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展示会を成功させるためには、参加者に対して「展示会案内状」を送ることが欠かせません。
案内状は、参加者にイベントの詳細情報を伝え、関心を引き、集客を促進するために重要です。
この記事では、展示会案内状の作成方法と、効果的な案内状のポイントについてご紹介します。

1. 展示会案内状とは？

展示会案内状は、展示会の開催情報を正式に通知する文書です。
主に以下の目的があります：
参加者への詳細な情報提供：展示会の日時、場所、展示内容などを正確に伝える。
関心を引き、集客を促進する：参加者に展示会に参加したいという意欲を与える。
信頼感を構築する：プロフェッショナルで魅力的な案内状は、企業やブランドへの信頼感を高めます。

展示会案内状に含めるべき情報

展示会案内状には、参加者が必要とする情報をしっかりと盛り込みましょう。
以下の内容を必ず含めるようにしましょう。

1. 展示会の名称

展示会の正式な名前を記載しましょう。
イベントのテーマや目的を反映させた名前が、参加者にとってわかりやすく、記憶に残りやすいです。

2. 開催日時と場所

日時：展示会の開催日、開始時間、終了時間を正確に伝えましょう。
場所：会場名、住所、アクセス方法を具体的に記載します。

3. 参加登録方法

事前登録が必要な場合は、登録方法や締め切り日を明記します。
オンラインでの登録フォームリンクも掲載しましょう。

4. 展示内容や見どころ

展示会の魅力を簡潔に伝えます。
新商品やサービスの紹介、特典など、参加者が展示会に参加したくなる理由を強調しましょう。

5. 注意事項

参加費や持参物など、事前に伝えておくべき特別な注意点を記載します。
新型コロナウイルス対策として、衛生管理や参加者へのお願い事も盛り込みましょう。

展示会案内状のデザインのポイント

展示会案内状のデザインは、参加者の目を引き、わかりやすく情報を伝えるために非常に重要です。
以下のポイントを意識してデザインを決めましょう。

シンプルで見やすいレイアウト

過剰に装飾せず、必要な情報を見やすく整理します。
重要な情報（日時、場所、参加登録方法など）は目立たせるように配置します。

ブランドカラーとロゴの活用

案内状のデザインに企業や展示会のロゴ、カラーを使うことで、ブランドの一貫性を保ちます。
参加者にとって親しみやすく、覚えやすいデザインにしましょう。

視覚的に魅力的な要素

視覚的な要素（画像、アイコン、グラフィックなど）を取り入れて、案内状を魅力的にしましょう。
視覚的な魅力は、参加者の関心を引き、印象に残ります。

展示会案内状の送付方法

案内状を送付する方法には、主に以下の選択肢があります。
ターゲット層や目的に合わせて最適な方法を選びましょう。

電子メールでの送付

メリット：迅速に配布でき、登録リンクを埋め込むことで参加者の登録を促進できます。
デメリット：受信者のメールボックスに埋もれる可能性があるため、タイトルや内容を工夫して目を引くようにします。

印刷物での送付

メリット：物理的に手に取ることで、強い印象を与えることができます。
特別感を演出したい場合に有効です。
デメリット：印刷費や郵送費がかかるため、予算に余裕がある場合に選択します。

展示会案内状の例文

以下に展示会案内状の一例を紹介します。
自社の展示会に合った内容にカスタマイズして使用してください。
【展示会案内状の例】
拝啓、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度、当社は「〇〇展示会」を開催いたします。最新の製品・サービスをご紹介する絶好の機会となりますので、ぜひご参加ください。
【展示会詳細】
開催日時：2025年〇月〇日（〇）　午前10時～午後4時
会場：〇〇展示ホール（住所：〇〇）
内容：新商品発表・デモンストレーション・企業紹介
参加ご希望の方は、以下のリンクより事前登録をお願いいたします。
【登録URL】
皆様のご来場を心よりお待ち申し上げます。
敬具
株式会社〇〇

まとめ

展示会案内状は、参加者にとって重要な情報源であり、展示会への集客を促進する大事なツールです。
明確で魅力的な案内状を作成し、適切な方法で送付することで、展示会の成功をサポートします。
情報提供、デザイン、送付方法に配慮し、参加者にとって価値のある案内状を提供しましょう。

都内・駅近展示会におすすめの会場

展示会の成功には、会場選びが最も重要な要素となります。
適切な会場を選ぶためには、展示会の目的に合った場所を選び、アクセスの良さや設備の充実度を確認することが大切です。
特にターゲット層に合わせた展示会会場の選定が成功のカギとなります。

グレイドパーク表参道

ホワイトを基調とした清潔感のある空間に木目調のアクセントでレンタルスペース・パーティー会場🌿
◆営業時間 9:00~22:00
◆収容人数 立食120名、スクール形式75名、着席〜66名
◆広さ 全体面積211.6㎡
〜おすすめポイント〜
♢表参道駅 A3番出口より徒歩2分の好立地で来場者もアクセスしやすい！
♢控え室あり！

♢調光や調色も可能なため、コンセプトに合わせた会場作りが可能！

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グレイドパーク南青山

ロケ撮影実績多数！！装飾も自由なゆったりとしたカフェ空間！ブラインドを開ければ自然光も差し込みます♪
◾️最寄り駅：東京メトロ銀座線「外苑前駅」1a出口より徒歩5分
◾️収容人数： チェア＋デスク～30名 チェアのみ～39名
◾️料金：6,820円〜/1h
〜おすすめポイント〜
♢ゴミ回収無料！
♢常設無料備品多数！

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グレイドパーク池袋

木のぬくもりを感じるカフェ空間！西池袋公園に面した通りに位置するグレイドパーク池袋はアクセス抜群です♪
◾️最寄り駅：JR線「池袋駅」西口より徒歩5分
◾️収容人数：カフェスペース側～12名 シアター形式～27名 ソファ着席～20名 余剰椅子～4名 着席最大～63名 立食最大～80名
◾️料金：15,620円〜/1h
〜おすすめポイント〜
♢ゴミ回収無料！
♢ミラーボールが回る空間もあり、非日常を演出！

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グレイドパーク恵比寿

白を基調としたナチュラルで明るい雰囲気の会場。
◆「恵比寿駅」西口より徒歩5分
◆営業時間：9:00〜22:00
◆収容人数：1F立食：～100名　2階立食：～40名　1F着席：～96名
〜おすすめポイント〜
♢路面店のため、搬出入しやすい！
♢2階は控室としてもご利用可能！

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グレイドパーク新宿

ヒルトン東京の地下1Fに生まれた、緑溢れる公園のようなパーティ会場。
クロークや控え室・バーカウンターもあり、結婚式2次会にも人気。
◆「西新宿駅」2番出口より徒歩2分
◆営業時間：9:00〜22:00
◆収容人数：立食最大：～120名　着席最大：～56名
〜おすすめポイント〜
♢控室あり！
♢他にはないおしゃれな照明デザイン！

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