おすすめの内容
1年間の慰労をする	乾杯、歓談、食事、上司からの挨拶
社員同士の交流を深める	歓談、席替え、交流ゲーム
部署・チームの親睦を深める	チーム対抗ゲーム、レクリエーション
1年間を振り返る	年間振り返り、写真・動画上映
社内の一体感を高める	表彰、余興、チーム企画

忘年会を開催する際は、参加者が気軽に楽しめる雰囲気をつくることがポイントです。

特に会社全体で開催する場合は、普段あまり話す機会がない人同士も交流できるよう、自由に移動できる時間や簡単な企画を取り入れるのもおすすめです。

忘年会の幹事チェックリスト一覧

まずは、忘年会の準備項目を時系列で確認しましょう。

開催1～2か月前まで

□ 忘年会の目的を決める
□ 開催候補日を決める
□ 参加予定人数を確認する
□ 全体予算を決める
□ 会場候補を探す
□ 会場の空き状況を確認する
□ 会場を仮予約する
□ 飲食の有無を決める
□ 忘年会の形式を決める
□ 幹事・運営メンバーを決める
□ 忘年会で行う企画を検討する

開催1か月前まで

□ 会場を正式に予約する
□ 参加者へ案内を送る
□ 出欠確認を行う
□ ケータリングや飲食を手配する
□ 忘年会のプログラムを決める
□ 司会者を決める
□ 挨拶・乾杯を依頼する
□ ゲーム・余興・表彰などの内容を決める
□ 必要な備品・機材を確認する
□ 当日の運営担当者を決める

開催2週間前まで

□ 最終的な参加人数を確認する
□ 会場へ人数を連絡する
□ ケータリングの数量を確認する
□ 座席・テーブルレイアウトを決める
□ 司会進行台本を作成する
□ 忘年会企画の準備物を揃える
□ 投影資料や動画を回収する
□ タイムスケジュールを関係者へ共有する
□ アレルギーや食事制限を確認する
□ 挨拶・乾杯・余興の内容を確認する

開催1週間前から前日まで

□ 最終参加人数を会場・ケータリング会社へ連絡する
□ 司会進行台本を最終確認する
□ ゲーム・余興のリハーサルを行う
□ PC・プロジェクター・モニターを確認する
□ マイク・音響設備を確認する
□ 投影資料のバックアップを用意する
□ 景品や備品を準備する
□ 参加者へリマインドを送る
□ 会場の入退室方法を再確認する
□ 当日の集合時間・役割分担を共有する

開催当日

□ 予約時間から会場に入り、設営を始める
□ 受付を設置する
□ 参加者リストを準備する
□ テーブル・椅子を配置する
□ 飲食物の受け取り・設置を行う
□ 音響・映像設備を最終確認する
□ 司会・挨拶担当者へ当日の流れを説明する
□ 参加者の遅刻・欠席を管理する
□ 司会進行とタイムキープを行う
□ 写真撮影を行う
□ 忘れ物・落とし物を確認する
□ ゴミ処理・原状復帰を行う

開催後

□ 参加者へお礼の連絡を送る
□ 写真や動画を共有する
□ アンケートを実施する
□ 会場費・飲食費などの精算を行う
□ 請求書・領収書を確認する
□ 予算の実績をまとめる
□ 良かった点・改善点を記録する

開催1～2か月前｜目的・日程・予算を決める

忘年会を開催する目的を明確にする

最初に決めたいのが、忘年会を開催する目的です。

「1年間の慰労」という目的は共通していても、忘年会によって重視したいことは異なります。

例えば、次のように目的を整理しましょう。

• 社員の1年間の労をねぎらう
• 部署やチームの親睦を深める
• 普段交流する機会が少ない社員同士の交流を促す
• 1年間の成果や出来事を振り返る
• 社員同士の一体感を高める
• 仕事を離れて気軽に交流できる場をつくる

