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「内定式の担当になったものの、何から準備すればよいか分からない」

「内定者懇親会も一緒に開催したいけれど、必要な手配が整理できていない」

このようなお悩みを抱えている人事・採用担当者やイベント幹事の方も多いのではないでしょうか。

内定式・内定者イベントを成功させるために確認しておきたいのは、主に次の7項目です。

1. 開催目的
2. 日程と会場
3. 参加者情報
4. プログラムと進行
5. 備品・資料・飲食
6. 当日の運営体制
7. 開催後のフォロー

本記事では、内定式や内定者懇親会の準備を、開催3か月前から当日・終了後までの時系列で整理しました。

初めて幹事を担当する方も、チェックリストとしてぜひご活用ください。

内定式とは？内定者イベントとの違い

内定式とは、企業が内定者を集め、内定証書の授与や経営方針の共有、入社までの案内などを行う式典です。

政府が企業等に要請する大学等卒業予定者の就職・採用活動日程では、正式な内定日は卒業・修了年度の10月1日以降が原則とされています。そのため、10月1日前後に内定式を開催する企業が多く見られます。

一方、内定者イベントは、内定者同士や先輩社員との交流を目的として開催するイベントです。

内定式後に、内定者懇親会や座談会、チームビルディングなどを続けて行うケースもあります。

内定式と内定者イベントを同日に開催する場合は、前半を式典、後半を交流会に分けると、雰囲気を切り替えやすくなります。

内定式・内定者イベント幹事チェックリスト一覧

まずは、全体の準備項目を時系列で確認しましょう。

開催3か月前まで

□ 内定式・内定者イベントの目的を決める
□ 開催候補日を決める
□ 参加予定人数を確認する
□ 対面・オンライン・ハイブリッドの形式を決める
□ 全体予算を決める
□ 会場候補を探す
□ 社長・役員・先輩社員の予定を確認する
□ 内定式後に懇親会を行うか決める
□ 会場の仮予約・内覧を行う

開催2か月前まで

□ 会場を正式に予約する
□ 当日のプログラムを作成する
□ 登壇者・司会者を決める
□ 内定証書や記念品を手配する
□ ケータリングや飲み物を検討する
□ 写真・動画を撮影するか決める
□ 配信やオンライン参加の有無を確認する
□ 必要な音響・映像設備を確認する

開催1か月前まで

□ 内定者へ案内メールを送る
□ 出欠確認を行う
□ 食物アレルギーや配慮事項を確認する
□ 座席レイアウトを決める
□ 登壇者へ持ち時間と内容を共有する
□ 司会進行台本を作成する
□ 当日の運営担当者を決める
□ 受付方法を決める
□ 緊急連絡先をまとめる

開催2週間前まで

□ 最終的な参加人数を確認する
□ 会場へ人数とレイアウトを連絡する
□ ケータリングの数量を確定する
□ 内定証書の氏名・表記を確認する
□ 名札・席札・参加者リストを作成する
□ 投影資料を回収する
□ 当日の運営マニュアルを作成する
□ タイムスケジュールを関係者へ共有する
□ 機材の接続方法を確認する

開催1週間前から前日まで

□ 司会・登壇者を含めたリハーサルを行う
□ PC・プロジェクター・モニターを確認する
□ マイクの本数と電池残量を確認する
□ 投影資料のバックアップを用意する
□ 配布資料を印刷する
□ 名札や文房具をまとめる
□ 天気・交通機関の状況を確認する
□ 内定者へリマインドメールを送る
□ 会場の入退室方法を再確認する
□ 当日の服装や集合時間を運営メンバーへ共有する

開催当日

□ 開始1～2時間前から会場を予約し、設営を始める
□ 受付・座席・ステージを設営する
□ 音響・映像設備の最終テストを行う
□ 資料・内定証書・記念品を配置する
□ 受付担当者へ参加者リストを渡す
□ 登壇者へ当日の流れを説明する
□ 内定者の遅刻・欠席連絡を管理する
□ 司会進行とタイムキープを行う
□ 写真撮影の可否を確認する
□ 忘れ物や落とし物がないか確認する
□ 会場を原状復帰する

