同窓会案内状の作成方法｜準備から発送までの全手順を解説
同窓会案内状の作成方法
STEP1 参加者のリストアップ
過去の同窓会や学校の名簿を確認して、連絡先を収集します。
収集した内容をExcelやGoogleスプレッドシートなどにまとめます。
以下のカラムを作成し、必要な情報を整理します。
・名前
・住所
・電話番号
・メールアドレス
・返信の有無
・コメントや特記事項（例: アレルギー情報、参加者の配慮が必要な事項など）
STEP2 案内状の内容決定
日時： 同窓会の日程と時間。
場所： 開催場所（会場）の名前、住所、アクセス方法。
参加費：一人当たりの参加費。
目的： 同窓会の目的や趣旨を明確にします（例: 再会、懐かしい話をする、近況報告など）。
プログラム：当日のスケジュール
返信方法：返信方法や返信期限。
連絡先：質問やお問い合わせ用の連絡先。
STEP3 案内状のデザイン
記載内容のボリュームに合わせてデザインを決定します。
テーマや雰囲気に合わせたデザインのハガキやデザインデータを作成しましょう。
STEP4 案内状の発送
印刷：印刷所やコンビニで印刷するか、自宅で印刷します。
発送方法：郵送、メール、SNSなど、参加者に合わせた方法で発送します。
案内状発送の注意事項
発送時期
開催日の2〜3ヶ月前には、最初の案内状を発送します。
これにより、参加者がスケジュールを調整するための十分な時間が確保できます。
また1ヶ月前、1週間前にはリマインドとして再度連絡をしましょう。
返信の管理
参加者から返信がきたらこまめに参加者リストを更新しましょう。
そうすることで、漏れなく対応することができます。
先生への案内状作成
先生への案内状は同窓生宛より丁寧なものにします。連絡方法も先生の年代に合わせて適宜変更しましょう。 また、退職祝いを兼ねた同窓会を開くのであれば、先生からは会費を預からないのが一般的ですので、案内状の記載内容に注意しましょう。
同窓会案内状の基本テンプレート
拝啓
〇〇の候
皆様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、このたび〇〇大学〇年度卒業生同窓会を開催する運びとなりました。
詳細をご確認いただけますと幸いです。
【同窓会詳細】
日時：〇月〇日（〇曜日）〇時～〇時（〇分前より受付）
会場：〇〇 〇階
住所：〇〇
会費：〇〇円（当日受付にて承ります）
幹事：〇〇／△△ 連絡先：000－0000－0000（〇〇）
※準備の都合上、お手数ですが〇月〇日までに〇〇にて出欠をお知らせください。
お忙しことと存じますが、多数のご参加を心よりお待ちしております。
敬具
都内同窓会おすすめ会場４選
駅近でアクセスしやすい会場を厳守！ここでは都内のおすすめの同窓会会場をご紹介します！
グレイドパーク渋谷
会場入り口には受付があり、サブフロアには大きなバーカウンターが！
会場内にはマイク・音響設備・プロジェクター・スクリーンなど役立つ備品を完備しています！
モニターが多数設置されているため、同窓会ならではのカラオケ大会やビンゴ大会なども行いやすいのが特徴です。
◆渋谷駅 A0出口より徒歩1分
◆営業時間 06:00〜24:00 ※時間外利用はご相談ください。
◆収容人数 立食最大：～350名
◆喫煙可否 指定場所で可
◆飲食可否 パーティ・飲み会可
グレイドパーク新宿
ヒルトン東京の地下1Fに生まれた、緑溢れる公園のようなイベント会場。
ステージや演出機材なども完備しています！
◆西新宿駅２番出口より徒歩2分
◆営業時間 9:00〜22:00
◆収容人数着席最大：～56名 立食最大：～120名
◆飲食可否 パーティ・飲み会可
グレイドパーク表参道
メインフロアはマイク・音響設備・プロジェクター・スクリーンなど役立つ備品を完備。
調光・調色も可能で色んな使い道があります！
◆表参道駅 A3番出口より徒歩2分
◆営業時間 9:00〜22:00
◆収容人数 立食〜120名、スクール形式〜75名、着席〜66名
◆飲食可否 パーティ・飲み会可！
グレイドパーク恵比寿
木目とレンガが同居するヨーロッパのカフェバーをイメージした空間は、白を基調としたナチュラルで明るい雰囲気のイベント会場。
会場内にはマイク・音響設備・プロジェクター・スクリーンなど役立つ備品を完備。
◆恵比寿駅西口より徒歩5分
◆営業時間 9:00〜22:00
◆収容人数1F着席：～96名 1F立食：～100名 2階立食：～40名
◆飲食可否 パーティ・飲み会可！