目的が決まると、必要な会場の広さやレイアウト、企画内容も考えやすくなります。

例えば、社員同士の交流を重視する場合は、全員が固定席で過ごすだけでなく、立食形式や自由に移動できるレイアウトを取り入れるのもおすすめです。

一方で、落ち着いて食事や会話を楽しむことを重視するなら、着席できるテーブルを中心にレイアウトを組むとよいでしょう。

忘年会の日程と参加者を決める

忘年会の日程を決める際は、できるだけ早めに候補日を設定して参加者の予定を確認しましょう。

特に年末は、社内イベントや取引先との予定、プライベートの予定などが重なりやすいため、直前になるほど参加者のスケジュールを合わせにくくなる場合があります。

参加者を確認するときは、人数だけでなく次のような情報も整理しておきましょう。

• 参加予定人数
• 部署・チームごとの参加人数
• 上司・役職者の参加有無
• 食事制限・アレルギー
• 飲酒の有無
• 当日の緊急連絡先

特に食事制限やアレルギーについては、ケータリングや料理を手配する前に確認しておくことが大切です。

また、参加人数によって適したレンタルスペースの規模も変わるため、会場を探す前におおよその人数を把握しておくとスムーズです。

忘年会の予算を決める

忘年会では、会場費だけでなく飲食費や企画費なども必要になります。主な費用としては、次のようなものがあります。

• 会場費
• ケータリング・飲食費
• 飲料費
• 音響・映像機材費
• ゲーム・景品代
• 装飾費
• 印刷費
• 写真・動画撮影費

レンタルスペースで忘年会を開催する場合は、会場費と飲食費を分けて考えられるため、参加者数や料理内容に合わせて予算を調整しやすい点も特徴です。

また、参加人数が変更になる可能性も考え、予算にはある程度の余裕を持たせておくと安心です。

会場費、飲食費、企画費などに分けて予算を管理すると、途中で予算が足りなくなることを防ぎやすくなります。

忘年会の会場選びチェックリスト

忘年会では、参加者が料理や飲み物を楽しみながら、自然に交流できる会場を選ぶことが大切です。

特にレンタルスペースやパーティースペースを利用する場合は、飲食の可否だけでなく、参加人数に適した広さやレイアウト、設備なども確認しましょう。

大人数で開催する場合やゲーム・余興などを行う場合は、単純な収容人数だけでなく、参加者が動きやすいスペースがあるかどうかも確認しておくことがポイントです。

会場を選ぶ際の確認項目

□ 参加人数に適した広さか
□ 歓談しやすいレイアウトにできるか
□ 駅から近く、初めてでも迷いにくいか
□ 着席・立食など希望する形式に対応しているか
□ 歓談や企画に必要なスペースを確保できるか
□ 飲食が可能か
□ ケータリングを利用できるか
□ 飲食物の持ち込みが可能か
□ アルコールを提供できるか
□ プロジェクターやモニターを利用できるか
□ マイク・スピーカーなどの音響設備があるか
□ Wi-Fi環境があるか
□ 受付スペースを確保できるか
□ 荷物置き場や控室があるか
□ 開始前の準備時間を確保できるか
□ キャンセル規定を確認したか
□ ゴミ処理・原状復帰の方法を確認したか

忘年会では、参加者同士が会話しやすい雰囲気をつくることも重要です。

例えば、部署を越えた交流を目的とする場合は、立食形式にして参加者が自由に移動できるようにしたり、テーブルごとに料理を取り分けやすくしたりすると、自然なコミュニケーションにつながります。

一方で、参加者が多い場合は、会場内の移動スペースが不足すると料理を取りに行きにくくなったり、会話する相手が固定されたりすることもあります。

「何人入れるか」だけではなく、「その人数でどのように過ごすか」まで考えてレンタルスペースを選びましょう。

忘年会の飲食・ケータリングを手配する

忘年会では、料理や飲み物を囲みながら会話する時間も大切です。

レンタルスペースで忘年会を開催する場合は、会場を決める前に飲食物の持ち込みが可能か、ケータリングを利用できるか、アルコールを提供できるかなどを確認しておきましょう。

また、飲食物の搬入時間や料理を置く場所、ゴミ処理の方法なども事前に確認しておくと、当日の準備がスムーズです。

飲食手配のチェック項目

□ 飲食可能な会場か
□ ケータリングに対応しているか
□ 飲食物の持ち込みが可能か
□ アルコールを提供できるか
□ 参加人数分の料理を確保したか
□ 参加者の食事制限を確認したか
□ ソフトドリンクを用意したか
□ 料理を置くスペースを確保したか
□ ゴミ処理方法を確認したか
□ 飲食物の搬入時間を確認したか

忘年会ではアルコールを用意することも多いですが、全員がお酒を飲むとは限りません。

ソフトドリンクも十分に用意し、参加者がそれぞれのスタイルで楽しめるようにしておきましょう。

また、料理を一か所にまとめすぎると混雑しやすいため、会場のレイアウトに合わせて料理や飲み物を配置することもポイントです。

忘年会の進行を決める

忘年会の当日は、開会の挨拶から乾杯、歓談、企画、締めの挨拶まで、あらかじめ大まかな流れを決めておきましょう。

特に会社の忘年会では、上司や代表者からの挨拶、年間の振り返り、表彰などを行う場合もあります。例えば、次のような流れが考えられます。

時間	内容
18:30	受付開始
19:00	開会・幹事挨拶
19:05	挨拶・乾杯
19:10	歓談・食事
19:40	年間振り返り・表彰
20:00	ゲーム・余興
20:20	歓談・食事
20:40	締めの挨拶
20:50	閉会