開催後

□ 内定者へお礼メールを送る
□ アンケートを実施する
□ 欠席者へ資料や今後の案内を送る
□ 写真や動画を共有する
□ 請求書・領収書を確認する
□ 予算の実績をまとめる
□ 社内向けの実施報告書を作成する
□ 良かった点・改善点を記録する
□ 次回の内定者フォロー日程を決める

開催3か月前｜目的・日程・予算を決める

内定式を開催する目的を明確にする

最初に決めたいのが、内定式・内定者イベントの目的です。

目的が曖昧なまま企画を進めると、社長挨拶や会社説明ばかりが続き、内定者にとって受け身のイベントになってしまう可能性があります。

例えば、次のように目的を整理しましょう。

• 正式な内定を通知する
• 企業理念や事業方針を伝える
• 入社までの不安を解消する
• 内定者同士のつながりをつくる
• 先輩社員との交流機会をつくる
• 入社意欲を高める
• 入社後の働き方をイメージしてもらう

「会社から伝えたいこと」だけでなく、「内定者にどのような気持ちで帰ってもらいたいか」まで考えることがポイントです。

予算の内訳を決める

内定式・内定者イベントの主な費用には、次のようなものがあります。

• 会場費
• 音響・映像機材費
• ケータリング・飲料費
• 内定証書・記念品代
• 装飾費
• 印刷費
• 写真・動画撮影費
• 交通費・宿泊費
• オンライン配信費
• 運営スタッフ費

参加人数が変更になる可能性も考え、予算にはある程度の予備費を設定しておくと安心です。

内定式の会場選びチェックリスト

会場は、内定者が企業に抱く印象を左右する要素のひとつです。

料金や収容人数だけで決めず、当日のプログラムや参加者の移動負担まで考えて選びましょう。

会場を選ぶ際の確認項目

□ 参加人数に適した広さか
□ 駅から近く、初めてでも迷いにくいか
□ 受付を設置できるスペースがあるか
□ プロジェクターや大型モニターがあるか
□ マイク・スピーカーを使用できるか
□ 安定したWi-Fi環境があるか
□ 机や椅子のレイアウトを変更できるか
□ 懇親会や飲食が可能か
□ 開始前に準備時間を確保できるか
□ 荷物の事前搬入が可能か
□ 控室や荷物置き場があるか
□ バリアフリーやエレベーターに対応しているか
□ キャンセル規定を確認したか
□ 終了後の清掃・ゴミ処理方法を確認したか

式典と懇親会を同日に行う場合は、スクール形式から島型・立食形式へレイアウトを変更できる会場がおすすめです。

会場を移動せずにプログラムを続けられれば、内定者の移動負担を抑えられるだけでなく、幹事の案内や受付の手間も軽減できます。

【式典本体向けの会場例】

TIME SHARING 新宿7A（新宿三丁目駅 徒歩3分）

ワンフロア貸切・229.5㎡の広さで、チェア＋デスク最大150名まで対応できる大型スペースです。司会台は常設で、プロジェクター＆スクリーン、マイク、ホワイトボードは有料オプションで利用できます。軽飲食の持ち込みやケータリングにも対応していますが、飲食物の持ち込みには追加料金がかかる場合があります。また、パーティー利用は禁止されているため、懇親会での利用条件は事前に会場へご確認ください。

TIME SHARING 新宿7Aの空き状況を確認する »

開催1か月前｜案内メールと出欠確認を行う

内定式の案内は、遅くとも開催1か月前を目安に送付しましょう。

案内メールには、次の項目を記載します。

• 開催日時
• 受付開始時間
• 会場名
• 会場住所
• 最寄り駅・出口
• 当日のプログラム
• 服装
• 持ち物
• 緊急連絡先
• 出欠回答の期限
• 食物アレルギーの確認
• 写真・動画撮影に関する案内

会場までの地図や建物の入口が分かる写真を添付すると、当日の遅刻や問い合わせを減らしやすくなります。

出欠確認では、参加・欠席だけでなく、次の情報も確認しておきましょう。

□ 氏名の正式な漢字表記
□ 緊急連絡先
□ 食物アレルギー
□ 車いす利用などの配慮事項
□ 遠方からの交通・宿泊手配
□ オンライン参加の希望
□ 写真・動画撮影への同意