企画や挨拶を多く入れすぎると、参加者同士が自由に会話する時間が少なくなってしまいます。

忘年会では、企画を1～2個程度に絞り、歓談の時間もしっかり確保することがポイントです。

また、挨拶や企画の時間が予定より長くなることも考え、各プログラムには余裕を持たせておくと安心です。

忘年会を盛り上げる企画・ゲームアイデア

忘年会では、1年間を振り返りながら参加者同士が交流できる企画を取り入れるのがおすすめです。

年間振り返り・写真上映

1年間の社内イベントや出来事を写真や動画で振り返る企画です。

普段の仕事だけでは共有しにくい思い出を参加者全員で振り返ることで、自然と会話が生まれやすくなります。

プロジェクターやモニター、LEDビジョンなどを利用できる会場なら、写真や動画を使った演出も取り入れやすくなります。

社内ランキング・表彰

「今年一番活躍した人」「今年印象に残った出来事」など、会社独自のテーマでランキングや表彰を行う企画です。

仕事に関する表彰だけでなく、ユニークな部門を設定すると、参加者が気軽に楽しみやすくなります。

ただし、表彰内容によっては参加者が気まずくならないよう、誰でも楽しめるテーマを選ぶことが大切です。

忘年会ビンゴ

忘年会の定番企画のひとつがビンゴゲームです。

ルールが分かりやすく、参加者全員で楽しみやすいため、人数が多い会社の忘年会にも向いています。

景品を用意する場合は、予算や持ち運びやすさも考えて準備しましょう。

チーム対抗ゲーム

参加者を複数のチームに分け、クイズやゲームの得点を競う企画です。

部署や普段の業務が異なる人を混ぜてチームをつくることで、普段は話す機会が少ない人同士の交流にもつながります。

大人数で開催する場合は、プロジェクターやモニターなどを使って問題を表示すると、参加者全員が内容を確認しやすくなります。

忘年会当日の持ち物チェックリスト

受付用品

□ 参加者リスト
□ 筆記用具
□ 受付案内
□ 会場案内図
□ 遅刻・欠席者の連絡先一覧
□ 予備の参加者リスト

運営用品

□ 司会進行台本
□ タイムスケジュール
□ 座席表
□ スタッフ配置表
□ 緊急連絡先
□ 景品
□ ゲーム用備品
□ 養生テープ
□ はさみ
□ 延長コード
□ 電源タップ
□ モバイルバッテリー

映像・音響関係

□ 投影用パソコン
□ 予備のパソコン
□ HDMIケーブル
□ 変換アダプター
□ USBメモリー
□ 写真・動画データ
□ ゲーム用資料
□ BGMデータ
□ マイク
□ マイク用の予備電池

忘年会で使用する写真や動画、ゲーム用データは、使用するパソコンだけでなく、USBメモリーやクラウドにも保存しておきましょう。

当日にパソコンや接続機器のトラブルが発生した場合でも、別の端末から対応できるように準備しておくと安心です。

忘年会でよくある失敗

参加者同士が交流できない

忘年会では、部署やチームが異なる人同士が交流できるようにすることも大切です。

席を固定したままにすると、隣の人以外とは話す機会が少なくなってしまう場合があります。

席替えや簡単な交流企画を取り入れたり、自由に移動できる時間を設けたりすると、さまざまな人と話すきっかけをつくれます。

特に参加人数が多い場合は、立食形式や移動しやすいレイアウトを取り入れることも選択肢になります。

プログラムを詰め込みすぎる

挨拶やゲーム、表彰、余興などをたくさん用意すると、参加者に楽しんでもらえそうに感じます。

しかし、企画を詰め込みすぎると、参加者同士が自由に会話する時間がなくなってしまいます。

忘年会の目的が交流であれば、企画は1～2個程度に絞り、歓談の時間もしっかり確保しましょう。

会場が人数に合っていない

会場が狭すぎると参加者が移動しにくく、料理を取りに行ったり、ほかの参加者と交流したりすることが難しくなります。

反対に、広すぎる会場では参加者同士の距離が離れてしまい、交流しにくくなる場合もあります。

収容人数だけでなく、実際に使用するレイアウトや飲食スペース、企画に必要なスペースまで考えて会場を選びましょう。

飲食の手配が足りない

参加人数だけを基準に料理を用意すると、料理が足りなくなったり、反対に余りすぎたりする可能性があります。

参加者の年齢層や開催時間、飲酒の有無なども考慮し、適切な量を手配しましょう。

また、参加者の食物アレルギーや食事制限がないか、事前に確認しておくことも大切です。

機材の動作確認をしていない

年間振り返りやゲーム、表彰などでプロジェクターやモニター、LEDビジョン、マイクを使用する場合、接続端子や変換アダプターが合わず、当日に使用できないケースがあります。