個人情報を含むため、回答内容の管理方法や共有範囲にも注意が必要です。

内定式・内定者イベントの進行例

内定式と交流イベントを同日に行う場合の進行例を紹介します。

社長挨拶や会社説明が長くなりすぎると、交流時間が不足しやすくなります。

式典部分は簡潔にまとめ、内定者が発言したり、社員へ質問したりできる時間を多めに確保しましょう。

内定者イベントの企画アイデア

内定者イベントでは、単に盛り上がるだけでなく、入社前の不安解消や関係づくりにつながる企画がおすすめです。

自己紹介カード

「出身地」「学生時代に力を入れたこと」「最近ハマっていること」「入社後に挑戦したいこと」などを書いたカードを使って自己紹介します。

話す内容が決まっているため、緊張している内定者も参加しやすくなります。

共通点探しゲーム

グループ内で「同じ出身地」「同じ趣味」「朝型」「旅行が好き」などの共通点を探します。

短時間でも会話が生まれやすく、内定者同士の距離を縮めるきっかけになります。

先輩社員との座談会

若手社員や配属予定部署の社員に参加してもらい、少人数のグループで質問に答えてもらいます。

仕事内容だけでなく、「入社前に不安だったこと」「入社後に苦労したこと」「職場の雰囲気」など、実体験を話してもらうと、内定者も入社後をイメージしやすくなります。

【座談会・グループワーク向けの会場例】

TIME SHARING 五反田Ⅰ プラザスクエアビル（五反田駅西口 徒歩4分）

109㎡の空間に、スクール形式48名・シアター形式54名まで対応可能な中規模スペースです。Wi-Fiは無料で、プロジェクター＆スクリーンやマイクも利用可能（映像・音響設備は有料オプション）。レイアウト変更がしやすく、少人数グループに分かれての座談会や、その後の軽い交流会にも活用しやすい会場です。

TIME SHARING 五反田Ⅰ プラザスクエアビルの空き状況を確認する »

会社クイズ

会社の沿革、サービス、拠点、社内制度などをクイズ形式で紹介します。

一方的な会社説明よりも参加しやすく、企業理解を深めるコンテンツとして活用できます。

入社後の目標ワーク

「入社1年後にできるようになっていたいこと」「身につけたいスキル」などをグループで共有します。

最後に目標カードを回収し、入社後の研修や面談時に返却する演出もおすすめです。

当日の持ち物チェックリスト

受付用品

□ 参加者リスト
□ 名札・ネームホルダー
□ 筆記用具
□ 受付案内
□ 会場案内図
□ 遅刻・欠席者の連絡先一覧
□ 予備の名札

式典用品

□ 内定証書
□ 内定証書を入れるファイル
□ 会社案内
□ 入社までのスケジュール
□ 配布資料
□ 記念品
□ 社章などの貸与物

運営用品

□ 司会進行台本
□ タイムスケジュール
□ 座席表
□ スタッフ配置表
□ 登壇者一覧
□ 緊急連絡網
□ 養生テープ
□ 付箋
□ はさみ
□ 延長コード
□ 電源タップ
□ モバイルバッテリー

映像・音響関係

□ 投影用パソコン
□ 予備のパソコン
□ HDMIケーブル
□ 変換アダプター
□ USBメモリー
□ プレゼンテーション資料
□ BGMデータ
□ マイク
□ マイク用の予備電池
□ オンライン配信用機材

投影資料は、使用するパソコンだけでなく、USBメモリーやクラウドにも保存しておきましょう。

機材トラブルが発生した場合でも、別の端末からすぐに投影できる状態にしておくことが重要です。

内定式・内定者イベントでよくある失敗

プログラムを詰め込みすぎる

伝えたい情報をすべて盛り込むと、予定時間を超過しやすくなります。

登壇者の入れ替えや写真撮影、内定者の移動にも時間がかかるため、各プログラムの間には5分程度の余裕を設けましょう。

社員からの説明が長い

内定式では、会社側の挨拶や説明が中心になりがちです。

しかし、内定者が知りたいことと、会社が伝えたいことが必ずしも一致するとは限りません。

事前アンケートで質問を集め、質疑応答や座談会の内容に反映しましょう。

会場が人数に合っていない

会場が狭すぎると移動や交流がしにくくなります。

反対に広すぎる会場では、参加者同士の距離が離れ、寂しい印象になる場合があります。

収容人数だけでなく、実際に使用するレイアウトで十分なスペースが確保できるか確認しましょう。

機材の動作確認をしていない

接続端子や変換アダプターが合わず、映像を投影できないトラブルは、イベント当日に起こりやすい問題です。

可能であれば事前に会場で接続テストを行い、当日も受付開始前に映像・音響を確認しましょう。

アレルギーや撮影への配慮が不足している

飲食を提供する場合は、事前に食物アレルギーを確認します。

写真や動画を採用サイト、社内報、SNSなどへ掲載する場合も、撮影の目的や掲載先を説明し、本人の意思を確認しましょう。

事前に幹事同士で細かい進行やアレルギー対応を打ち合わせておくと、当日の抜け漏れを防ぎやすくなります。

【事前打ち合わせ・個別確認向けの会場例】

TIME SHARING 六本木 第6DMJビル 4B（六本木駅7番出口 徒歩1分）

20.4㎡・チェア＋デスク最大8名のコンパクトな会議室です。Wi-Fi無料で、幹事同士の最終打ち合わせや、内定者との事前確認など、少人数で利用したい場面に向いています。なお、周辺音や隣室の声が気になる場合があるため、静音性を重視する面談では事前内見をおすすめします。

TIME SHARING 六本木 第6DMJビル 4Bの空き状況を確認する »

終了後のフォローも忘れずに

内定式は、当日が終われば完了ではありません。

終了後は、できるだけ早くお礼メールを送り、当日の写真や次回の予定を共有しましょう。

アンケートでは、次のような質問を設定すると今後のフォローに活用できます。

• 内定式全体の満足度
• 印象に残ったプログラム
• もっと聞きたかった内容
• 入社前に不安に感じていること
• 今後参加したいイベント
• 先輩社員に聞きたいこと

アンケートで挙がった不安や質問は、入社前研修、個別面談、社内見学など、次の施策につなげることが大切です。

内定式・内定者イベントに関するよくある質問

Q. 内定式の準備はいつから始めるべきですか？

参加人数や会場規模にもよりますが、開催の2～3か月前から準備を始めるのがおすすめです。

特に10月前後は企業イベントが集中しやすいため、日程と会場だけでも早めに決めておきましょう。

Q. 内定式は何時間くらいですか？

式典のみの場合は60～90分程度、懇親会や内定者イベントを含める場合は2～3時間程度がひとつの目安です。

説明が長くなりすぎないよう、内定者同士が交流できる時間を確保しましょう。

Q. 内定式の服装はどう案内すればよいですか？

スーツでの参加を求める場合は、「服装：スーツ」と明確に記載します。

私服やオフィスカジュアルの場合も、内定者が迷わないよう、参考となる服装例を案内すると親切です。

Q. 内定式と懇親会は同じ会場で開催できますか？

飲食やレイアウト変更が可能な会場であれば、同じ会場で開催できます。

式典終了後に机や椅子を移動する時間が必要になるため、レイアウト変更にかかる時間や作業担当者も事前に決めておきましょう。

Q. オンライン参加者がいる場合の注意点は？

会場のWi-Fi環境、カメラ、マイク、スピーカー、配信担当者を事前に確認します。

会場参加者の声だけでなく、オンライン参加者の発言も聞き取りやすいよう、双方向で会話できる環境を整えましょう。

まとめ｜チェックリストを活用して内定式を成功させよう

内定式・内定者イベントは、内定者に正式な内定を伝えるだけでなく、企業への理解を深め、同期や先輩社員との関係をつくる大切な機会です。

幹事が押さえておきたいポイントは、次の7つです。

1. 目的と予算を決める
2. 日程と会場を確保する
3. 参加者情報を確認する
4. 進行表と運営体制を整える
5. 資料・備品・飲食を手配する
6. リハーサルと機材確認を行う
7. 終了後のフォローを実施する

チェックリストを使って準備状況を共有すれば、抜け漏れを防ぎながら、複数の担当者で効率よく準備を進められます。

内定式と懇親会を同日に開催する場合は、式典・座談会・飲食のすべてに対応できる会場を選ぶことも重要です。

TIME SHARINGでは、少人数の内定者交流会から、大人数での内定式・入社前研修まで、用途や人数に合わせて会場を探せます。

アクセス、収容人数、設備、飲食の可否などを比較しながら、自社の内定式・内定者イベントに合った会場を探してみてはいかがでしょうか。