可能であれば事前に会場で接続テストを行い、当日も開始前に映像・音響を確認しましょう。

幹事だけが忙しくなってしまう

受付、司会、飲食物の受け取り、ゲームの進行、写真撮影などを一人で担当すると、幹事自身が参加者と交流する時間がなくなってしまいます。

受付、進行、タイムキープ、撮影などの役割を分担し、複数人で運営できる体制をつくりましょう。

事前に役割分担を決めておけば、当日の混乱を防ぎやすくなり、幹事も忘年会を楽しみやすくなります。

忘年会終了後のフォローも忘れずに

忘年会は、当日が終わればすべて完了というわけではありません。

終了後に参加者へお礼を伝えたり、撮影した写真を共有したりすることで、イベント後のコミュニケーションにもつなげられます。

また、幹事として次回の社内イベントに活かせるよう、開催後に良かった点や改善点を整理しておくことも大切です。アンケートを実施する場合は、次のような質問を設定すると今後の開催にも活用できます。

• 忘年会全体の満足度
• 印象に残った企画
• 参加者同士の交流のしやすさ
• 料理・飲み物について
• 会場について
• 企画や進行について
• 次回参加したい企画
• 改善してほしい点

参加者から集めた意見を次回の会場選びや企画、飲食の手配に反映することで、次回以降の社内イベントをより良いものにできます。

忘年会に関するよくある質問

Q. 忘年会の準備はいつから始めるべきですか？

参加人数や会場規模にもよりますが、1～2か月前から準備を始めるのがおすすめです。

特に年末は予定が重なりやすいため、大人数で開催する場合は、日程と会場だけでも早めに決めておきましょう。

Q. 忘年会の所要時間はどのくらいですか？

一般的には2時間程度がひとつの目安です。

挨拶やゲーム、表彰、余興などを行う場合は、それぞれに必要な時間を考慮してスケジュールを組みましょう。

企画を詰め込みすぎず、食事や歓談の時間を確保することも大切です。

Q. 忘年会の会場はどのように選べばよいですか？

参加人数や忘年会の目的によって異なりますが、飲食に対応していて、参加者が過ごしやすい広さ・レイアウトの会場がおすすめです。

レンタルスペースやパーティースペースを利用する場合は、飲食の可否、ケータリング対応、持ち込みの条件、必要な設備、アクセスなども事前に確認しましょう。

Q. レンタルスペースで忘年会を開催できますか？

レンタルスペースには、パーティーや飲み会などの利用に対応している会場があります。

ただし、会場によって飲食物の持ち込み条件やケータリング対応、利用可能な設備などが異なるため、予約前に確認しておくことが大切です。

Q. 忘年会ではどんな企画がおすすめですか？

年間振り返りや写真・動画上映、表彰、ビンゴ、チーム対抗ゲームなどがおすすめです。

ただし、企画を増やしすぎると歓談の時間が少なくなるため、参加者同士の交流を目的とする場合は1～2個程度に絞るとよいでしょう。

まとめ｜チェックリストを活用して忘年会を成功させよう

忘年会は、1年間の労をねぎらうだけでなく、社員同士が交流を深め、気持ちよく1年を締めくくるための大切なイベントです。

幹事が押さえておきたいポイントは、次の7つです。

1. 忘年会の目的と予算を決める
2. 日程と会場を早めに確保する
3. 参加者情報を確認する
4. 飲食・ケータリングを手配する
5. ゲームや表彰などの企画を決める
6. 当日の役割分担と進行を確認する
7. 開催後のフォローを行う

チェックリストを活用して準備状況を共有すれば、抜け漏れを防ぎながら、複数の担当者で効率よく準備を進められます。

また、会場を選ぶ際は、参加人数だけでなく、忘年会の目的や参加者同士の交流のしやすさ、飲食の可否、必要な設備なども確認することが重要です。

TIME SHARINGでは、大人数で盛大に楽しむ忘年会から、アクセスを重視した忘年会、部署やチーム単位で落ち着いて交流する忘年会まで、用途や人数に合わせて会場を探せます。

レンタルスペースやパーティースペースでの忘年会を検討している方は、アクセス、収容人数、設備、飲食の可否などを確認しながら、自社の忘年会に合った会場を探してみてはいかがでしょうか。

年末は会場の予約が集中しやすいため、開催日が決まったら早めに会場探しを始めることが、幹事の負担を減らすポイントです。人類は毎年12月になると急に「忘年会の会場どこにする？」と慌て始めるので、早めに動いておくに越したことはありません。